Documentos Principales
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Si pasamos el ratón por encima de los iconos nos dará información sobre que acción realiza cada botón. 
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Añadir Documento: Permite añadir a la solicitud, uno o más documentos principales para ser firmados por el
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Incluir borrados: Marcado esta casilla, muestra si los hubiera, además de los documentos actuales, los documentos que han sido borrados de forma lógica con anterioridad.
Acciones
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Permite añadir un documento, una web (url pública) o una nota a la solicitud.
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Permite descargar el justificante de firma (con cajetín de firma dinámico). Documento original con representación de la caja de firma y/o registro.
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Permite descargar el justificante de firma (con cajetín en todas las páginas del documento). Documento original con representación de la caja de firma y/o registro.
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Permite descargar el documento original sin firma(s).
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Permite descargar la firma del documento.
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Ventana de información-comprobación de la(s) firma(s) del documento
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Ventana de Registros asociados al documento
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Ventana de auditoría del documento (fecha añadido, URI documento, etc.)
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Borrar de forma lógica (no física) un documento previamente añadido.
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Editar el documento añadido desde local
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Visualizar el documento (sólo pdf) sin necesidad de descargarlo previamente.
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La visualización de la firma electrónica se realiza mediante lo que hemos dado en llamar “casilla de firma” o “casilla de verificación de firma”, que se superpone visualmente al documento en la parte inferior de todas las páginas del mismo. En la actualidad existen dos modelos de casilla de firma (ver apartado Modelos de caja de firma) que se representan de forma dinámica en función del número de páginas, del número de firmas secuenciales y del número de registros electrónicos que se van a representar gráficamente en el documento. |
Ventana de Registros asociados al documento
Se muestra la información sobre los registros que tenga asociado el documento
Visualizar el documento (sólo pdf) sin necesidad de descargarlo
Si pulsamos sobre el icono de 'Ver Documento', se nos mostrará en pantalla el document Original si necesidad de descargarlo.
Para cerrar la ventana , simplemente haciendo click sobre "X"
Añadir Documento nuevo
Para añadir documentos desde una carpeta local, hacer clic en el botón Añadir, se abre la ventana Añadir Documento.
Si el uso de firma de la solicitud es Índice Electrónico en el campo tipo de documento únicamente aparecerán en el desplegable Índice (TD21) e Índice definitivo (TD22) en el caso de que se traten de documentos principales. Estos tipos de documentos no aparecerán en el listado si el uso de firma de la solicitud no se corresponde con Índice Electrónico.
Debe rellenar los campos obligatorios para que se habilite el botón de 'Aceptar'
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Se premite como Origen de Documentos : Local ó NDE
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Se permite Arrastrar y soltar los archivos a subir sin necesidad de elegir uno a uno sólo en orgine 'Local'
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Se permite subida multiple de Documentos por NDE , haciendo click en Origen 'NDE' y luego en
Añadir -
No se permite añadir documentos por NDE que tengan algún registro electrónico asociado. Por el contrario, se permite añadir documentos por NDE que tengan alguna firma electrónica asociada.
Información adicional sobre los documentos
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Los tipos de documentos soportados son: pdf, jpg, jpeg, jpe, png, tiff, tif. Cuando el uso de la firma es “Firma de Índice de Expediente Electrónico” se permite adjuntar archivos xml conformes ENI de tipo Índice de Expediente Electrónico o Expediente Electrónico.
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Recuerde que los documentos PDF que van a añadirse a una solicitud de firma, no pueden ser dinámicos (modificables). Tampoco pueden añadirse a una solicitud, documentos principales que estén protegidos y que tengan algún tipo de contraseña asociada. Se permite adjuntar documentos PDF con firma cuando el uso de la firma de la solicitud es “Firma con entidades externas”.
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A consecuencia de la limitación existente con nuestro proveedor de validaciones de firmas y certificados, @fima Plataforma, existe una restricción con el tamaño máximo de los ficheros que se pueden subir como documentos principales al Portafirmas que es de 8.8MB para los tipos de firma General e Índice de Expediente Electrónico y de 10MB para el tipo Entidades Externas. El tamaño de los documentos anexos está limitado a un máximo de 10MB. Están también restringidos a 10 el número máximo de documentos que se pueden adjuntar simultáneamente, es decir, pueden subirse series de 10 documentos cada vez.
Por cada documento/archivo que se va a añadir a la solicitud, se preguntara si desea que el mismo sea reducible o no (por defecto el valor es que si). Esta opción indica si se quiere que el documento se reduzca en un 10% de su tamaño original para incorporar el pie de firma y que no se solape con la “caja firmante” o bien que el documento ya contiene los márgenes correspondientes y no es necesario su reducción. También se pregunta si se desea limpiar los metadatos técnicos (por defecto es no). Esta opción indica si se quiere eliminar los metadatos técnicos del documento. Ciertos metadatos contenidos en los documentos son una fuente de riesgo, ya que pueden contener información sensible como datos de clientes, propiedad intelectual, detalles financieros o cualquier otra información que dar a conocer resulte un inconveniente para la organización, por este motivo, se exige como una de sus medidas, que todos los documentos estén libre de este tipo de metadatos técnicos, que son incorporados a los mismos automáticamente por el propio software que se utiliza para crearlos o editarlos, de forma transparente al usuario, y son distintos de los metadatos que se exige incorporar a los documentos administrativos.
Una vez anexado los documentos, el usuario, podrá descargar el contenido del mismo, ver quien lo ha creado y en que fecha, o eliminar el documento anexado. Si el uso de la firma de la solicitud es de tipo “Firma con entidades externas” y el documento principal es un PDF con firma, se podrán consultar las firmas del documento. Las acciones de crear y eliminar un documento principal sólo podrán ser realizadas por los solicitantes y sus colaboradores siempre y cuando la solicitud de firma esté en estado “INICIADA” o “REQUERIDA”. En el caso de los documentos anexos se podrán crear y eliminar en cualquier estado salvo en los estados “FIRMADA“, “ELIMINADA“ y “RECHAZADA“ y podrán realizar dichas acciones tanto solicitantes como destinatarios, colaboradores y delegados.
Subida de documentos que contienen caja de Firma
Existe una restricción que impide adjuntar documentos PDF que incluyan la caja de firma en el pie del documento, dado que el documento ya existe en el repositorio documental y en su lugar se utilice la opción por NDE. Ejemplo de error al detectar caja de firma:
Al pulsar en 'Cerrar' le preguntará lo siguiente:
Si pusalmos sobre 'Aceptar' lo añade directamente a la solicitud obtienendo el original del documento del repositorio.
Añadir Documentos como Anexos
Las opciones para los anexos son las mismas que para los documentos nuevos del apartado 'Añadir Documento nuevo', añadiendo la posibilidad de incluir además Origen : Web (URL pública).
Y también la opción de incluir Origen: Archivos comprimidos (Zip). Una vez seleccionado el archivo zip se irán mostrando los documentos que tiene en el listado para añadirlos a la solicitud.
El número máximo permitido de documentos contenidos en un zip es 25.
Esta opción NO está disponible en Internet Explorer.
Mientras se realiza la acción de subir un documento Principal o Anexo se mostrará la acción de Cargando
Al final se muestra un dialogo con el resultado de la subida de los documentos.
