Gobierno de Canarias

Descripción

El servicio de conferencia por Internet - Jitsi meet y ofrecido en el Catálogo de servicios corporativo como Videoconferencias Corporativo, permite la realización de conferencias, cursos, presentaciones y reuniones, con cualquier persona, en cualquier lugar, tanto si están dentro como fuera de la red del Gobierno de Canarias, a través de Internet y sin coste. Se trata de una plataforma de Videoconferencias basada en una solución de software libre (Open Source) alojada en infraestructura corporativa del Gobierno de Canarias.

Solicitud de Conferencia por Internet – Jitsi-Meet

Se hará a través de SÍRVETE antes de realizar los pasos que se describen a continuación.

La petición tiene que venir solicitada por el organizador de la reunión y debe ser personal del Gobierno de Canarias.

Servicio ofrecido a todo el personal de Gobierno, excepto centros educativos que tienen disponible el servicio de aulas virtuales EVAGD.

Roles de los participantes

Las personas que asistan a la reunión tendrán diferentes roles que serán especificados a continuación:

ORGANIZADOR/A: persona que planifica o solicita la reunión, puede invitar a las personas participantes y es la encargada de la moderación general de la reunión. Las funcionalidades que dispone el usuario moderador son:

• Las funcionalidades de un invitado
• Es el único participante que puede establecer la contraseña de acceso a la sala y habilitar la sala de espera.
• Puede silenciar a uno, o a todos los participantes.
• Puede expulsar a cualquier participante.
• Invitar a otros participantes sin incluirlo en la solicitud (mediante enlace disponible en el correo de moderador).
• Asignación del modo en que entran los invitados (Audio y/o Video Activado/Desactivado).
• Acceder antes de la hora de inicio a la conferencia permitiendo ajustar parámetros de seguridad entre otros.

Se adquiere dicho rol con el enlace que se recibe por correo y que permite la entrada a la sala. Ejemplo:

Estimado/a [SOLICITANTE],

Le informamos que ha sido planificada la Conferencia por Internet - Jitsi que ha solicitado.

A continuación le facilitamos la información de acceso:

• Enlace de moderador de la reunión: Unirse a la reunión
• Nombre de la Sala: [NOMBRE DE LA SALA]
• Asunto: [ASUNTO DE LA REUNION]
• Fecha: DD/MM/AAAA HH:MM
• Duración: MM minutos

Si desea, puede añadir nuevos participantes desde la propia Sala o mediante el envío de este enlace: https://videoconferencia.xxxx

Reciba un cordial saludo.
Departamento de Gestión de Incidencias.

En este correo se anexa un fichero ical (.ics) que permite agendar la reunión a su calendario (ha de abrirse con la aplicación que utilice para la gestión de su calendario).

Requerimientos para ser moderador: El único requerimiento para ser moderador, es ser usuario de gobierno con permiso de acceso a SÍRVETE.

MODERADOR/A DELEGADA: El organizador de la reunión puede proporcionar permisos de moderación a otro participante.

PARTICIPANTES /INVITADOS: personas que participan en la reunión que han sido invitados mediante un enlace. Las funcionalidades más destacables que dispone el usuario invitado son:

• Modificar su identificador en la videoconferencia
• Uso del Chat
• Gestión del micrófono y cámara, de su dispositivo
• Compartir la pantalla de su dispositivo

Modo de conexión a sala de videoconferencia corporativa

Dependiendo del equipo en el que se lance el enlace de invitación se disponen de diferentes soluciones para conectarse a la sala de videoconferencia corporativa.

Equipo de escritorio (Navegador web)

En los equipos de escritorio, no existen clientes específicos, por lo que suele realizarse mediante un navegador web. Por favor confirme la lista de compatibilidad en el siguiente enlace

Al abrir el enlace en el navegador web, lo primero que solicita son los permisos para que el navegador tenga acceso al Micrófono y Video del equipo.

Dispositivos móviles

Al abrir el enlace en los dispositivos móviles, nos muestra la siguiente ventana:

Permitiendo acceder mediante:

Si tiene instalada la Aplicación móvil (Join this meeting using the app)

Si dispone de la aplicación móvil, pueden lanzar la videoconferencia directamente desde el botón Join this meeting using the app.

Si no dispone de la aplicación en el dispositivo móvil

Si no disponen de la aplicación móvil muestra los enlaces para su descarga, o si lo prefieren también lo tienen disponible en la página de descargas en el siguiente enlace 

Si no desea instalar la aplicación (Launch in web)

Si se selecciona esta opción se dispondrá del mismo entorno que en los dispositivos de escritorio.

Funcionalidades dentro de la reunión

El único método para acceder a una sala de videoconferencia corporativa, es mediante el enlace que se proporciona después de la solicitud de una videoconferencia corporativa, una vez iniciada la videoconferencia debe de mostrar una ventana como la siguiente (versión de escritorio):

En la parte superior derecha (sin mosaico) muestra el identificador de usuario con el se identificará en la reunión, para identificar en cualquier momento su pantalla es la que mostrará su identificador y (Yo). Para modificarlo basta con pulsar encima del texto del usuario, si es desde el móvil iniciar el chat.

Botonera de acciones

En la parte inferior de la ventana de conferencias se encuentra la siguiente botonera:

De izquierda a derecha las opciones son:

Chat

Permite interactuar entre los participantes de forma escrita

• Compartir pantalla

Permite compartir ventana del dispositivo.

• Levantar la mano (pedir la palabra)
• Activar desactivar modo mosaico

Permite ver todos los participantes de la conferencia

• Enviar invitación
• Indica si la sala tiene clave asignada o no

El Escudo de color verde indica que la tiene, si esta en rojo indica que no se ha definido contraseña de acceso.

• Más Acciones (no están todas las opciones disponibles en los clientes de dispositivos móviles)

Muestra el siguiente menú con más funcionalidades, de arriba hacia abajo las funcionalidades son las siguientes.

Muestra el nombre que muestra el participante a la reunión. Si se pulsa esta opción se accede a los ajustes:

• Ajustes - Perfil permite establecer el nombre a mostrar y un correo electrónico si lo desea
• Ajustes - Dispositivos permite ajustar los permisos de la cámara y micrófono
• Ajustes – Más Permite modificar el idioma de la interfaces, por defecto tiene el idioma del sistema
• Ajustes – Más como Administrador permite asignar el modo en que entran los invitados (Audio y/o Video Activado/Desactivado).

Administrar Calidad de video

Pantalla completa / Salir de Pantalla completa

Desenfocar mi fondo BETA

Ajustes ya detallados en el apartado 1

Estadísticas de locutor muestra estadísticas de la participación de los usuarios de han intervenido en la conferencia

Ver Accesos directos muestra los atajos de teclado. 

Botonera de acciones y menú de Dispositivos Móviles

La botonera para dispositivos móviles, tiene las mismas opciones, pero el acceso al menú de opciones se encuentra centrada junto al botón de video (no en la esquina inferior derecha). Permitiendo el acceso al menú de opciones, el cual se presenta inicialmente reducido pero mediante la opción "Más opciones" se amplia mostrando todas las opciones (vista de moderador).

Opciones del Menú

De arriba hacia abajo las funcionalidades son las siguientes:

• Selecciona el dispositivo de sonido permite seleccionar el dispositivo de sonido
• Invitar a alguien sólo disponible para los Moderadore/as
• Ocultar cámara de los demás (para ahorrar datos)
• Levantar la mano permite solicitar la palabra en la reunión
• Activar el modo lobby permite al Moderador/a activar la sala de espera, permitiendo autorizar la entrada de los participantes
• Comenzar a compartir pantalla permite compartir la pantalla del dispositivo móvil a los demás participantes
• Activar o desactivar Cámara permite cambiar entre la cámara frontal o trasera
• Iniciar Grabación Servicio no Disponible
• Iniciar transmisión en vivo Esta opción no está permitida su uso
• Compartir un video de YouTube
• Agregar Contraseña a la reunión permite al moderador añadir contraseña para el acceso a la reunión o a modo de "cerrar la puerta" cuando ya se encuentran todos los participantes, impidiendo que se conecten participantes no invitados
• Silenciar a todos Como moderador puede silenciar a todos los participantes

• Opciones de Seguridad en Videoconferencias Corporativas

Aunque el acceso a estas opciones depende del entorno en el que se encuentren. Se han implementado dos métodos de mejoran la Seguridad de acceso a las salas de videoconferencia, estas opciones de seguridad únicamente puede habilitarlas el, o los usuario/s moderador/es de una videoconferencia, y durante el tiempo reservado para la misma. Es recomendable el uso de estas opciones para aportar mayor seguridad en el acceso a las videoconferencias. Existiendo las siguientes maneras de utilizarlo:

• Contraseña de seguridad de acceso a la Videoconferencia

El usuario moderador, además del enlace que se proporciona de forma automatizada a cada uno de los participantes, en la franja de tiempo reservada para la videoconferencia puede establecer una contraseña. De este modo para acceder a la videoconferencia además del enlace de invitación deberán de disponer de la contraseña, el moderador será el encargado de proporcionar a los participantes dicha contraseña por el medio que considere. Es recomendable su uso ya que aporta una mayor seguridad.

Para esta opción se recomienda que el o los moderadores sean los primeros que entren en la videoconferencia.

• Contraseña de seguridad a modo de "cerrar la sala"

Otro método de uso de la contraseña de seguridad, es iniciar la videoconferencia, esperar a que todos los participantes estén conectados, y en ese momento a modo de "cerrar la sala" el moderador añade una contraseña, de este modo la sala queda cerrada y para entrar alguien más deberá contactar con el moderador.

• Activación de la sala de Espera

Otra opción de seguridad es la activación de la Sala de espera, el usuario moderador puede activar la opción de Sala de espera (opción lobby). Una vez activada esta opción obligaría a que los participantes a la reunión al abrir el enlace y entrar en la videoconferencia se les requeriría indicar su nombre y generando una solicitud de entrada al moderador, la cual el moderador en caso afirmativo entraría a la videoconferencia o si fuera negativa se le negaría el acceso a la misma.

Para esta opción se recomienda que el o los moderadores sean los primeros que entren en la videoconferencia. 

Información Visual destacable en una videoconferencia

Durante la celebración de la videoconferencia existen una serie de indicadores que es conveniente familiarizarse con ellos. 

Menú de participante

Para interactuar con otros participantes de la videoconferencia se realiza mediante la opción de menú en la esquina superior derecha, dependiendo del perfil permite diferentes acciones.

Acciones como moderador

Acciones como invitado

Significado de los Símbolos de los participantes

En las ventanas de cada uno de los participantes muestran información destacable de cada uno de ellos:

	Símbolo de moderador
	Símbolo de Levantar la mano (pedir la palabra)
	Símbolo de Calidad de transmisión
	Símbolo de Compartiendo pantalla
	Símbolo de Micrófono silenciado
	Símbolo de Video pausado

Otras preguntas

• ¿Puedo interactuar por voz de una forma sencilla?

Si tiene silenciado el micrófono, manteniendo pulsando el espacio puede utilizarlo como pulsador para intervenir en la conferencia.

• ¿Cuantos usuarios pueden concurrir en una videoconferencia corporativa Jitsi?

Aunque existe una limitación mayor se recomienda hacer reuniones de no más de 20 participantes.

• ¿Puede un usuario invitar más participantes en una videoconferencia corporativa Jitsi?

No, la única persona que posee esa capacidad es el usuario moderador el cual además de recibir el enlace para si mismo, recibe un segundo enlace el cual puede proporcionar a cualquier persona permitiéndole el acceso a la videoconferencia. Las diferentes opciones en la interface para invitar a los participantes están deshabilitadas.

• Si al abrir un enlace de invitación me da un error de autenticación ¿Qué significa eso?

Si mediante un enlace de invitación, al iniciar la videoconferencia muestra una pantalla como la que se muestra en siguiente la captura, con el mensaje "Falló la autenticación" o solicita usuario y contraseña lo más probable es que es que el enlace es incorrecto o ha caducado e incluso no corresponde con el horario establecido, en cualquier caso revise la fecha y hora de la convocatoria, si lo considera póngase en contacto con el solicitante de la videoconferencia.

Fallo de autenticación

o si solicita usuario y contraseña

• Se puede comprobar el Audio de la Videoconferencia.

Si mediante los iconos debajo del botón del micrófono (v) , permite comprobar el micro y los altavoces. Incluso si dispone de varios cambiar entre ellos (solo versión de escritorio)

• Se puede compartir la pantalla con el audio incluido.

Si, tan solo hay que tener en cuenta que hay que activar la casilla destinada para ello.

Recomendaciones de Uso

• Mozilla Firefox

Aunque el navegador Mozilla Firefox está soportado como navegador para Jitsi, se han detectado problemas con el audio en el mismo, por lo que se desaconseja su uso.

• Cifrado de Extremo a Extremo

Esta opción está disponible en la plataforma (solo para versión de escritorio) pero se encuentra en fase beta por lo que se desaconseja su uso.