IX.4.C. Justificación documental de las incidencias en nómina.

 

La Disposición Adicional Primera del Decreto 4/2009, de 27 enero, por el que se aprueba el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Intervención General,dispuso la sustitución de la Función Interventora en favor del Control Financiero Permanente como modalidad de control interno aplicable en el área de los recursos humanos de esta Administración.

Entre otros efectos derivados del cambio de la modalidad de control,la documentación administrativa que justifica el reflejo de las obligaciones económicas en la nómina de retribuciones ya no es objeto de fiscalización previa limitada, sino de control financiero permanente a lo largo de todo el ejercicio. De acuerdo con ello, la documentación a remitir a las Intervenciones Delegadas será únicamente la detallada y requerida expresamente por cada una de ellas en el ejercicio de las actuaciones de Control Financiero Permanente.

Por otra parte, la Disposición Adicional Cuarta del Decreto 234/1998, de 18 de diciembre de aprobación y puesta en funcionamiento del sistema de información económico-financiera de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, con la denominación PICCAC-añadida por la Disposición Final Cuarta del Decreto 4/2009, de 27 de enero-para aquellos expedientes sujetos a control financiero permanente, dispuso lo siguiente:

a) La tramitación de los expedientes de gasto no conllevará la remisión informática de la captura precontable de datos, ni la remisión de la documentación que sirva de soporte a cada una de las fases de los procedimientos de gasto y pago al órgano competente de la Intervención General.

b) La confirmación contable se realizará por el propio centro gestor una vez cumplimentados correctamente los datos exigidos por el sistema, de acuerdo con lo previsto en las normas reguladoras de la gestión presupuestaria y los procedimientos administrativos correspondientes.

A estos efectos, los justificantes de las operaciones de las distintas fases de los procedimientos de gasto y pago quedarán en poder del centro gestor correspondiente y estarán a disposición de la Intervención General, al objeto de posibilitar y facilitar las actuaciones de control previstas por la Ley 11/2006, de 11 de diciembre, de la Hacienda Pública Canaria.

Conforme a lo anterior, los centros gestores cuyos gastos estén sujetos a control financiero permanente son los responsables de la cumplimentación de las operaciones de gasto en el sistema de contabilidad de la Comunidad Autónoma, en sustitución de las Intervenciones Delegadas que analizarán esas operaciones a posteriori.

Nota. El Decreto 234/1998, de 18 de diciembre, ha sido derogado por el Decreto 146/2009, de 24 de noviembre, de aprobación y puesta en funcionamiento del sistema de información para la gestión económico-financiera de la Comunidad Autónoma de Canarias (SEFCAN) y para la gestión económico-financiera del Servicio Canario de la Salud (TARO).No obstante, los aspectos anteriores se estiman de aplicación en virtud de lo dispuesto en la Disposición Transitoria Primera y en la Disposición Derogatoria Única de este último Decreto.

1. ALTAS EN NÓMINA.

Se considerará como alta la inclusión en la nómina de un perceptor que no figuraba en la del mes anterior.

Como regla general, los justificantes se detallan en cada caso en las líneas siguientes. Las referencias que figuran entre paréntesis a continuación de las distintas causas remiten al apartado de esta guía en el que se detallan determinados aspectos normativos en relación con la correspondiente causa.

Justificantes comunes:

a) Reajuste del crédito comprometido para hacer frente a los efectivos reales:

Cuando sea oportuno incrementar el importe global de los créditos comprometidos inicialmente para hacer frente al gasto que devengan los efectivos reales, será preciso capturar contablemente en el Sistema de información contable el documento contable "AD" que refleje el compromiso de gasto que las nuevas altas conllevan.

Esta captura deberá acompañarse dela ficha de control presupuestario actualizada, que prevé la Orden de la Consejería de Economía y Hacienda de 22 de julio de 2004, relativa al control del gasto que devengan los efectivos reales al servicio de la Comunidad Autónoma de Canarias.

Referencias normativas:

b) Anotación de los actos en el Registro Central de Personal:

En el Ministerio de Justicia existirá un Registro Central de personal funcionario al servicio de la Administración de Justicia, en el que se inscribirá a todo el personal funcionario de los Cuerpos al servicio de la Administración de Justicia y en el que se anotarán preceptivamente, todos los actos que afecten a la vida administrativa de los mismos

Referencias normativas:

c) Obligaciones relativas al régimen de Seguridad Social:

c.1. Funcionarios de carrera y en prácticas:

c.1.1. Afiliación y cotización a MUGEJU: Se afiliarán obligatoriamente, como mutualistas a la Mutualidad General Judicial, con la misma fecha de la toma de posesión, cumplimentando la Tarjeta de Afiliación. Comenzando al obligación de cotizar recogida en el artículo 10 de la norma de referencia.

  • Art. 9 del Real Decreto Legislativo 3/2000, de 23 de junio, por el que se aprueba el texto refundido de las disposiciones legales vigentes sobre el Régimen especial de Seguridad Social del personal al servicio de la Administración de Justicia.

c.1.2. Cuota de Derechos pasivos: Retención en nómina de la cuota de Derechos pasivos, conforme a lo previsto en el Real Decreto.

c.2. Funcionarios interinos: Con anterioridad al inicio de la prestación de servicios de los funcionarios interinos deberá el centro gestor solicitar la afiliación (acto administrativo de la Tesorería General de la Seguridad Social por el que se realiza la incorporación de un sujeto al Sistema de la Seguridad Social) y el alta (la que se produce cada vez que el trabajador inicia o reanuda su actividad laboral en una ocupación que obliga a su inclusión en el Régimen General de la Seguridad Social) de los trabajadores, ante las Direcciones Provinciales de la Tesorería General de la Seguridad Social o Administraciones de la misma, que correspondan por el domicilio.

La obligación de cotizar nacerá desde el día en que se inició la actividad, siendo la empresa la responsable de retener el importe de la cuota del trabajador en el momento de hacer efectivas las retribuciones; y de ingresar la totalidad de las cuotas.

Justificantes específicos:

1.1.Funcionarios de carrera de nuevo ingreso (ver "apartado IX.1.F de esta Guía).

1.2. Funcionarios de nuevo ingreso con servicios prestados en otros Cuerpos de la Administración de Justicia.

  • Se unirá a la documentación referida en el apartado anterior la liquidación de trienios extendida por el centro gestor de Personal, tomando como base las certificaciones de servicios prestados en otros Cuerpos que deban expedir las correspondientes Unidades de Personal.

1.3. Funcionarios interinos de nuevo ingreso (ver apartado IX.1.E. de esta Guía):

1.4. Funcionarios de carrera reingresados al servicio activo (ve apartado IX.2.G de esta Guía)

1.5.Cambio de puesto por comisión temporal de servicios (ver apartado IX.2.D de esta Guía)

  • Modelo F.7 anexo a la Orden de 25 de abril de 1996, por la que se aprueban las normas reguladoras del Registro Central del personal al servicio de la Administración de Justicia.
  • Certificado de baja de haberes en la nómina de origen, en su caso.

1.6. Redistribución de efectivos (ver apartado IX.2.D de esta Guía)

  • Modelo F.4.R. anexo a la Orden de 25 de abril de 1996, por la que se aprueban las normas reguladoras del Registro Central del personal al servicio de la Administración de Justicia, debidamente diligenciado con la formalización de la toma de posesión.
  • Certificado de baja de haberes en la nómina de origen, en su caso.

1.7. Cambio de puesto por concurso de traslado o concurso específico (ver apartado IX.2.D de esta Guía):

1.8. Cambio de puesto por el procedimiento de libre designación (ver apartado  IX.2.D  de esta Guía).

1.9. Adscripción provisional a un puesto de trabajo (ver apartado  IX.2.D de esta Guía).

  • Resolución de adscripción provisional a un puesto de trabajo.
  • Resolución de Toma de posesión, diligenciada para su anotación en el Registro Central de Personal.

1.10. Reordenación de efectivos (ver apartado IX.2.D,  de esta Guía).

1.11. Funcionarios reincorporados de licencia, si ésta implicó su baja en nómina (ver apartado IX.2.A de esta Guía):

1.12.Alta en nómina de funcionarios interinos incluidos en el Régimen General de la Seguridad Social tras, tras disfrute del período de descanso por maternidad o adopción si ésta implicó baja en nómina (como consecuencia de que la prestación económica por maternidad a cargo de la respectiva Entidad gestora era igual o superior al importe íntegro de las retribuciones mensuales, sin prorrateo de pagas extras, que legalmente devenga el efectivo en cuestión (ver apartado IX.2.A de esta Guía):

  • Certificación del Centro Gestor acreditativa de dicha circunstancia.

2. BAJAS EN NÓMINA.

Se considerará como baja la exclusión de la nómina de un perceptor que figuraba en la del mes anterior.

Justificantes comunes:

a) Reajuste del crédito comprometido para hacer frente a los efectivos reales:

Cuando sea oportuno disminuir el importe global de los créditos comprometidos inicialmente para hacer frente al gasto que devengan los efectivos reales, será preciso capturar contablemente, en el Sistema SEFCAN, el documento contable "AD" de signo (1). Esta captura precontable deberá acompañarse dela ficha de control presupuestario actualizada, que prevé la Orden de la Consejería de Economía y Hacienda de 22 de julio de 2004, relativa al control del gasto que devengan los efectivos reales al servicio de la Comunidad Autónoma de Canarias.

Referencias normativas:

b) Obligaciones referentes al régimen de previsión social:

b.1. Funcionarios de carrera incluidos en el Régimen Especial de Seguridad Social del personal al servicio de la Administración de Justicia: El funcionario mutualista o sus herederos vienen obligados a poner en comunicación de la Delegación de la Mutualidad General Judicial de la provincia respectiva la baja en la relación funcionarial o el cambio de situación, dentro de los diez días siguientes al hecho causante.

b.2. Funcionarios interinos incluidos en el Régimen General de la Seguridad Social: En caso de cese en la actividad laboral, la solicitud de baja se deberá formular en el plazo de 6 días naturales, contados a partir del siguiente al del cese, en las mismas dependencias que la afiliación y el alta. La no presentación del parte de baja dentro del plazo reglamentario mantiene la obligación de cotizar hasta el día en que la Tesorería General de la Seguridad Social conozca el cese.

Justificantes específicos:

2.1. Por cambio de puesto de trabajo y de nómina, excepto redistribución de efectivos(ver apartado  IX.2.D de esta Guía).

2.2. Redistribución de efectivos (ver apartado IX.2.D,  de esta Guía):

  • Modelo F.4.R., anexo a la Orden de 25 de abril de 1996, por la que se aprueban las normas reguladoras del Registro Central del personal al servicio de la Administración de Justicia, debidamente diligenciado con la formalización del cese.

2.3. Por cambio de situación administrativa (ver apartados IX.2.F y IX.2.H de esta Guía).

  • Modelo F.6.R anexo a la Orden de 25 de abril de 1996, por la que se aprueban las normas reguladoras del Registro Central del personal al servicio de la Administración de Justicia, debidamente diligenciado con la formalización del cese.

2.4. Por licencia o permiso no retribuido (ver apartado IX.2.A",  de esta Guía):

2.5. Jubilación (ver apartado IX.3.A  de esta Guía):

  • En caso de jubilación forzosa por edad: Modelo F.12.R., anexo a la Orden de 25 de abril de 1996, por la que se aprueban las normas reguladoras del Registro Central del personal al servicio de la Administración de Justicia, debidamente diligenciado con la formalización del cese.
  • En caso de jubilación voluntaria, además del impreso F.12.R: solicitud del interesado y certificación de la Unidad de Personal acreditativa de que el funcionario reúne los requisitos y condiciones establecidas en el régimen de seguridad social que le sea de aplicación.
  • En caso de jubilación por incapacidad permanente, además del Impreso F.12.R: Resolución del oportuno expediente de incapacidad.

2.6. Por otras causas de pérdida de la condición de funcionario (ver apartado IX.3.C  de esta Guía):

  • Modelo F.3.R. de cese en puesto de trabajo, anexo a la Orden de 25 de abril de 1996, por la que se aprueban las normas reguladoras del Registro Central del personal al servicio de la Administración de Justicia.
  • En caso de renuncia, solicitud
  • En caso de pérdida de la nacionalidad española o del fallecimiento: Certificación del Registro Civil.
  • En caso de sanción de separación del servicio: Resolución del Ministro de Justicia imponiendo la sanción.

2.7. Por disfrutar período de descanso por maternidad, adopción o acogimiento previo (ver apartado IX.2.A de esta Guía).

(Funcionarios incluidos en el régimen general de la Seguridad Social), cuando la prestación económica por maternidad, a cargo de la respectiva entidad gestora, tenga un importe igual o superior al importe íntegro de las retribuciones mensuales, sin prorrateo de pagas extras, que legalmente devenga el efectivo en cuestión.

  • Resolución prevista en el Anexo II, de concesión de permisos y licencias incluido en la Instrucción nº 1/2004, de 9 de septiembre, de la Dirección General de Relaciones con la Administración de Justicia; modificada parcialmente por la Resolución de 23 de septiembre de 2004
  • Informe de la Unidad de Personal acreditativo de que el funcionario reúne los requisitos previstos en la normativa para tener derecho al subsidio, y que el importe de éste es igual o superior al importe íntegro de las retribuciones mensuales de dicho efectivo.

2.8. Baja por incapacidad temporal, de funcionarios incluidos en el Régimen General de la Seguridad Social (ver apartado  IX.2.A de esta Guía).

  • Parte médico de baja y de confirmación, en su caso (El parte médico de confirmación de la baja se expide cada siete días contados a partir del primer parte de confirmación).
  • Reflejo en nómina del importe de la prestación satisfecha, en régimen de pago delegado, con cargo al subconcepto 160.01, (sólo a funcionarios incluidos en el Régimen General de la Seguridad Social).
  • Licencia por enfermedad prevista en el Anexo II, de concesión de permisos y licencias incluido en la Instrucción nº 1/2004, de 9 de septiembre, de la Dirección General de Relaciones con la Administración de Justicia; modificada parcialmente por la Resolución de 23 de septiembre de 2004

3. MODIFICACIONES EN NÓMINAS

Darán lugar a partes de modificación en nómina los aumentos o disminuciones en las retribuciones y deducciones acreditadas en la nómina de cada perceptor con respecto a las que figuraban en la del mes anterior.

Las modificaciones (aumentos o disminuciones) pueden ser definitivas o transitorias.

  • Modificaciones definitivas, son las que producen cambios que van a persistir en más de una nómina.
  • Modificaciones transitorias, son las que producen cambios que no van a tener efecto más allá de la nómina en la que se incluyen.

Justificantes comunes:

a) Reajuste del crédito comprometido para hacer frente a los efectivos reales:

Cuando sea oportuno modificar el importe global de los créditos comprometidos inicialmente para hacer frente al gasto que devengan los efectivos reales, será preciso tramitar contablemente, en el Sistema SEFCAN, el documento contable "AD" , positivo o negativo, que corresponda.

Esta captura precontable deberá acompañarse dela ficha de control presupuestario actualizada, que prevé la Orden de la Consejería de Economía y Hacienda de 22 de julio de 2004, relativa al control del gasto que devengan los efectivos reales al servicio de la Comunidad Autónoma de Canarias.

Referencias normativas:

b) Anotación de los actos en el Registro Central de Personal:

En el Ministerio de Justicia existirá un Registro Central de personal funcionario al servicio de la Administración de Justicia, en el que se anotarán preceptivamente, todos los actos que afecten a la vida administrativa de los mismos

Referencias normativas:

3.1. AUMENTOS RETRIBUTIVOS

3.1.1.Aumentos Definitivos

3.1.1.1. Reincorporación a la jornada de trabajo normal (ver apartado  IX.2.A de esta Guía).

Justificante:

3.1.1.2. Reconocimiento de trienio (ver apartado IX.2.C.  de esta Guía):

  • Por cómputo ordinario: Acuerdo de reconocimiento de trienios en el modelo F.8.R. anexo a la Orden de 25 de abril de 1996, por la que se aprueban las normas reguladoras del Registro Central del personal al servicio de la Administración de Justicia
  • Por reconocimiento de tiempo de servicios previos según la Ley 70/1978, de 26 de diciembre, de reconocimiento de servicios previos en la Administración Pública: Solicitud del interesado.
  • Acuerdo de reconocimiento en modelo F.9, anexo a la Orden de 25 de abril de 1996, por la que se aprueban las normas reguladoras del Registro Central del personal al servicio de la Administración de Justicia.
  • Certificación de los servicios previos en la forma recogida en el Anexo I del Real Decreto 1461/82, de 25 de junio.

3.1.1.3. Comisión temporal de servicios que no implica cambio de nómina (ver apartado IX.2.D.  de esta Guía)

  • Resolución en el Modelo F.7 anexo a la Orden de 25 de abril de 1996, por la que se aprueban las normas reguladoras del Registro Central del personal al servicio de la Administración de Justicia.

3.1.1.4. Cambios de puesto de trabajo por otros supuestos distintos a la comisión de servicios (ver apartado IX.2.D. de esta Guía):

3.1.1.5. Restitución de las retribuciones complementarias a funcionarios asegurados en MUGEJU por conclusión de licencia por enfermedad o accidente superior a tres meses (ver apartado IX.2.A de esta Guía).

3.1.1.6. Modificaciones cuantitativas dispuestas para el ejercicio económico en la correspondiente Ley de Presupuestos Generales de la Comunidad Autónoma de Canarias.

  • Justificante: ninguno siempre que las modificaciones por concepto retributivo se relacionen por perceptor en los estados justificativos de la nómina.

3.1.1.7. Reincorporación por fin permiso maternidad cuando éste implicó la disminución de las retribuciones a abonar por la Administración.

  • Comunicación de la Unidad de Personal acreditativa del hecho.

3.1.2.Aumentos transitorios

3.1.2.1.Inclusión de las pagas extraordinarias de junio y diciembre (ver apartado IX.4.B  de esta Guía).

  • Justificante: Certificación global acreditativa del tiempo de servicios prestados durante el período comprendido en los seis meses anteriores a los meses de junio o diciembre, según cual sea la paga extraordinaria que se acredite en nómina detallando los perceptores sin derecho o con derecho parcial a la misma. La expresada certificación debe ser expedida por el Jefe de la Unidad de Personal que tramite el pago de las retribuciones devengadas durante el tiempo de referencia.

3.1.2.2.Remuneración del servicio de guardia (ver apartado IX.2.B y IX.4.B de esta Guía).

  • Se acompañará certificación del Secretario judicial donde se preste la guardia, según modelo F.13. anexo a la Orden de 25 de abril de 1996, por la que se aprueban las normas reguladoras del Registro Central del personal al servicio de la Administración de Justicia,debidamente diligenciado.

3.1.2.3.Pago de haberes devengados en períodos anteriores y no percibidos (Atrasos).

  • Si se incluyen en la misma nómina en que aparece el alta o aumento definitivo, se justifican con la documentación acreditativa del alta o aumento que la origina.
  • Si se incluyen en una nómina posterior a la que recoge el alta o aumento definitivo, se justifican con la documentación acreditativa del alta o aumento que lo origina, y Certificación del responsable del centro gestor de la nómina por la que se acredite que no han sido incluidos en nóminas anteriores.

3.1.2.4.Liquidación de última paga extra por cese en el servicio activo con anterioridad a la fecha de devengo de ésta.

3.1.2.5.Acción social y Mejoras financiadas con fondos presupuestarios de carácter global distribuidos previa negociación con las Centrales Sindicales.

  • Solicitud del interesado
  • Documentación acreditativa de que el interesado cumple con los requisitos exigidos para ser beneficiario
  • Resolución de concesión del Órgano competente.

3.1.2.6. Concesión de Anticipo reintegrable:

  • Solicitud del interesado en la que se haga constar el importe solicitado y el plazo de amortización, dentro de los límites legales.
  • Certificación de la Unidad que gestiona la nómina acreditativa del importe que procede conceder como anticipo, en atención a las retribuciones que percibe el interesado.
  • Resolución de concesión.

3.2. DISMINUCIONES RETRIBUTIVAS.

3.2.1.Disminuciones definitivas.

3.2.1.1.Por pase del servicio activo a otras situaciones administrativas parcialmente retribuidas (suspensión provisional) (ver apartado IX.2.F  de esta Guía):

  • Acuerdo de suspensión provisional en el modelo F.6.R. anexo a la Orden de 25 de abril de 1996, por la que se aprueban las normas reguladoras del Registro Central del personal al servicio de la Administración de Justicia

3.2.1.2.Por la obtención de licencias parcialmente retribuidas (ver apartado IX.2.A de esta Guía).

3.2.1.3.Por reducción de la jornada de trabajo (ver apartado IX.2.A de esta Guía).

3.2.1.4. Por permiso por maternidad, adopción o acogimiento, el personal incluido en el régimen general de la Seguridad Social (funcionarios interinos), cuando la prestación económica por maternidad sea inferior al importe íntegro de sus retribuciones mensuales (ver apartado IX.2.A de esta Guía).

3.2.1.5.Descarga de retribuciones complementarias por prórroga de la licencia por Incapacidad Temporal de más de seis meses de duración (personal incluido en el Régimen especial de Seguridad Social del personal al servicio de la Administración de Justicia)(ver apartado IX.2.A de esta Guía).

  • Parte de baja médica, extendido por facultativo competente.
  • Prórroga de la Licencia por enfermedad en el Anexo II, de la Instrucción nº 1/2004, de 9 de septiembre, de la Dirección General de Relaciones con la Administración de Justicia; modificada parcialmente por la Resolución de 23 de septiembre de 2004
  • Certificación de la Unidad que gestiona la nómina acreditativa de la descarga de las retribuciones complementarias al personal incluido en el régimen especial de Seguridad Social de los Funcionarios Civiles del Estado.

3.2.2.Disminuciones transitorias.

3.2.2.1.Deducción de haberes por el ejercicio del derecho de huelga (ver apartado IX.2.A de esta Guía).

  • Certificación de la Unidad de personal acreditativo del personal en huelga, tiempo de duración y deducción de retribuciones que procede.
  • Resolución de reducción de retribuciones por órgano competente en el que se determine el personal en Huelga y el tiempo de duración de la misma.

3.2.2.2.Licencias parcialmente retribuidas que afecten sólo a una nómina.

3.2.2.3. Deducción proporcional de retribuciones por incumplimiento de la jornada laboral (ver apartado IX.2.A de esta Guía).

  • Certificación de la Unidad de Personal sobre el incumplimiento de la jornada laboral y la deducción proporcional de retribuciones que procede efectuar.
  • Resolución del órgano competente acordando la deducción proporcional de retribuciones.

3.3. MODIFICACIONES EN LAS DEDUCCIONES

Las modificaciones en las deducciones, originadas por variaciones en las retribuciones de los perceptores de la nómina, se considerarán justificadas con la documentación que acredite, en cada caso, la modificación de éstas.

Las modificaciones en las deducciones que no son consecuencia de variaciones en el íntegro se justificarán:

  • Si se trata de modificaciones de carácter general, con la norma que disponga la variación.
  • Si se trata de modificaciones de carácter personal, con el documento que acredite el acto o hecho que la determinó.