PANTALLA DE UNA SOLICITUD DE FIRMA
¿CÓMO GESTIONAR UNA SOLICITUD?
A continuación se detallan la información y acciones que se pueden realizar en la pantalla de una solicitud de firma por parte del titular o colaborador del portafirmas. La ficha de la solicitud se encuentra agrupada por 5 secciones que muestran diferentes apartados de la misma, la cual se podrá encoger o mostrar información de la sección seleccionada:
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Información de la solcitud : En esta sección podremos modificar los datos asociados a la solicitud; Resumen, Materia, Procedimiento, Expediente, Tipo Documento, Uso de la Firma, Plazo Máximo y el Destinatario. Estos datos sólo podrán ser modificados por el solicitante o su colaborador, y sólo si la solicitud de firma está en estado INICIADA. Al final de la sección aparecerán las diferentes acciones que puede realizar el usuario en función del rol que tenga el usuario en la solicitud y del estado de la misma. Por ejemplo, si el usuario es el solicitante de la misma y se encuentra en estado “Iniciada”, sólo se permitirá realizar una de las siguientes acciones: “Guardar la Solicitud”, “Eliminar la Solicitud”, “Enviar la Solicitud”, “Firmar Documentos”, “Firmar Documentos y Reenviar”, “Generar Solicitud Similar” o “Volver al Listado”.
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Documentos Principales (nº de elementos) : En esta sección se indican los documentos principales que contendrá la solicitud.
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Documentos Anexos (nº de elementos): En esta sección se indican los documentos anexos que contendrá la solicitud.
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Notas (nº de elementos) : En esta sección se indican las notas que contendrá la solicitud.
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Históricos : En esta sección se muestra la información del histórico de la solicitud de firma, ya sea por los distintos cambios de estado de la misma, como de todas las acciones realizadas sobre ella.
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IMPORTANTE: Los cambios realizados sobre los datos de la solicitud no se harán efectivos hasta que se pulse sobre el botón “Guardar Solicitud”. Por ejemplo, si se desea actualizar el Uso de la Firma de una solicitud deberá seleccionar el nuevo uso y pulsar sobre el botón “Guardar Solicitud”. En caso de no hacerlo así, la solicitud seguirá con el uso de firma previo y no será posible adjuntar los documentos para el nuevo uso de la firma. |
ESTADOS DE UNA SOLICITUD
En la solicitud se puede encontrar en alguno de los siguientes estados:
Iniciada |
La solicitud se encuentra en estado de preparación. |
Enviada |
La solicitud ha sido enviada/recibida para su trámite y firma. |
Validada |
La solicitud ha sido revisada y se encuentra validada. |
Requerida |
La solicitud ha sido requerida por el destinatario y queda pendiente de ser reparada por parte del solicitante. |
Firmada y Reenviada |
La solicitud ha sido firmada y reenviada a otro destinatario para que realice una nueva firma (solicitud abierta). |
Firmada |
La solicitud ha sido firmada y se da por cerrado el ciclo de firmas (solicitud cerrada). |
Firmada (Protegida) |
Se han protegido los documentos de la solicitud y no se permite realizar más acciones sobre la misma. |
Firmada (Parcialmente Protegida) |
Algunos documentos no se han podido proteger. |
Rechazada |
La solicitud ha sido rechazada por el destinatario (solicitud cerrada). |
Eliminada |
La solicitud ha sido eliminada de forma lógica por el solicitante. |
BOTONES DE ACCIONES SOBRE UNA SOLICITUD
Los Botones que se muestran dependerán en todo momento del estado en que se encuentre la solicitud.
Guardar |
Guarda la solicitud, puede seguir cumplimentándola o bien continuar haciéndolo mas tarde. |
Enviar |
Enviar la solicitud a la bandeja de “solicitudes recibidas pendientes” del portafirmas del destinatario, conjuntamente se le envía un correo electrónico de comunicación. |
Archivar |
Su finalidad es dar por finalizado el trámite de la solicitud. Sólo se podrá archivar si su estado es “Eliminada” o “Firmada”. Una vez archivada, la solicitud no aparecerá en las relaciones de solicitudes Pendientes. Se podrá consultar en el apartado de Todas / Todas las Solicitudes. |
Reactivar |
Su finalidad es la de rehabilitar una solicitud ya cerrada en estado de “Firmada”, cambia el estado de la misma a “Firmada y Reenviada” permitiendo así añadir nuevas firmas o bien rehabilitar una solicitud “Rechazada” no archivada aún, pasándola a su estado anterior al rechazo. No se permiten reactivar aquellas solicitudes de firmas que contengan documentos principales con algún registro electrónico asociado. |
Cambiar a Firmada |
Su finalidad es la de forzar la finalización del ciclo de firmas de una solicitud que se encuentra en estado “Firmada y Reenviada” pasándola a estado de “Firmada” para su posterior archivo y poder obtener así los datos referentes a la firma electrónica de los documentos firmados. |
Reparar Requerimiento |
Solucionar el problema objeto del requerimiento, se notifica por correo electrónico, a todos los intervinientes, del hecho. |
Eliminar |
Se podrá eliminar una solicitud si se encuentra en alguno de los estados siguientes: “Iniciada”, “Enviada” o “Requerida”. Se trata de una eliminación lógica por lo que no se eliminara del sistema, se podrá recuperar posteriormente. Se notifica vía correo electrónico. |
Reiterar |
Se trata de enviar un mensaje de correo al destinatario de la solicitud, recordándole que tiene pendiente de tramitar la misma. No admite ningún tipo de parámetro. |
Proteger documentos |
Se protegen los documentos principales cerrando el ciclo de la solicitud e impidiendo volver a reactivarla. Solo el solicitante puede realizar esta acción. |
Devolver: |
Requerir Solicitud : No estar conforme con la solicitud. Se cambia de estado a “Requerida”, se le notifica al solicitante de tal hecho vía correo electrónico para que proceda a reparar la solicitud. |
Rechazar Solicitud : Se rechaza de plano la solicitud. Se cambia el estado a “Rechazada”. Se notifica por correo electrónico. |
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Validar: |
Validar Solicitud : Estar conforme con la solicitud. Se cambia el estado a “Validada” y queda pendiente de la firma, se notifica vía correo electrónico. |
Validar y Reenviar Solicitud : Estar conforme con la solicitud y se reenvía la solicitud a otro destinatario distinto del destinatario inicial, se notifica vía correo electrónico. Se cambia el estado de la solicitud a “Validada”. |
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Reenviar |
Estar conforme con la solicitud y se reenvía la solicitud a otro destinatario distinto del destinatario inicial, se notifica vía correo electrónico. No cambia el estado de la solicitud. |
Firmar: |
Firmar Documentos: Permite firmar electrónicamente los documentos principales que acompañan a la solicitud de firma seleccionada y dar por terminado el proceso. |
Firmar Documentos y Reenviar : Permite firmar electrónicamente los documentos principales que acompaña la solicitud de firma seleccionada y el reenvío de la misma a otro destinatario. Se cambia el estado a “Firmada y Reenviada”. |
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Generar Similar |
Permite crear una nueva solicitud a partir de los datos de otra existente. Mantiene los datos de la solicitud original: Resumen, Materia, Procedimiento, Expediente y Tipo de Documento. Si el estado de la solicitud origen es firmada, permite añadir sus documentos principales o los anexos como anexos de la nueva solicitud. |
Refrescar |
Recarga la solicitud completa. |
Volver |
Retorna al listado de solicitudes. |
ACCIONES SOBRE DOCUMENTOS, ANEXOS Y NOTAS
Se Permite añadir un documento vía local o NDE, una web (url pública) en los anexos, o una nota a la solicitud.
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Permite añadir un documento, una web (url pública) o una nota a la solicitud.
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Permite descargar el justificante de firma (con cajetín de firma dinámico). Documento original con representación de la caja de firma y/o registro.
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Permite descargar el justificante de firma (con cajetín en todas las páginas del documento). Documento original con representación de la caja de firma y/o registro.
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Permite descargar el documento original sin firma(s).
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Permite descargar la firma del documento.
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Ventana de información-comprobación de la(s) firma(s) del documento
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Ventana de Registros asociados al documento
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Ventana de auditoría del documento (fecha añadido, URI documento, etc.)
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Borrar de forma lógica (no física) un documento previamente añadido.
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Editar el documento añadido desde local
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Visualizar el documento (sólo pdf) sin necesidad de descargarlo previamente.
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La visualización de la firma electrónica se realiza mediante lo que hemos dado en llamar “casilla de firma” o “casilla de verificación de firma”, que se superpone visualmente al documento en la parte inferior de todas las páginas del mismo. En la actualidad existen dos modelos de casilla de firma (ver apartado Modelos de caja de firma) que se representan de forma dinámica en función del número de páginas, del número de firmas secuenciales y del número de registros electrónicos que se van a representar gráficamente en el documento. |
Ventana de Registros asociados al documento
Se muestra la información sobre los registros que tenga asociado el documento
Visualizar el documento (sólo pdf) sin necesidad de descargarlo
Si pulsamos sobre el icono de 'Ver Documento', se nos mostrará en pantalla el document Original si necesidad de descargarlo.
Para cerrar la ventana , simplemente haciendo click sobre "X"
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Comprobar la Firma de todos los documentos de la solcitud
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Permite descargar en un ZIP los documentos principales o ambos (principales y anexos) asociados a una solicitud de firma. Se permitirá descargar los justificantes de firma, documentos originales y firma, esta última opción sólo aparecerá en el caso de la descarga únicamente de documentos principales.
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Incluir borrados: Marcado esta casilla, muestra si los hubiera, además de los documentos actuales, los documentos que han sido borrados de forma lógica con anterioridad.
Puede ver más información en la sección correpondiente a:
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Si posicionamos el ratón sobre cualquiera de los iconos nos muestra inforamción sobre la acción 
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