Gobierno de Canarias

• Cotejo de documentos
• Copia sellada del documento

Por otra parte, los ciudadanos podrán acompañar una copia de los documentos que presenten junto con sus solicitudes, escritos y comunicaciones.

Mediante la incorporación del nuevo apartado 5 del artículo 38 de la LRJ LAC, tras la modificación producida por la Ley 4/1999, (BOE. número 12, de 14 de enero), se regula la expedición de copias de los documentos que presenten los ciudadanos ante las Administraciones Públicas, dando cumplimiento al derecho reconocido por el artículo 35,c).

Dicha copia, previo cotejo con el original por cualquiera de los registros a que se refieren los puntos a) y b) del apartado 4 de este mismo articulo, se remitirá al órgano destinatario con la solicitud, escrito o comunicación a la que acompañe, devolviéndosele el original al ciudadano.

Cotejo de documentos

A los ciudadanos les será devuelto el original del documento, salvo cuando dichos originales deban obrar en el procedimiento. Es decir, si el ciudadano no está obligado a presentar el documento original y aporta una copia del mismo, ésta se remitirá junto con la solicitud, escrito o comunicación previo su cotejo con el original. En estos casos el cotejo de documentos debe realizarse por las oficinas de registro de las Entidades Locales.

El desglose y devolución de documentos previo cotejo de éstos con sus copias constituye un supuesto distinto al de la expedición de recibos visto anteriormente, por las razones siguientes:

El cotejo se refiere a los documentos aportados por los interesados junto con sus solicitudes, escritos o comunicaciones, pero no a las solicitudes, escritos o comunicaciones mismos. Sólo se practicará el cotejo cuando la copia cotejada vaya a acompañar a solicitudes, escritos y comunicaciones que se presenten en la oficina de registro en cuestión.

Consiste en la comparación de una copia con el documento original, ambos presentados por el interesado, con el objeto de comprobar que son idénticos (y no de acreditar la fecha de presentación o la entrega de un documento original a la Administración actuante).

El cotejo se produce en relación a un procedimiento administrativo determinado que se inicia o que se está instruyendo y su finalidad es dejar constancia en el expediente de la comprobación realizada mediante la aportación al mismo de la copia cotejada del documento de que se trate, posibilitando así la devolución del original al interesado.

Una vez comprobada la identidad entre la copia y el original, debe diligenciarse o imprimirse en aquélla un sello o acreditación que exprese dicha identidad (y no solamente la fecha de presentación), uniéndose a continuación la copia cotejada a la solicitud, escrito o comunicación que va a remitirse al órgano o Entidad destinatarios y devolviendo el original al interesado.

En definitiva, las Entidades Locales que se hayan adherido al Convenio Marco deben satisfacer el derecho de los ciudadanos a la devolución de los documentos originales, previa unión a la solicitud, escrito o comunicación de una copia cotejada.

Consecuentemente, las Entidades Locales deben aplicar como criterio de actuación en este supuesto la realización del cotejo de documentos y la devolución de los originales al interesado.

En el ejemplo, el ciudadano presenta junto con la solicitud una copia de su declaración del IRPF y el original de la misma. El registro, tras comprobar la identidad entre ambas, cotejará la copia que remitirá al órgano destinatario junto con la solicitud y devolverá al ciudadano el documento original.

Copia sellada del documento

Cuando el original deba obrar en el procedimiento, se entregará al ciudadano la copia del mismo, una vez sellada por los registros mencionados (art. 38.4 a) y b) y previa comprobación de su identidad con el original.

La figura de la copia sellada es de aplicación al siguiente supuesto: Cuando un ciudadano debe acompañar a su solicitud, escrito o comunicación un documento original porque así lo exige la normativa que sea aplicable , tiene derecho a que se le expida una copia sellada del mismo, que sirva como justificante acreditativo de que el original se encuentra en poder de la Administración.

A diferencia del recibo o copia anotada, supuesto ya contemplado, el derecho a obtener copia sellada se refiere a los documentos que acompañan a las solicitudes, escritos y comunicaciones que los ciudadanos dirigen a la Administración, y no a las solicitudes escritos y comunicaciones mismos. Por otra parte, su finalidad es fundamentalmente acreditar la entrega a la Administración del original de un determinado documento, no sólo al efecto de constatar el cumplimiento de plazos, sino también para prevenir posible extravíos y garantizar la efectividad de otros derechos legalmente reconocidos a los ciudadanos, como el consagrado en el artículo 35.f) de la LRJ PAC, que les permite no presentar documentos que ya se encuentren en poder de la Administración actuante.

En consecuencia, las Entidades Locales deberán efectuar el sellado, a los efectos indicados, de las copias de los documentos originales que aporten acompañando a las solicitudes, escritos y comunicaciones que dirijan a la AGE o a la Administración de la Comunidad Autónoma de Canarias.

Siguiendo con e/ mismo ejemplo, el ciudadano junto con su solicitud presenta el original de su título de bachillerato para que se remita junto con aquélla aportando, además, una copia. En tal caso, puede pedir que se le devuelva dicha copia sellada. Para satisfacer tal derecho, el registro comprobará la identidad de original y copia, sellará está devolviéndola al ciudadano y remitirá el documento original junto con la solicitud al órgano destinatario.