Gobierno de Canarias

• Admisión o rechazo de solicitudes, escritos y comunicaciones
• Expedición de recibos
• Asiento registral
• Creación de un registro auxiliar

Admisión o rechazo de solicitudes, escritos y comunicaciones

De acuerdo con lo estipulado en la cláusula séptima del Convenio Marco, los registros de los Ayuntamientos o Entidades Locales que se adhieran al mismo deberán admitir cualesquiera solicitudes, escritos y comunicaciones presentadas por los ciudadanos y dirigidas a cualquier órgano de la AGE y de la Administración de la Comunidad Autónoma de Canarias o a las Entidades de Derecho Público vinculadas o dependientes de ambas, con independencia de su localización territorial.

Sin embargo, el Convenio no habilita a los registros de la Entidad Local para recibir solicitudes, escritos o comunicaciones dirigidos a los siguientes órganos, entidades e instituciones:

• Administraciones de la Comunidad Autónoma distintas a la de su ámbito territorial. (No se pueden recibir escritos dirigidos a otra Comunidad Autónoma, solamente los destinados a la Administración de la Comunidad Autónoma de Canarias)
• Entidades Locales diferentes de la firmante. (No se recibirán escritos dirigidos a otras Entidades Locales, ni siquiera a las de la propia Comunidad Autónoma de Canarias)
• Entidades de Derecho Público vinculadas o dependientes de las restantes Comunidades Autónomas (excepto las integradas a la Administración de la Comunidad Autónoma de Canarias) o de otras Entidades Locales
• Universidades (excepto la Universidad Nacional de Educación a Distancia (UNED), la Universidad Internacional Menéndez y Pelayo vinculadas a la AGE y las Universidades de La Laguna y de Las Palmas vinculadas a la ACAC)
• Cortes Generales, Parlamento de Canarias, Tribunal Constitucional, Consejo General del Poder Judicial y Tribunal Superior de Justicia de Canarias
• Defensor del Pueblo, Diputado del Común y Tribunal de Cuentas
• Órganos jurisdiccionales (juzgados y tribunales)
• Registros Civil, Mercantil y de la Propiedad

Expedición de recibos

Cuando se presente una solicitud, escrito o comunicación los registros de los Ayuntamientos y demás Entidades Locales deberán expedir a los interesados que lo soliciten el correspondiente recibo que acredite la fecha de presentación, admitiéndose como tal una copia anotada (copia de la solicitud, escrito o comunicación en la que figure dicha fecha anotada o un sello o acreditación indicándolo por la oficina de registro), de conformidad con lo dispuesto en el artículo 70.3 de la LRJ PAC. Deberá comprobarse la veracidad de que la documentación que se menciona en la solicitud, como que se aporta con la misma, obra adjunta a dicho escrito inicial.

Es importante distinguir este supuesto del cotejo de documentos al que se hace referencia en el apartado B, por lo que debe aclararse que la entrega al interesado de una copia anotada de la solicitud, escrito o comunicación que presente implica lógicamente la comparación de la copia con el original que debe remitirse al órgano o Entidad de la AGE o de la Administración de la Comunidad Autónoma de Canarias, pero su finalidad es simplemente la de sustituir al recibo de entrega, consignando la fecha de presentación en el registro a efectos de acreditar el cumplimiento de plazos por el interesado.

En consecuencia se entiende, a estos efectos, solamente deberán expedirse recibos o copias anotadas de las solicitudes, comunicaciones y escritos dirigidos a un órgano o entidad de la AGE o de la Administración de la Comunidad Autónoma de Canarias que presenten los ciudadanos en las oficinas de registros de la Entidad Local, pero no de los documentos que acompañen a aquéllos; y que la anotación, sello o acreditación plasmada en la copia hará constar la entrada en el registro, la identificación de éste y la fecha y hora (especificando el minuto) de presentación.

Si un ciudadano presenta en el registro de una Entidad Local una solicitud dirigida a la AGE o a la Comunidad Autónoma de Canarias acompañada de varios documentos (p.e., una solicitud de una beca acompañada de título de bachillerato y copia de la declaración de IRPF); el registro optará por expedir un recibo o como es habitual devolver al interesado una copia solo de la solicitud en la que conste la fecha de presentación y la entrada, pero comprobando, antes de proceder a la expedición del recibo o de sellar la copia, que la documentación invocada en el escrito figura adjunta al mismo).

Asiento registral

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 38.3 de la LRJ PAC y en la cláusula séptima b) M Convenio, las Entidades Locales dejarán constancia en sus registros de la entrada de las solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos a los órganos y Entidades que integran la AGE y la Administración de la Comunidad Autónoma de Canarias, con indicación en sus asientos de su número, epígrafe expresivo de su naturaleza, la fecha de entrada, la fecha y hora (especificando el minuto) de presentación, el interesado u órgano administrativo remitente, la persona u órgano administrativo al que se dirige, así como una referencia al contenido del escrito o comunicación que se registra.

Creación de un registro auxiliar

Se sugiere como recomendación, interesante para que se ponga en práctica, a los efectos de facilitar la comprobación y revisión del sistema que se pretende implantar y en aras a una mayor eficacia administrativa exigible en el tráfico documental interadministrativo, la creación en las propias unidades administrativas de registro de las EELL que se adhieran al Convenio Marco, al amparo de lo establecido en el artículo 38.2 de la LRJ PAC, de un registro auxiliar, o un instrumento registral diferenciado, del registro general de la Corporación, específico para la anotación de los asientos regístrales de entrada y de salida de las solicitudes, escritos y comunicaciones que presenten los ciudadanos dirigidas a los órganos de la Administración General del Estado y a los de la Administración de la Comunidad Autónoma.