Derecho y obligación a relacionarse electrónicamente con las Administraciones públicas.

Se contemplan dos situaciones:

• Persona física. Para las personas físicas la ley mantiene el derecho a elegir la forma de relación con la Administración, ya sea por la vía telemática o por los medios convencionales.
• Otros colectivos (artículo 14 Ley 39/2015). Para algunos colectivos, se establece la obligatoriedad de que se relacionen con la Administración por la vía electrónica. Estos colectivos son los siguientes :
• Las personas jurídicas.
• Las entidades sin personalidad jurídica.
• Quienes ejerzan una actividad profesional para la que se requiera colegiación obligatoria, para los trámites y actuaciones que realicen con las Administraciones Públicas en ejercicio de dicha actividad profesional: notarios, registradores de la propiedad y mercantiles, etc.
• Quienes representen a un interesado que esté obligado a relacionarse electrónicamente con la Administración.
• Los empleados de las Administraciones Públicas para los trámites y actuaciones que realicen con ellas por razón de su condición de empleado público.

Derechos del ciudadano como interesado:

• Derecho a comunicarse a través de un Punto de Acceso General Electrónico de la Administración (art. 13)
• Derecho a no aportar documentos que ya obren en las Administraciones públicas. Se presumirá que la consulta es autorizada salvo que conste oposición expresa (art. 28)
• Derecho a conocer el estado de tramitación de sus expedientes, y a obtener copias de los documentos (art. 53)
• Derecho a conocer los códigos de identificación de las unidades tramitadoras del procedimiento (art. 66.1b)

Identificación y firma de los interesados en el procedimiento:

• Se regulan los sistemas de identificación y firma electrónica (arts. 9-11)
• Se regula la representación del interesado y los registros electrónicos de apoderamientos (arts. 5 y 6)

Derecho de asistencia de los interesados

• Derecho a ser asistido en el uso de medios electrónicos para los no obligados a relacionarse por estos medios con las Administraciones Públicas (arts. 12 y 13)
• Adaptar las oficinas de registro a oficinas de asistencia en materia de registros.
• Asegurar asistencia a los interesados en el uso de medios electrónicos.

Derechos de información

• Información sobre procedimientos, plazos máximos y efectos del silencio (art. 21.4)
• Publicación de los códigos seguros de verificación (art. 27.3)
• Derecho a identificar la oficina de asistencia en materia de registro más próxima a domicilio (disposición adicional 4ª)

Registros electrónicos

• Se regulan los registros (art. 16)

Archivos de documentos

• Se regulan los archivos (art. 17)

Tramitación electrónica de los procedimientos

• Cómputo de plazos (art. 30)
• Notificación electrónica (arts. 41-43)
• Expedientes administrativos (art. 70 )
• Tramitación electrónica del procedimiento (Título IV)

Principio general de esta norma:

Artículo 3. “Las Administraciones Públicas se relacionarán entre sí y con sus órganos, organismos públicos y entidades vinculados o dependientes a través de medios electrónicos, que aseguren la interoperabilidad y seguridad de los sistemas y soluciones adoptadas por cada una de ellas, garantizarán la protección de los datos de carácter personal, y facilitarán preferentemente la prestación conjunta de servicios a los interesados.”

Funcionamiento Electrónico de la Administración:

• Sede electrónica y portal de internet (arts. 38 y 39)
• Sistemas de identificación y firma de las Administraciones Públicas y de la actuación administrativa automatizada (arts. 40-43)
• Intercambio electrónico de datos en entornos cerrados de comunicación (art. 44).
• Aseguramiento e interoperabilidad de la firma electrónica (art. 45)
• Archivo electrónico de documentos (art. 46)

Relaciones electrónicas entre las administraciones:

• Transmisiones de datos entre Administraciones Públicas (art. 155)
• Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) y Esquema Nacional de Seguridad (ENS) (art. 156)
• Reutilización de sistemas y aplicaciones propiedad de la Administración (art. 157).
• Transferencia de tecnologías (art. 158)

Es información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.

• La Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónicos tiene por objeto establecer los componentes del documento electrónico, contenido, en su caso, firma electrónica y metadatos, así como la estructura y formato para su intercambio.
• La Norma Técnica de Interoperabilidad de Digitalización de Documentos tiene por objeto establecer los requisitos a cumplir en la digitalización de documentos en soporte papel o en otro soporte no electrónico susceptible de digitalización a través de medios fotoeléctricos.
• La Norma Técnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos tiene por objeto establecer las reglas para la generación de copias electrónicas auténticas, copias papel auténticas de documentos públicos administrativos electrónicos y para la conversión de formato de documentos electrónicos.

Es el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo.

• La Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente Electrónico tiene por objeto establecer la estructura de los expedientes electrónicos, que incluye documentos electrónicos, índice electrónico, firma electrónica y metadatos mínimos obligatorios, así como las especificaciones para los servicios de remisión y puesta a disposición.
• La Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos trata también los aspectos relativos a la gestión y conservación de los expedientes electrónicos.

El archivo electrónico permite almacenar por medios electrónicos todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas. Estos archivos electrónicos, destinados a cubrir el conjunto del ciclo de vida de los documentos electrónicos vienen a ser complementarios y equivalentes a los archivos convencionales.

Ver ORDEN de 23 de febrero de 2015, por la que se aprueba la Política de gestión de documentos electrónicos y archivo electrónico de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias (BOC de 27 de febrero de 2015)