01. Proceso administrativo |
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Sí. Al inicio de cada curso escolar el centro tiene que hacer una petición (petición ordinaria) al Directorio de Alumnos de Canarias en la que se incluyan TODOS los alumnos matriculados en el centro, tengan o no CIAL. En la petición se indicará lo que se solicita para cada uno. Durante el curso podrá hacer más peticiones, peticiones extraordinarias, en las que incluirá las altas o bajas en el centro y las modificaciones relevantes de los datos identificativos del alumnado.
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Una petición ordinaria a comienzo del curso, en la que se incluye toda la matrícula del centro, y tantas extraordinarias como necesite, en las que se incluyen solo el alumnos para le que se solicita algo; un CIAL, una nueva matrícula, una baja, un cambio de datos identificativos o personales, un cambio de datos en los responsables,...
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Sólo una que se realizará al inicio de curso. El envío de está petición se empleará además para cumplimentar los datos del Modelo0 (totales de alumnos por nivel de principio de curso).
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Todas las que necesite. Después de hacer la petición Ordinaria, las demás son extraordinarias.
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Sí. Debe hacer una petición extraordinaria en la que incluya, al menos, a ese alumno/a solicitando modificación de datos de matrícula y rellenando la fecha de baja. En esa petición extraordinaria se pueden incluir otras solicitudes de alumnos/as. En ocasiones puede que el alumno/a se de de baja los primeros días del curso, en este caso la fecha de baja se puede incluir en la petición ordinaria y no tendrá que realizar una petición extraordinaria.
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SÓLO se deberá solicitar nuevo CIAL para el siguiente alumnado: -
Alumnos/as que se incorporan por primera vez al sistema educativo en Educación Infantil.
- Alumnos/as procedentes del extranjero y que se incorporan por primera vez al sistema educativo.
- Alumnos/as trasladados de otras comunidades autónomas.
Si el alumno/a se encuentra en estos supuestos solicite CIAL. En otros casos, pida al centro de procedencia o al propio alumno/a su CIAL.
Recuerde que si usted desconoce el CIAL del alumno/a no significa que no posea ya uno.
Si aún así se solcitara un CIAL a un alumno/a que ya lo tuviera, el sistema intentará localizarlo, pero cualquier diferencia en los datos identificativos provocaría la generación de un CIAL duplicado, que cuando se detecte habría que derogar. |
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02. Proceso informático |
Una, telemáticamente mediante la aplicación Web del Directorio del alumnado (Gestión de Cial). Tanto para las peticiones ordinarias como para las extraordinarias sólo tiene esta forma de realizar la petición, si bien se pueden cargar los datos usando la certificación de datos correspondiente en Ekade o empleando un fichero TXT, con formato prerestablecido, desde otros programas en centros privados. Una vez precargados los datos siempre debe completar y cerrar la petición mediante la aplicación Web del Directorio del alumnado (Gestión de Cial).
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Porque no tiene ninguna petición procesada por completo en ese curso escolar.
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Hacer el envío de datos, aunque no tiene importancia. Cuando llega un envío de datos al Directorio de Alumnos de Canarias (DAC), tanto como certificación desde Ekade, como con un fichero TXT, si hay una petición abierta, borra todos los datos que existen en la petición y se cargan los datos del envío. Si no hay una petición abierta se crea una nueva; que será ordinaria, si es la primera del curso, o extraordinaria, si ya hay peticiones cerradas.
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Tres: -
Enviando los datos desde Pincel Ekade en Gestiones auxiliares, Certificación de datos.
- Enviando los datos en un fichero en formato TXT, con un estructura definida en las instrucciones correspondientes.
- Rellenando los datos directamente en la Web.
Si envía los datos por Ekade o ficheros TXT debe tener en cuenta estas cuatro observaciones: -
Los datos enviados sustituyen a todos los que tenga en una petición abierta. Mientras tenga una petición abierta, cada envío de datos que realice eliminará de la petición los datos anteriores.
- Si no existe una petición abierta, se creará automáticamente una petición, ordinaria o extraordinaria, en estado abierto, en la que se incluirán los datos del envío.
- No basta con enviar los datos de los alumnos/as. Una vez cargados en la petición usted deberá indicar aquello que solicita para cada alumno/a, marcando las casillas correspondientes. La aplicación informática realiza algunas solicitudes en automático (añadir matrícula, solicita cial,...), usted deberá realizar el resto de "marcas" en la Web antes de cerrar la petición (bajas, modificar responsable, modificar datos identificativos, ...).
- Desde que usted envía los datos, hasta que aparecen cargados en la Web, transcurre un tiempo que varía desde unas horas, hasta unos días, dependiendo de la cola de envíos de los centros.
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Depende del tipo de petición y de la cantidad de alumnos a rellenar. De las tres formas que tiene para rellenar los datos de los alumnos; certificación de datos en Pincel Ekade, envío de un fichero TXT y directamente en la Web. La elección de la mejor opción depende de si tiene Ekade, del número de alumnos a rellenar y de si la petición es Ordinaria o Extraordinaria. - Para las peticiones Ordinarias (tiene que poner todos los alumnos matriculados), se recomienda hacer un envío de datos desde el programa informático que tenga el centro, Ekade u otro (con fichero TXT). Una vez cargados en la Web sólo tendrá que indicar qué solicita para cada alumno. También podrá, en la web, añadir nuevos alumnos a la petición sin realizar un nuevo envío.
- Para las peticiones Extraordinarias con muchos alumnos, se recomienda: realizar un envío, como para las ordinarias. Cuando se cierre la petición todos los alumnos para los que no se haya solicitado algo se pueden eliminar de la petición. Antes de cerrar la petición podrá añadir nuevos alumnos a la petición en la Web sin realizar un nuevo envío.
- Para las peticiones Ordinarias o Extraordinarias con pocos alumnos, se recomienda añadir los alumnos a la petición directamente en la página web de gestión de Cial. Los centros con Pincel Ekade pueden añadir alumnos a la petición usando el número de registro del alumno/a en esta aplicación.
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Una petición de centro, sea ordinaria o extraordinaria, pasa por los siguientes estados y en este orden: Abierta, Cerrada, en Proceso y Procesada por completo. -
Abierta. El centro está añadiendo, modificando y/o completando solicitudes de alumnos/as.
- Cerrada. El centro da por concluida la confección de la petición y la cierra.
- En proceso de CIAL. Los servicios centrales están procesando las distintas solicitudes del alumnado incluido en la petición.
- Procesada por completo. Los servicios centrales terminaron con todas las solicitudes incluidas en la petición y el centro puede ver los resultados para cada una de ellas y descargar los datos en la base del centro si procede.
Excepcionalmente, una petición puede estar en estado "Abierta Parcialmente". Cuando una petición está en proceso y no ha terminado, los Servicios Centrales pueden permitir al centro que modifique alguna de las solicitudes incluidas en la petición que todavía no se hayan procesado. |
Esta columna muestra los datos que tiene el alumno/a en el Directorio del Alumnado de Canarias (DAC). El centro no puede modificarlos directamente. Si quiere que se sustituyan por los que tiene el centro, datos que aparecen a la derecha, debe solicitarlo marcando el bloque de datos correspondiente en la parte superior de la pantalla.
IMPORTANTE: Si observa discrepancias entre el DAC y el Centro en los datos identificativos del alumno o de los responsables (NIF, NIE, Pasaporte, nombre, apellido1, apellido2, fecha de nacimiento, y sexo) es necesario que antes de solicitar las modificaciones compruebe los datos correctos en el expediente en papel del alumno/a (Libro de Familia, fotocopia DNI, ...). No compruebe estos datos en su Base de Datos (Ekade u otra) porque son precisamente ésos los que se están mostrando en la pantalla. |
Porque, o no ha marcado el bloque que corresponde a los datos a modificar, o la petición ya está cerrada. Para que pueda modificar los datos la petición debe estar en estado "Abierto". Si la petición todavía está en estado "Abierto", debe pulsar la opción "Editar solicitud" y marcar los bloques de datos para los que solicita algo. Una vez marcados, ya puede ir a los datos correspondientes al bloque y cambiarlos en la columna petición del centro.
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No. Usted debe indicar qué solicita, marcando las casillas correspondientes del apartado "SOLICITA". La aplicación informática tiene dos columnas de datos, la de la izquierda muestra la información que tiene el DAC, y la de la derecha muestra la información que tiene su centro para el alumno. Si hay discrepancias entre los datos usted debe indicar al DAC qué solicita. Si no hace ninguna solicitud no se tendrán en cuenta las discrepancias. Cuando usted cierra una petición, la aplicación informática elimina todos los alumnos para los que no se haya formulado alguna solicitud.
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Porque ese alumno/a tiene matrícula o hermanos/as en otro centro, e incluso en el mismo. Ese centro puede solicitar modificar sus datos identificativos, los datos identificativos de los responsables; o el propio centro grabar datos diferentes para los responsables.
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Usted no corrige directamente los datos en el Directorio del Alumnado de Canarias (DAC), lo que realiza es una solicitud de modificación que puede ser aceptada o rechazada. Si desde el DAC se rechaza su solicitud volverá a tener la discrepancia de datos. En la resolución de la petición puede consultar si se aceptó o se rechazó. Otro motivo para que reaparezca la discrepancia es que otro centro que tiene al mismo alumno haya solicitado con posterioridad un cambio de datos diferente al suyo. Desde el DAC se insiste en que la discrepancia de datos se verifiquen en la documentación papel que tiene el centro (Libro de Familia, Fotocopia DNI, ...) y no en su Bases de Datos (Pincel Ekade u otra). Todos los datos que se almacenan en el DAC proceden de las bases de datos de los centros, si en el DAC hay datos erróneos es porque algún centro los tiene, o ha tenido, así.
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Usted no corrige directamente los datos en el Directorio del Alumnado de Canarias (DAC), lo que realiza es una solicitud de modificación que puede ser aceptada o rechazada. Si desde el DAC se rechaza su solicitud en la siguiente volverá a tener la discrepancia de datos. En la resolución de la petición puede consultar si se aceptó o se rechazó. Otro motivo para que reaparezca la discrepancia es que otro centro que tiene al mismo responsable haya solicitado con posterioridad un cambio de datos diferente al suyo. Desde el DAC se insiste en que la discrepancia de datos se verifique en la documentación papel que tiene el centro (Libro de Familia, Fotocopia DNI, Pasaporte, Tarjeta de Residencia, ...) y no en su Base de Datos (Pincel Ekade u otra). Todos los datos que se almacenan en el DAC proceden de las bases de datos de los centros, públicos o privados, si en el DAC hay datos erróneos es porque algún centro los tiene, o ha tenido, así.
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Porque el PDF se actualiza todas las noches con las discrepancias entre los datos de su centro y el Directorio del Alumnado de Canarias (DAC). Los datos del DAC pueden haber cambiado aunque los suyos no. Las discrepancias pueden aparecer o desparecer porque otro centro que tiene alumnos/as en común o hermanos/as de éstos haya solicitado con posterioridad un cambio de datos del alumno/a o de los responsables en el DAC. Desde el DAC se insiste en que la discrepancia de datos se verifiquen en la documentación papel que tiene el centro (Libro de Familia, Fotocopia DNI, ...) y no en su Bases de Datos (Pincel Ekade u otra). Todos los datos que se almacenan en el DAC proceden de las bases de datos de los centros, si en el DAC hay datos erróneos es porque algún centro los tiene, o ha tenido, así.
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Porque ese documento identificativo no figura en el Directorio de Padres. Cuando ocurre esto, la aplicación permite continuar para que introduzca los datos identificativos del responsable.
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Debe introducir algún texto explicando el motivo por el que usted realiza la petición. Este apartado es obligatorio para las peticiones extraordinarias, para las peticiones ordinarias es opcional.
Cualquier cambio relevante en los datos identificativos del alumno/a debe incluir un texto aclaratorio en "Observaciones" justificándolo.
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No. Debe estar pendiente del resultado del procesamiento por parte del Directorio del Alumnado de Canarias (DAC). Cuando usted cierra una petición se inicia el proceso en el DAC de todas las solicitudes incluidas en la petición. Algunas son aceptadas y otras rechazadas, debe comprobar el resultado. Si tiene solicitudes de CIAL debe incorporarlos a su base de datos, Pincel Ekade u otra, para que en futuros envíos ya tenga los Ciales asignados. Puede hacerlo manualmente, copiando el CIAL, o automáticamente, desde la opción 'Actualización de Cial' de Ekade o descargando el fichero y procesándolo en la aplicación que tenga el Centro.
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Porque no tiene ninguna petición procesada por completo en ese curso escolar.
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Lo primero comprobar que esos alumnos entraron en la petición, en caso contrario tendrá que realizar una petición extraordinaria con los mismos. Si por el contrario, usted comprueba que esos alumnos sí entraron en la petición, tiene la posibilidad de imprimir el "Listado de Ciales solicitados", apartado que encontrará en Gestión de CIAL, en el menú de listados de la petición correspondiente. En ese listado aparecen los Ciales asignados.
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03. Procedimientos |
Entre en la aplicación. Pulse sobre el enlace "Alumnado con CIAL anulado", en la primera pantalla de la aplicación, sustituya el Cial en su base de datos por el correcto. Para los centros con Pincel Ekade este proceso lo realiza automáticamente la opción "Proceso de actualización de Ciales" del apartado de Expedientes del alumnado.
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Para eliminar un responsable se debe poner, en la columna de la petición del centro, los datos del responsable a eliminar, tal y como aparecen en la columna del Directorio del alumnado. Y en el apartado de "Solicita" marcar la opción "quitar" en el responsable que queramos eliminar.
Siempre hay que tener en cuenta que es el libro de familia, o una sentencia judicial, el documento requerido para sustituir un responsable. También se podría quitar por la mayoría de edad del alumno/a, si así lo solicitara, o por fallecimiento del responsable.
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04. Normas de formato |
No. No se deben poner abreviaturas. Los nombres o apellidos deben ponerse tal cual aparecen en el documento identificativo (NIF/NIE/Pasaporte).
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05. Definiciones |
Es un Código único de Identificación del ALumno/a (CIAL). El CIAL siempre tiene 10 caracteres con el formato A00A00000A. Esté código se asocia al alumno y no a los cursos escolares o estudios; cuando se asigna, permanece inalterable durante toda la vida escolar del alumno, aunque haya cursos en los que no tenga ninguna matrícula.
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Es una base de datos de la Consejería de Educación que contiene datos de todos los alumnos con matrículas en los centros docentes, públicos o privados, de la Comunidad Autónoma Canaria. Esta Base de Datos se actualiza con las peticiones realizados por cada centro para CIAL. Como un alumno sólo tiene una entrada en el Directorio obliga a que todos los centros en los que está matriculado, o ha estado, tengan los mismos datos identificativos, personales, responsables, ... Una de las funciones principales del Directorio es la asignación de CIAL a todos el alumnado de Canarias.
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Es el conjunto de demandas al Directorio del Alumnado que hace el centro para un alumno/a determinado. Las solicitudes de los alumnos se tramitan mediante Peticiones de Centro, ordinarias o extraordinarias. Para un alumno/a, el centro puede solicitar que se modifiquen, en el Directorio del Alumnado de Canarias, los siguientes bloques de datos: -
identificativos (NIF/NIE, Nombre, apellidos, Fecha de nacimiento y sexo),
- personales (lugar de nacimiento, nacionalidad, ...),
- padres (vínculo, datos identificativos, ...)
- contacto (dirección, ...)
- matrícula (estudio, fecha de matrícula, fecha de baja, ...)
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Es la primera petición al Directorio del Alumnado de Canarias que hace el centro cada curso escolar. En ella debe incluir toda la matrícula del centro, no sólo el alumnado para el que seque solicita CIAL. Sólo hay una petición ordinaria durante el curso escolar, el resto de peticiones a lo largo del curso son peticiones extraordinarias.
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Es cualquier petición que hace el centro al Directorio del Alumnado a lo largo de un curso escolar después de la primera petición (petición ordinaria). En una petición extraordinaria se puende incluir cualquier número de solicitudes de alumnos. Por ejemplo, se puede realizar una petición con solicitudes para tres alumnos; para uno se solicita CIAL, para otro una baja por traslado, y para el tercero modificar los datos de los padres. Durante el curso escolar se pueden realizar todas las peticiones extraordinarias que se consideren necesarias. Mediante peticiones extraordinarias se deben comunicar las altas y bajas que se produzcan durante el curso.
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Es un CIAL que se ha sustituido por otro. Cuando el Directorio del Alumnado de Canarias determina que los CIALes asigandos a alumnos de dos centros corresponden a la misma persona se deroga uno de ellos, generalmente el del centro que provocó el error. Si dos centros solicitan CIAL para la misma persona pero los datos que envían son incompletos o erróneos puede ocurrir que el Directorio del Alumnado determine que son personas diferentes y asigne dos CIALes. A lo largo de los cursos los centros van corrigiendo o completando sus datos, el Directorio del Alumnado determina que se trata de la misma persona y procede a derogar uno de los dos CIALes.
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