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Archivos

En cada uno de los Departamentos del Gobierno existirá un archivo central adscrito a la Secretaría General Técnica, o, en su caso, al órgano horizontal de coordinación administrativa que determine el respectivo Reglamento Orgánico, como parte integrante de su organización, con tantas secciones territoriales como precise, y cuya gestión y organización se realizará en coordinación y siguiendo las normas técnicas emanadas desde el Archivo General de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.

Las funciones de los Archivos centrales departamentales son las siguientes:

  1. Identificar y valorar las series documentales específicas del Departamento, cumplimentando el formulario de identificación y valoración de series documentales al que se refiere el anexo II del presente Reglamento, así como remitirlo, una vez cumplimentado al Archivo General en los términos del artículo 20 del presente Reglamento.

  2. Organizar los documentos atendiendo a la estructura orgánico-funcional del Departamento que los genera, confeccionando y manteniendo siempre actualizado el correspondiente cuadro de clasificación de fondos.

  3. Elaborar los instrumentos de descripción de los documentos necesarios para facilitar su consulta y control.

  4. Adoptar las medidas precisas para que los documentos custodiados puedan ser objeto de consulta y préstamo, en los términos establecidos por la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común y la Ley de Patrimonio Documental y Archivos de Canarias.

  5. Prestar apoyo y asesoramiento técnicos necesarios a los archivos de oficina, comprobando además que éstos cumplan con las instrucciones técnicas dictadas.

  6. Recibir las series documentales procedentes de los archivos de oficina del Departamento. Estas transferencias de documentos deben ir acompañadas de su correspondiente relación de entrega u hoja de remisión de fondos.

  7. Aplicar las oportunas tablas de valoración documental, una vez hayan sido aprobadas por la Comisión General de Valoración Documental, para la correcta transferencia, expurgo y eliminación de los documentos.

  8. Transferir al Archivo General las series o fracciones de series documentales.

  9. Velar por que los documentos estén instalados adecuadamente y que las condiciones medioambientales de los depósitos contribuyan a su apropiada conservación.