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Cuadro de Clasificación Funcional

Antecedentes

La implantación del Sistema de gestión documental y archivos en la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, según lo establecido en el Decreto 160/2006, si bien preveía la clasificación de los documentos generados por los diferentes Departamentos con una metodología orgánico- funcional, en un principio se elaboraron cuadros de clasificación independientes que se estructuraban según el organigrama de cada Departamento.

Esta metodología ?clásica en la tradición archivística? dio buenos resultados en esa primera etapa de la implantación del Sistema, pero también presentaba algunos problemas, derivados de los frecuentes cambios en la estructura orgánica de la Administración Autonómica. Además, se fomentaba la idea de que cada archivo central era una "isla" independiente: no se trabajaba con la idea de pertenencia a una misma institución; se veía cada subfondo como un fondo independiente, lo que tampoco favorecía la homogeneización en la clasificación (series comunes que se denominaban de diferente manera, etc.).

En el año 2004, siguiendo el proceso de desarrollo del Sistema de gestión documental y archivos, comienza la implantación de la aplicación informática corporativa SPERIA, que permite la centralización de todos los procedimientos archivísticos necesarios para la gestión y control de los documentos administrativos en fase de archivo.

Esto planteó la necesidad de contar con un único cuadro de clasificación para la Administración Autonómica, que siguiendo la normativa técnica internacional en gestión documental y archivos- Norma ISO 15489-1, debía estructurarse ahora según el modelo de clasificación funcional, máxime teniendo en cuenta la implantación de la Administración electrónica. Por tanto, había que funcionalizar el cuadro de clasificación.

Siguiendo este modelo, los documentos generados por la Administración debían clasificarse, no a partir de la estructura orgánica de la institución, sino a partir de las funciones y actividades que dicha institución desarrolla en el ejercicio de sus competencias.

Tras el estudio de los principales modelos de clasificación funcional existentes, se eligió la propuesta publicada en 2002 por Mateo Páez, que en aquel momento era el archivero de la Consejería de Agricultura y Pesca de la Junta de Andalucía.

En enero de 2008, en una Comisión Técnica de Coordinación de Archivos Centrales celebrada en la Inspección General de Servicios, se constituye un grupo de trabajo de clasificación documental, cuya tarea consiste en confeccionar una primera propuesta de cuadro funcional, adaptado a la realidad de la Administración Autonómica de Canarias.

En septiembre de ese mismo año el grupo presenta las conclusiones de este trabajo, que es sometido a la opinión del resto de los archiveros de la Administración Autonómica. Una vez efectuadas las modificaciones propuestas y alcanzado el necesario consenso, se aprueba en una Comisión Técnica de Coordinación el esquema de funciones y actividades del nuevo cuadro de clasificación.

En abril de 2009 se realiza una tabla de equivalencias entre las funciones y actividades del cuadro de clasificación funcional y las familias y subfamilias del Catálogo de procedimientos, herramientas corporativas imprescindibles para el control de la gestión documental así como para el buen funcionamiento de la administración electrónica.

Cuadro de clasificación

Explicación del cuadro de clasficación funcional 2012 (PDF - 65 KB.)