Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico estructurado lo que asegura su legibilidad, autenticidad e integridad, y que tiene los mismos efectos legales que una factura en papel.
Las facturas electrónicas se remiten a las Administraciones Públicas por medios telemáticos (de un ordenador a otro), como justificantes de la entrega de bienes o la prestación de servicios, y deben estar firmadas con firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.
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Requisitos
La presentación de facturas electrónicas produce una entrada automática en un registro electrónico administrativo proporcionando un acuse de recibo electrónico con acreditación de la fecha y hora de presentación, y remite electrónicamente las facturas a las Oficinas Contables para su registro en el Registro Contable de Facturas (RCF) donde se produce una serie de comprobaciones que deben tenerse en cuenta a la hora de confeccionar la factura electrónica:
- El proveedor, y en su caso el endosatario de la misma, debe estar dado de alta en la BASE DE DATOS DE TERCEROS ACREEDORES de la Comunidad Autónoma de Canarias.
- También valida que el NIF receptor sea uno de los NIFs de los órganos y entidades integrantes del sector público autonómico.
- Adicionalmente se comprueba que el NIF emisor tenga relación contractual con el NIF receptor, si no es así tampoco dejaría presentar la factura.
Además es necesario tener en cuenta las validaciones que se establecen en la Orden HAP/1650/2015, entre las que destacamos:
- Que cumplan con el standard facturae v3.2. , v.3.2.1. ó v. 3.2.2
- No permite la duplicidad de las facturas: no debe existir en el registro contable de facturas una factura con el mismo NIF y país del emisor, número y serie de factura, emitida en la misma fecha, salvo que estuviera rechazada o anulada.
- No permite enviar facturas con fechas posteriores a la actual.
- El tamaño máximo permitido de una factura electrónica para su presentación, (incluídos extensiones y archivos anexos, en su caso), NO puede superar los 8 MB.
- Sólo se admitirá como fichero anexo de la factura electrónica los archivos en formato PDF o HTML. Se trata de información complementaria a la propia de la factura electrónica que explica, justifica o detalla la información contenida en la misma.
En todo caso el rechazo de una factura, cualquiera que sea la fase en que se produzca, requerirá (a partir del 15 de octubre de 2015. Orden HAP/1650/2015, de 31 de julio), la cumplimentación del motivo del rechazo por parte de la Administración.