VIII.5.C. Nómina. Justificación de las Incidencias.

La Disposición Adicional Primera del Decreto 4/2009, de 27 enero, por el que se aprueba el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Intervención General,dispuso la sustitución de la Función Interventora en favor del Control Financiero Permanente como modalidad de control interno aplicable en el área de los recursos humanos de esta Administración.

Entre otros efectos derivados del cambio de la modalidad de control,la documentación administrativa que justifica el reflejo de las obligaciones económicas en la nómina de retribuciones yano es objeto de fiscalización previa limitada, sino de control financiero permanente a lo largo de todo el ejercicio. De acuerdo con ello, la documentación a remitir a las Intervenciones Delegadas será únicamente la detallada yrequerida expresamente por cada una de ellas en el ejercicio de las actuaciones de Control Financiero Permanente.

Por otra parte, hastaque el sistema de gestión económico-financiera de esta Administración admitalacontabilización de los documentos contablesdirectamente por los centros gestores, las Intervenciones Delegadas continuarán llevando a caboesalabor sin que, en ningún caso,dicha contabilizaciónsuponga que la Intervención Delegada estádandosu conformidad al expediente del que trae causa el/los documento/s contable/s.

A estos efectos los órganos gestores únicamente deberán remitir los documentos cuya contabilización se requiere, sin acompañarlos de la documentación justificativa de su legalidad o procedencia, que deberá quedar disponible en el órgano gestor para sucomprobación por la Intervención Delegada, en el ejercicio del Control Financiero Permanente.

Recomendaciones para las unidades de control:

  • La Intervención Delegada deberá seleccionar un número de nóminas del total de las tramitadas anualmente en el Departamento, a fin de someterlas a las comprobacionesdeterminadas en losobjetivosde los correspondientes Programas de Trabajo.
  • Asimismo deberá seleccionar de entre las incidencias de la nómina, una muestra representativa parael analisis de sulegalidad en elámbito del Control Financiero Permanente
  • La utilización de técnicas de muestreo y otros procedimientos de comprobación selectiva a utilizar por las Intervenciones delegadas u otros Equipos de control se sujetará a las instrucciones que al efecto dicte la Intervención General de la Comunidad Autónoma de Canarias y en su defecto, por las Normas de auditoría del sector Público.

1. ALTAS EN NÓMINA.

Se considerará como alta la inclusión en la nómina de un perceptor que no figuraba en la del mes anterior.

Como regla general, los justificantes se detallan en cada caso en las líneas siguientes a aquella en que figura la causa originaria del alta en nómina. Las referencias que figuran entre paréntesis a continuación de las distintas causas remiten al apartado de esta guía en el que se detallan determinados aspectos normativos en relación con la correspondiente causa.

Justificantes comunes:

a) Reajuste del crédito comprometido para hacer frente a los efectivos reales:

Cuando sea oportuno incrementar el importe global de los créditos comprometidos inicialmente para hacer frente al gasto que devengan los efectivos reales, será preciso capturar precontablemente, en el Sistema PICCAC, el documento contable "AD" que refleje el compromiso de gasto que las nuevas altas conllevan.

Esta captura precontable deberá acompañarse dela ficha de control presupuestario actualizada, que prevé la Orden de la Consejería de Economía y Hacienda de 22 de julio de 2004, relativa al control del gasto que devengan los efectivos reales al servicio de la Comunidad Autónoma de Canarias.

Referencias normativas:

b) Anotación de los actos en el Registro de Personal:

No podrán incluirse en nómina nuevas remuneraciones sin que previamente se haya comunicado al Registro de Personal la resolución o acto por el que se hubiese reconocido, salvo que se trate de aumentos como consecuencia del reconocimiento de trienios o derivados de las Leyes de Presupuestos (art. 2.2 del Decreto 222/1987, de 27 de noviembre, por el que se determinan los actos sujetos a anotación preceptiva en el Registro de Personal).

Referencias normativas:

c) Obligaciones con la Seguridad Social:

Con anterioridad al inicio de la prestación de servicios de los trabajadores deberá el centro gestor solicitar laafiliación (acto administrativo de la Tesorería General de la Seguridad Social por el que se realiza la incorporación de un sujeto al Sistema de la Seguridad Social) y elalta (la que se produce cada vez que el trabajador inicia o reanuda su actividad laboral en una ocupación que obliga a su inclusión en el Régimen General de la Seguridad Social) de los trabajadores, ante las Direcciones Provinciales de la Tesorería General de la Seguridad Social o Administraciones de la misma, que correspondan por el domicilio.

La obligación de cotizar nacerá desde el día en que se inició la actividad, siendo la empresa la responsable de retener el importe de la cuota del trabajador en el momento de hacer efectivas las retribuciones; y de ingresar la totalidad de las cuotas.

Referencias normativas:

Justificantesespecíficos:

1.1.Personal temporal de nuevo ingreso.

  • Copia del expediente de contratación sobre el que fue ejercida la fiscalización previa.
  • Contrato firmado por las partes.
  • Anotación del Alta en el Registro de Personal (basta acreditar su comunicación)

1.2. Personal con contrato prorrogado.

  • Copia del expediente de prórroga sobre el que fue ejercida la fiscalización previa
  • Documento en el que se refleje el pacto.
  • Anotación del Alta en el Registro de Personal (basta acreditar su comunicación)

2. BAJAS EN NÓMINA Se considerará como baja la exclusión de la nómina de un perceptor que figuraba en la del mes anterior.

Justificantes comunes:

a) Reajuste del crédito comprometido para hacer frente a los efectivos reales:

Cuando sea oportuno disminuir el importe global de los créditos comprometidos inicialmente para hacer frente al gasto que devengan los efectivos reales, será preciso capturar precontablemente, en el Sistema PICCAC, el documento contable "AD" de signo (1). Esta captura precontable deberá acompañarse dela ficha de control presupuestario actualizada, que prevé la Orden de la Consejería de Economía y Hacienda de 22 de julio de 2004, relativa al control del gasto que devengan los efectivos reales al servicio de la Comunidad Autónoma de Canarias.

Referencias normativas:

b) Obligaciones relativas a la Seguridad Social:

En caso de que el trabajador cese en la actividad laboral, la solicitud de baja se deberá formular en el plazo de 6 días naturales, contados a partir del día siguiente al del cese en la actividad laboral, en las mismas dependencias que la afiliación y el alta. La no presentación del parte de baja dentro del plazo reglamentario, mantiene la obligación de cotizar hasta el día en que la Tesorería General de la Seguridad Social conozca el cese en el trabajo por cuenta ajena.

Justificantes específicos:

2.1. Por expiración del tiempo convenido en el contrato (contrato eventual por circunstancias de la producción y formativos):

  • Acuerdo de baja, del órgano administrativo competente.
  • Anotación en el Registro de Personal (basta acreditar su comunicación)
  • Documento expresivo de la liquidación, expedido porla unidad gestora.

2.2. Por la realización de la obra o servicio objeto del contrato o producida causa de extinción del contrato de interinidad:

  • Documento otorgado por órgano administrativo competente que acredite el supuesto de hecho determinante de la extinción del contrato
  • Acuerdo de baja, del órgano administrativo competente.
  • Anotación en el Registro de Personal (basta acreditar su comunicación)
  • Documento expresivo de la liquidación,expedido porla unidad gestora.

2.3. Por disfrute período de descanso por maternidad, adopción o acogimiento, cuando el efectivo tenga derecho a la prestación económica del INSS y ésta sea igual o superior a sus derechos económicos mensuales. No comporta la ampliación del plazo de duración del contrato.

  • Permiso por maternidad.
  • Informe de la Unidad de Personal relativo a las circunstancias epigrafiadas.

Referencias normativas:

2.5. Licencia sin sueldo, superior a un mes. No comporta la ampliación del plazo de duración del contrato.

  • Acuerdo de concesión de licencia.
  • Anotación en el Registro de Personal (basta acreditar su comunicación).

2.6. Excedencia forzosa por la designación o elección para un cargo público que imposibilite la asistencia al trabajo. No comporta la ampliación del plazo de duración del contrato.

  • Acuerdo del Director General de la Función Pública.
  • Anotación en el Registro de Personal (basta acreditar su comunicación).

2.7. Excedencia voluntaria (cuando tenga una antigüedad de al menos 1 año).No comporta la ampliación del plazo de duración del contrato.

  • Acuerdo del Director General de la Función Pública.
  • Anotación en el Registro de Personal (basta acreditar su comunicación).

2.8. Excedencia para el cuidado de hijos (ver VII.2.I.). No comporta la ampliación del plazo de duración del contrato.

  • Acuerdo del órgano competente.
  • Anotación en el Registro de Personal (basta acreditar su comunicación).

2.9. Fallecimiento o invalidez permanente del trabajador.

  • Anotación en el Registro de Personal (basta acreditar su comunicación).

2.10.Suspensión del contrato por cumplimiento del Servicio Militar. No comporta la ampliación del plazo de duración del contrato.

  • Solicitud del trabajador.
  • Acuerdo adoptado por el órgano competente, por el que se declara la suspensión del contrato por la causa citada en el epígrafe.
  • Anotación en el Registro de Personal (basta acreditar su comunicación).

2.11.Suspensión del contrato por privación de libertad del trabajador mientras no exista sentencia condenatoria. No comporta la ampliación del plazo de duración del contrato.

  • Los mismos justificantes que se reseñan en el apartado anterior.

2.12.Suspensión de empleo y sueldo por razones disciplinarias por tiempo igual o superior a un mes. No comporta la ampliación del plazo de duración del contrato.

  • Resolución motivada de la causa y aplicación de la sanción.
  • Anotación en el Registro de Personal (basta acreditar su comunicación).

2.13.Suspensión del contrato por fuerza mayor temporal. No comporta la ampliación del plazo de duración del contrato.

  • Resolución, previa instrucción del correspondiente expediente, del órgano competente.
  • Anotación en el Registro de Personal (basta acreditar su comunicación)
  • Documento acreditativo de la constación de la causa por la autoridad laboral.

2.14.Suspensión del contrato mientras se realiza período de prácticas para el ingreso en Cuerpos o Escalas de funcionarios. No comporta la ampliación del plazo de duración del contrato.

  • Acuerdo adoptado por órgano competente.
  • Anotación en el Registro de Personal (basta acreditar su comunicación)

2.15.Suspensión del contrato por causas económicas, técnicas, organizativas o de producción. No comporta la ampliación del plazo de duración del contrato.

  • Resolución previa instrucción del correspondiente expediente, del órgano competente.
  • Anotación en el Registro de Personal (basta acreditar su comunicación)

2.16. Suspensión del contrato por ejercicio del derecho a huelga cuando ésta se extiende a todo el mes. No comporta la ampliación del plazo de duración del contrato.

  • Certificación expedida por órgano competente en la que se determinen los trabajadores en huelga y el tiempo de duración.

2.17. Suspensión por decisión de trabajadora víctima de violencia de género.

  • Orden judicial de protección a favor de la víctima o, en su defecto, informe del Ministerio Fiscal que indique la existencia de indicios sobre la condición de víctima de violencia de género
  • Resolucióndel órgano administrativocompetente.
  • Anotación en el Registro de Personal (basta acreditar su comunicación)

2.18.Suspensión o extinción del contrato por mutuo acuerdo o por causa consignada válidamente en el contrato. No comporta la ampliación del plazo de duración del contrato.

  • Documento acreditativo del acuerdo determinante de la suspensión o de la extinción
  • Anotación en el Registro de Personal (basta acreditar su comunicación)

2.19.Dimisión del trabajador.

  • Escrito del interesado en el que se formule la decisión extintiva del contrato de trabajo.
  • Acuerdo de baja del órgano competente.
  • Anotación en el Registro de Personal (basta acreditar su comunicación)

2.20. Jubilación

  • Documento acreditativo del hecho causante de la resolución del contrato
  • Anotación en el Registro de Personal (basta acreditar su comunicación)

2.21. Extinción, por fuerza mayor que imposibilite definitivamente la prestación del trabajo .

  • Resolución de la autoridad laboral, que autorice la extinción del contrato de trabajo.
  • Acuerdo de extinción por el órgano competente.
  • Anotación en el Registro de Personal (basta acreditar su comunicación).

2.22. Por despido colectivo fundado en causas económicas, técnicas, organizativas o de producción.

  • Acreditación de haberse efectuado el período de consulta con los representantes de los trabajadores.
  • Resolución de la autoridad laboral autorizando la extinción de las relaciones laborales o certificación de que ha transcurrido el plazo previsto en los números 5 ó 6 del art. 51 del E.T.
  • Anotación en el Registro de Personal (basta acreditar su comunicación).

2.23. Despido disciplinario.

  • Notificación al trabajador.
  • Resolución motivada del órgano competente.
  • Anotación en el Registro de Personal (basta acreditar su comunicación).

2.24. Por resolución de la relación laboral durante el período de prueba.

  • Notificación al trabajador.
  • Anotación en el Registro de Personal (basta acreditar su comunicación).

2.25.Despidopor causas objetivas legalmente procedentes.

  • Copia de la comunicación escrita al trabajador, en la que se indique la causa determinante de la extinción del contrato.
  • Resolución disponiendo el abono de la indemnización correspondiente a abonar al interesado simultáneamente a la entrega de la comunicación escrita.
  • Resolución motivada del órgano competente en la que se declare la extinción del contrato, tras el transcurso del plazo de preaviso (30 días desde la notificación de la comunicación hasta la extinción.
  • Anotación en el Registro de Personal (basta acreditar su comunicación).

2.26. Extinción del contrato por decisiónd e la trabajadora que se vea obligada a abandonar definitivamente su puesto de trabajo como consecuencia de ser víctima de violencia de género.

  • Orden judicial de protección a favor de la víctima o, en su defecto, informe del Ministerio Fiscal que indique la existencia de indicios sobre la condición de víctima de violencia de género
  • Resolucióndel órgano administrativocompetente.
  • Anotación en el Registro de Personal (basta acreditar su comunicación)

2.27. Despido tras sentencia que declara improcedente un despido anterior.

  • Resolución adoptada dentro del plazo (dentro de los cinco días siguientes a la notificación de la sentencia que declara improcedente un despido anterior), en la que se opta por despedir al trabajador con abono de la indemnización correspondiente.
  • Informe de la Unidad de Personal en la que se cuantifique el importe de la indemnización y de la liquidación correspondiente
  • Anotación en el Registro de Personal (basta acreditar su comunicación).

Referencias normativas:

  • Acuerdo del Gobierno de Canarias de 19 de noviembre de 1999.
  • Circular número 6/1999 de la Dirección General de la Función Pública.

2.28. Baja por Incapacidad Temporal.

  • Parte médico de baja y de confirmación en su caso (El parte médico de confirmación de la baja se expide cada siete días contados a partir del primer parte de confirmación).
  • Reflejo en la nómina del importe de la prestación satisfecha, en régimen de pago delegado, con cargo al subconcepto 160.02, coincidente con la cantidad que se consigna en la casilla 201 del TC-1.

Referencias:

  • Circular Nº 1, de 8.03.1995, de la Intervención General.