Buenas prácticas en el uso de los repositorios electrónicos
Introducción
El presente apartado pretende ser una ayuda para la utilización de los repositorios electrónicos que el Gobierno de Canaria pone a su disposición a través de la Plataforma de Interoperabilidad (PLATINO).
Se trata de exponer una serie de consejos o buenas prácticas que faciliten la administración de los mismos y posibiliten una correcta respuesta por parte de los servicios que hacen uso de dichos respositorios.
Descripción del servicio de repositorio
Estos servicios de repositorio ponen a disposición de los consumidores una herramienta para crear y mantener una estructura de carpetas y documentos electrónicos donde se podrán realizar diferentes operaciones, tales como guardar, recuperar o buscar documentos.
Esta estructura de carpetas y documentos podrá ser gestionados a través de la versión del repositorio tradicional SGRDE como del repositorio federado servicio-sgrdefed:ROOT:index.adoc presentando este úlitmo unas mejoras que se pueden encontrar en la servicio-sgrdefed:ROOT:index.adoc#Introduccion al servicio.
Estos servicios, SGRDE y servicio-sgrdefed:ROOT:index.adoc, trabajan con el gestor documental Alfresco como gestor de contenidos.
Teniendo esto presente nos plantearemos cuales pueden ser las condiciones que favorecezcan nuestro trabajo diario.
Estructura del repositorio
El servicio de repositorio está organizado en dos ramas principales.
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Solicitudes
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Esta rama contendrá la organización (niveles y documentos) de las solicitudes que se realizan a través de la Plataforma de Interoperabilidad (PLATINO).
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La creación de la solicitud debe de ser el paso previo a la creación del expediente.
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Expedientes
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Una vez creada la solicitud, se inicia la tramitación de las mismas a través del servicio correspondiente (servicio de Soporte a la Tramitación (SST)), haciendo uso de la rama expedientes para la tramitación.
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Al igual que en la otra rama, contendrá la organización (niveles y documentos) de los expedientes que se gestiona a traves de la Plataforma de Interoperabilidad (PLATINO).
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Partiendo de esta organización inicial del repositorio lo siguiente que contendrá nuestro árbol será un procedimiento cuya creación se gestiona desde un servicio externo (consola de Base de Datos de Procedimiento). La creación de un procedimiento añadirá un nuevo nivel en ambas ramas principales por definición (en los ejemplos podremos ver como quedaría el árbol).
Y una vez tenemos el procedimiento creado ya podremos crear la organización (niveles y documentos) que se nos requiera desde el órgano gestor.
A continuación pasamos a describir cada uno de los objetos con los que podremos organizar nuestro repositorio.
Procedimientos
Es el primer nivel a crear desde la consola de Base de Datos de Procedimiento por quien sea el responsable de dicho procedimiento. Será utilizado por los backoffice a través de los servicios nombrados. Este nivel relativo al procedimiento existirá tanto bajo el nivel de solicitudes como bajo la de expedientes.
La especificación del nombre de los procedimientos es libre, se aconseja crearlos con un nombre significativo y comenzarlos con el prefijo P_ como forma de identificarlos.
Los procedimientos llevan asociados unos metadatos que facilitan el trabajo con los procedimientos al permitir su categorización, su identificación o el establecimiento de valores comunes y heredables a los documentos que contienen, por ejemplo.
Tenga en cuenta que no se permite la inclusión de documentos en éste nivel del árbol.
Niveles
Es la forma que presenta Alfresco para organizar los documentos en el repositorio; también nos podemos referir a estos como carpetas o ramas. Son gestionados por los backoffice que utilizarán el repositorio utilizando los métodos del servicio.
Estos niveles cuelgan de la rama que identifica al procedimiento que se encuentra bajo las dos ramas principales, solicitudes y expedientes.
Los niveles creados pueden contener tantos documentos como se desee organizados, o no, en diferentes niveles teniendo en cuenta lo indicado acerca del número máximo de documentos por nivel pudiendo, a su vez, contener un nivel de tipo expediente.
expediente
Dentro de los niveles, existe un nivel especial que permite la inclusión de metadatos en el mismo. Se trata del nivel expediente que podría definirse como un nivel no funcional (por ejemplo, asociado al proceso de becas). Este nivel expediente puede ser creado tanto bajo el nivel procedimiento directamente como bajo otro nivel inferior.
Puede contener tantos documentos como se desee; organizados o no en diferentes niveles teniendo en cuenta lo indicado acerca del número máximo de documentos por nivel.
Documentos
Una vez creados los niveles bajo los procedimientos, los documentos son aquellos objetos que se van añadiendo a estos. Ya se ha comentado que no se puede añadir documentos directamente bajo el nivel del procedimiento.
En la inserción es aconsejable informar de la extensión del documento que se incluye. Se pueden informar más datos asociados (metadatos) ya que, cuantos más datos se incorporen al documento, mejor será la identificación del mismo.
Número de documentos por nivel
Otra de las buenas prácticas a aplicar es limitar el número de documentos que puede alojar cada nivel creado ya que, en función de esto, la operatoria sobre dichos niveles será más o menos ágil. Alfresco recomienda mantener limitado a, como máximo, 1000 documentos por nivel aunque la experiencia indica que si lo mantenemos en un número menor (alrededor de la mitad) se agiliza la administración de los mismos disminuyendo, por ejemplo, el tiempo de búsqueda de un documento en el nivel o la obtención de uno de los documentos contenidos en el mismo.
Ejemplo de carpetas y documentos
A continuación vamos a referirnos a lo que podría ser la operatoria habitual[1] en el ciclo de un documento.
Partimos de la existencia de las ramas de solicitudes y expedientes en el repositorio con lo que tendríamos al inicio:
solicitudes/ expedientes/
Tenemos creado un procedimiento (desde la consola de Base de Datos de Procedimiento) con el nombre P_PROCEDIMIENTO1 y otro procedimiento de nombre P_PROCEDIMIENTO2 con lo que nuestra estructura sería:
solicitudes/P_PROCEDIMIENTO1 solicitudes/P_PROCEDIMIENTO2 expedientes/P_PROCEDIMIENTO1 expedientes/P_PROCEDIMIENTO2
A partir de aquí, y utilizando el método crearNivel, creamos los diferentes niveles a conveniencia, por ejemplo, siguiendo una estructura año, mes, día por lo que quedaría, por ejemplo, algo como lo siguiente:
solicitudes/P_PROCEDIMIENTO1/2019/12/01 solicitudes/P_PROCEDIMIENTO1/2019/12/02 expedientes/P_PROCEDIMIENTO1/2019/12/04
Utilizando el método crearExpediente creamos un expediente bajo P_PROCEDIMIENTO2. Realizando lo indicado en el paso anterior le añadimos un nivel adicional con la fecha, quedando como sigue:
expedientes/P_PROCEDIMIENTO2/expediente/20191201
Y, una vez hemos creado estos niveles, ya podemos incluir los documentos (método insertarDocumento) teniendo en cuenta las indicaciones anteriores.
Quedaría, por tanto, algo como lo siguiente:
solicitudes/P_PROCEDIMIENTO1/2019/12/01/documento1.pdf solicitudes/P_PROCEDIMIENTO1/2019/12/01/documento2.pdf solicitudes/P_PROCEDIMIENTO1/2019/12/02/documento3.pdf expedientes/P_PROCEDIMIENTO1/2019/12/04/documento4.pdf expedientes/P_PROCEDIMIENTO1/2019/12/04/documento5.pdf expedientes/P_PROCEDIMIENTO2/expediente/expediente.pdf expedientes/P_PROCEDIMIENTO2/expediente/20191201/expediente1.pdf expedientes/P_PROCEDIMIENTO2/expediente/20191201/expediente2.pdf