Gobierno de Canarias

El Servicio de Gestión del Repositorio de Documentos Electrónicos ofrece a los usuarios de PLATINO la capacidad de custodiar documentos en formato digital.

Las funcionalidades de este servicio serán las siguientes:

• Almacenar el contenido de un documento en un repositorio concreto, así como una determinada metainformación relativa a este documento.
• Recuperar el contenido y la metainformación asociada un documento, dado un identificador único de documento.
• Recuperar la metainformación asociada a un documento, dado un identificador único de documento.
• Realizar una búsqueda en el repositorio en base a la metainformación de los documentos y obtener un listado de identificadores únicos de documentos que concuerdan con el criterio de búsqueda.

PLATINO proporciona respuesta a la gestión del ciclo de vida de un documento administrativo. Las estados del ciclo de vida de un documento son:

• Planificación: estado previo en el que se establece y cataloga que un documento es necesario para la realización de un trámite administrativo.
• Creación: en el que de manera efectiva se añaden documentos al repositorio de documentos electrónicos, teniendo en cuenta su procedencia.
• Utilización: correspondiente al periodo durante el cual se va a utilizar el documento, que se corresponde con el de la vida activa del expediente administrativo asociado y es cuando el documento tiene valor de gestión.
• Disposición: una vez finalizada la tramitación del expediente asociado, conviene determinar qué se hará con los diferentes documentos del expediente en función de su valoración documental. Habrá algunos que se tengan que eliminar y otros que haya que conservar.

Estados del Ciclo de Vida de un Documento Electrónico

El Servicio de Gestión del Repositorio de Documentos Electrónicos de PLATINO hará uso de metadatos (que permiten la clasificación y tratamiento de los documentos) según lo establecido en la norma MOREQ (iniciativa europea respaldada también por el Ministerio de Administraciones Públicas) en relación a la gestión de documentos electrónicos de archivo.