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BOC Nº 53. Martes 16 de marzo de 2021 - 1348

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III. OTRAS RESOLUCIONES - Consejería de Derechos Sociales, Igualdad, Diversidad y Juventud

1348 Secretaría General Técnica.- Resolución de 2 de marzo de 2021, por la que se ordena la publicación de la Adenda primera de modificación y prórroga del Convenio de encomienda de gestión ordinaria de servicios entre la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, a través de la Consejería de Derechos Sociales, Igualdad, Diversidad y Juventud (antes Consejería de Empleo, Políticas Sociales y Vivienda), y el Cabildo Insular de Lanzarote, que encomienda a este la realización de actuaciones telemáticas dirigidas a facilitar a los ciudadanos la tramitación para la expedición o renovación de los carné de familia numerosa en su ámbito territorial.

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ANTECEDENTES DE HECHO

Primero.- El 30 de junio de 2017, se formalizó un Convenio de encomienda de gestión ordinaria de servicios entre la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, a través de la extinta Consejería de Empleo, Políticas Sociales y Vivienda, y el Cabildo Insular de Lanzarote, por el que se encomienda a este la realización de actuaciones telemáticas dirigidas a facilitar a los ciudadanos la tramitación para la expedición o renovación de los carné de familia numerosa en su ámbito territorial.

Está inscrito en el Registro de Convenios del Departamento con fecha 21 de julio de 2017 y nº RCO2017TF00027, tiene una vigencia desde su firma hasta el 31 de diciembre de 2020, y ha sido publicado en el Boletín Oficial de Canarias nº 150, de 4 de agosto de 2017.

Segundo.- Con fecha 30 de diciembre de 2020, se ha firmado la Adenda primera de modificación y prórroga del Convenio ampliando su vigencia desde el 1 de enero de 2021 hasta el 31 de diciembre de 2023.

A lo anterior, le son de aplicación los siguientes

FUNDAMENTOS JURÍDICOS

De conformidad con lo dispuesto en el artº. 46.3 de la Ley 8/2015, de 1 de abril, de Cabildos Insulares, los convenios de encomienda de gestión que se suscriban con los Cabildos Insulares deberán ser publicados íntegramente en el Boletín Oficial de Canarias.

Por lo anterior, y en ejercicio de las competencias atribuidas por el artículo 13.2.r) del Reglamento Orgánico de la Consejería de Derechos Sociales, Igualdad, Diversidad y Juventud, aprobado por Decreto 43/2020, de 16 de abril,

R E S U E L V O:

Ordenar la publicación en el Boletín Oficial de Canarias de la Adenda primera de modificación y prórroga del Convenio de encomienda de gestión ordinaria de servicios entre la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, a través de la Consejería de Derechos Sociales, Igualdad, Diversidad y Juventud (antes Consejería de Empleo, Políticas Sociales y Vivienda) y el Cabildo Insular de Lanzarote, por el que se encomienda a este la realización de actuaciones telemáticas dirigidas a facilitar a los ciudadanos la tramitación para la expedición o renovación de los carné de familia numerosa en su ámbito territorial, cuyo texto se acompaña como anexo.

Santa Cruz de Tenerife, a 2 de marzo de 2021.- La Secretaria General Técnica, Marlene Santana Rodríguez.

A N E X O

ADENDA PRIMERA DE MODIFICACIÓN Y PRÓRROGA DEL CONVENIO DE ENCOMIENDA DE GESTIÓN ORDINARIA DE SERVICIOS ENTRE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE CANARIAS, A TRAVÉS DE LA CONSEJERÍA DE DERECHOS SOCIALES, IGUALDAD, DIVERSIDAD Y JUVENTUD (ANTES CONSEJERÍA DE EMPLEO, POLÍTICAS SOCIALES Y VIVIENDA) Y EL CABILDO INSULAR DE LANZAROTE, POR EL QUE SE ENCOMIENDA A Este LA REALIZACIÓN DE ACTUACIONES TELEMÁTICAS DIRIGIDAS A FACILITAR A LOS CIUDADANOS LA TRAMITACIÓN PARA LA EXPEDICIÓN O RENOVACIÓN DE LOS CARNÉ DE FAMILIA NUMEROSA EN SU ÁMBITO TERRITORIAL.

INTERVIENEN

De una parte, la Excma. Sra. Noemí Santana Perera, Consejera de Derechos Sociales, Igualdad, Diversidad y Juventud, en virtud de su nombramiento conferido mediante el Decreto 121/2019, del Presidente, de 17 de julio, por el que se nombran a los Consejeros y a las Consejeras del Gobierno de Canarias.

Interviene en uso de las facultades y atribuciones que le han sido conferidas en virtud de lo dispuesto en los artículos 16.1 y 29.1, letra k) de la Ley 14/1990, de 26 de julio, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas de Canarias, el artículo 4 del Decreto 203/2019, de 1 de agosto, por el que se determina la estructura central y periférica, así como las sedes de la Consejerías del Gobierno de Canarias, el artículo 5 del Decreto 119/2019, de 16 de julio, del Presidente, por el que se determinan el número, denominación y competencias de las Consejerías y en virtud del cual asume las competencias hasta entonces atribuidas a la extinta Consejería de Empleo, Políticas Sociales y Vivienda, salvo las relativas a empleo y vivienda, asumiendo a su vez las relativas a igualdad y juventud, así como en virtud de lo previsto en los artículos 1, 2, 5 y 6 del Reglamento Orgánico de la Consejería de Derechos Sociales, Igualdad, Diversidad y Juventud, aprobado mediante Decreto 43/2020, de 16 de abril.

Y de otra, la Excma. Sra. Dña. María Dolores Corujo Berriel, Presidenta del Cabildo Insular de Lanzarote (en adelante, el Cabildo) en representación que del mismo tiene atribuida en virtud del apartado 4, letra ñ), del artículo 124, en relación con la Disposición adicional décimo cuarta de la Ley 7/1985, de 2 de abril, reguladora de las Bases del Régimen Local, así como del artículo 125.2 de la Ley 8/2015, de 1 de abril, de Cabildos Insulares y facultada para la firma del presente Convenio de encomienda de gestión ordinaria de servicios, por autorización del Consejo de Gobierno Insular, adoptada en sesión celebrada el día 29 de diciembre de 2020.

Las partes intervinientes, que actúan en razón de sus respectivos cargos, se reconocen, mutua y recíprocamente, la capacidad legal necesaria para la formalización del presente Convenio de encomienda y, en su mérito,

MANIFIESTAN

Primero.- En fecha 30 de junio de 2017, la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, a través de la extinta Consejería de Empleo, Políticas Sociales y Vivienda y el Cabildo Insular de Lanzarote suscribieron un convenio de encomienda de gestión ordinaria de servicios para la realización por parte de la Corporación Insular de actuaciones telemáticas dirigidas a facilitar a los ciudadanos la tramitación para la expedición o renovación de los carné de familia numerosa en su ámbito territorial (publicado en el Boletín Oficial de Canarias, nº 150, de 4.8.17).

Segundo.- De conformidad con lo previsto en el artículo 5 del Decreto 119/2019, de 16 de julio, del Presidente, por el que se determinan el número, denominación y competencias de las Consejerías, la Consejería de Derechos Sociales, Igualdad, Diversidad y Juventud asumió las competencias que en materia de familias numerosas tenía atribuidas la extinta Consejería de Empleo, Políticas Sociales y Vivienda.

Tercero.- La cláusula octava del citado Convenio establece un período inicial de vigencia comprendido entre el día de su firma y el 31 de diciembre de 2020, inclusive.

Dicha cláusula, no obstante, prevé la posibilidad de que las partes firmantes acuerden prorrogar, de forma expresa, la vigencia inicialmente pactada, por un período adicional de hasta tres años.

Cuarto.- Las partes suscriptoras del Convenio consideran que siguen concurriendo las mismas circunstancias que dieron lugar a su suscripción, pues el mismo redunda en beneficio de las familias numerosas residentes en la isla de Lanzarote, por cuanto se benefician de una gestión más ágil y eficaz de los procedimientos relacionados con la expedición, renovación y modificación de los títulos de familia numerosa, procurando a su vez una Administración más cercana a la ciudadanía, sin que por otro lado concurran circunstancias que aconsejen modificar el contenido del clausulado del citado Convenio.

Quinto.- No obstante lo previsto en el apartado anterior, la derogación de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, y la entrada en vigor de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, así como la vigencia y directa aplicación del Reglamento UE 2016/679, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales, exigen la modificación puntual del Convenio en su cláusula quinta relativa a la protección de datos a fin de adaptar este a la normativa vigente, introduciéndose además un Anexo a través del cual se formaliza el encargo de tratamiento de datos personales a favor del Cabildo Insular.

Consta en el expediente declaración de la persona responsable del órgano competente del Cabildo Insular de Fuerteventura en la que se indica la ubicación geográfica de los servidores de los que se servirá para la recogida, el almacenamiento, el procesamiento y la gestión del tratamiento de los datos personales correspondientes.

Sexto.- De conformidad con lo previsto en el artículo 44 de la Ley 8/2015, de 1 de abril, de Cabildos Insulares, la presente Adenda ha sido autorizada por parte del Gobierno de Canarias en la sesión celebrada el día 23 de diciembre de 2020.

En virtud de lo anteriormente expuesto, las partes intervinientes

ACUERDAN

Primero.- Prorrogar la vigencia del Convenio de encomienda de gestión ordinaria de servicios, suscrito en fecha 30 de junio de 2017, entre la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, a través de la extinta Consejería de Empleo, Políticas Sociales y Vivienda y el Cabildo Insular de Lanzarote, para la realización por parte de la Corporación Insular de actuaciones telemáticas dirigidas a facilitar a los ciudadanos la tramitación para la expedición o renovación de los carné de familia numerosa en su ámbito territorial, por el período comprendido entre el 1 de enero de 2021 y el 31 de diciembre de 2023, ambos inclusive.

Segundo.- Modificación del clausulado.

1. Se modifica la cláusula quinta del Convenio que queda redactada en los siguientes términos:

Quinta.- Protección de datos personales y deber de sigilo.

1. En la ejecución de este convenio deberá respetarse y aplicarse en su integridad el Reglamento (UE) 2016/679, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales (RGPD), y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales, y demás normativa aplicable en cada momento en materia de protección de datos personales.

2. Dado que la ejecución de este convenio implica el tratamiento de datos personales, el Cabildo Insular tendrán la condición de Encargado del tratamiento de los datos personales que vaya a tratar por cuenta de la Consejería de Derechos Sociales, Igualdad, Diversidad y Juventud, a través de la Dirección General de Protección a la Infancia y la Familia, responsable del tratamiento, en los términos establecidos en el Encargo de Tratamiento de Datos que figura como anexo a este Convenio.

El Cabildo Insular, como encargado del tratamiento, deberá cumplir en todo momento con sus obligaciones en materia de protección de datos personales, tanto las que deriven de la legislación vigente, como las establecidas en el anexo al presente Convenio, así como lo dispuesto en las resoluciones o instrucciones que, en su caso, dicte por escrito el responsable del tratamiento.

3. El Cabildo Insular se compromete, entre otros aspectos, a preservar la confidencialidad de los datos personales objeto de tratamiento. Estos datos solo podrán ser utilizados a fin de realizar las actuaciones necesarias señaladas en este Convenio.

Todo el personal del Cabildo Insular adscrito o no, a la ejecución del presente Convenio, que por razón de sus cometidos o por cualquier otra circunstancia, deba tener o tenga acceso a cualquier dato personal a los que se refiere la presente cláusula, tiene el deber de guardar sigilo personal y profesional al respecto aun cuando dejare de prestar servicios para el Cabildo Insular.

4. El Cabildo Insular, en su condición de Encargado del tratamiento, remitirá a la Dirección General de Protección a la Infancia y la Familia, en el plazo de un mes a contar desde la fecha de inicio de la vigencia del Convenio, una declaración responsable, firmada por quien ostente su representación legal, en la que señale: que el personal adscrito, bajo su autoridad, a la ejecución del Convenio, ha suscrito los correspondientes compromisos de confidencialidad. Indicando además en la declaración la identidad de esas personas, sus funciones y el lugar de desarrollo de las mismas; Que ha impartido o se propone impartir, al citado personal, formación en protección de datos, realizando en la declaración una breve descripción de la misma; Si le es o no exigible la obligación de contar con su propio registro de actividades de tratamiento efectuadas en su calidad de encargado, regulado en el artículo 30.2 RGPD, en relación con el artículo 31 LOPD. En caso afirmativo, adjuntará copia del referido registro. En caso negativo, justificará la existencia de alguno de los supuestos excepcionales del artículo 30.5 RGPD.

2. Se introduce un anexo al Convenio conforme a la modificación realizada en la cláusula quinta bajo la denominación "Encargo de Tratamientos de Datos Personales" en los términos del anexo de la presente Adenda.

Tercero.- Las condiciones acordadas por las partes seguirán siendo las mismas y en los mismos términos con las únicas modificaciones introducidas en esta adenda conforme al apartado anterior.

Y en prueba de conformidad, las partes firman el presente documento considerándose firmado el 30 de diciembre de 2020.- La Consejera de Derechos Sociales, Igualdad, Diversidad y Juventud, Noemí Santana Pérez.- La Presidenta del Cabildo Insular de Lanzarote, María Dolores Corujo Berriel.

A N E X O

ENCARGO DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Primero.- Objeto del encargo.

Es objeto del presente encargo el tratamiento de datos personales por parte del Cabildo Insular de Lanzarote, que tendrá la condición de Encargado del tratamiento realizado por cuenta del Responsable que es la Dirección General de Protección a la Infancia y la Familia de la Consejería de Derechos sociales, Igualdad, Diversidad y Juventud, conforme a la Resolución de la Directora General de Protección a la Infancia y la Familia, nº 1642, de 9 de agosto de 2018, derivado de la ejecución de las actuaciones objeto del presente Convenio.

El Encargado del tratamiento, así como el personal que actúe bajo su autoridad y tenga acceso a datos personales en el marco de la ejecución del contrato, deberá tratar los mismos conforme a lo dispuesto en la normativa comunitaria y estatal aplicable en la materia y en el presente encargo.

Segundo.- Finalidad.

Este tratamiento de datos personales tiene por finalidad la adecuada ejecución de las actuaciones objeto del Convenio, sin que pueda tratar los datos personales para una finalidad distinta.

Si el Encargado del tratamiento destinase los datos a otra finalidad, los comunicara o los utilizara incumpliendo la normativa vigente y/o lo previsto en el presente encargo, será considerado también como Responsable del Tratamiento, respondiendo personalmente de las infracciones en que hubiera incurrido.

Tercero.- Duración.

Este encargo tendrá la misma duración que el Convenio.

Cuarto.- Destino de los datos al término de la duración del encargo.

Al finalizar el encargo, el Encargado del tratamiento, en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles, debe devolver al Responsable los datos personales, tanto los que fueron automatizados como los que no. La devolución debe comportar el borrado total de los datos personales, tanto los que fueran tratados de forma automatizada, borrándolos de los equipos utilizados para ello, como los que fueron tratados de forma no automatizada, destruyendo diligentemente las copias en soporte papel, en su caso.

El Encargado del tratamiento podrá conservar una copia de los datos personales, los cuales debe mantener bloqueados, para atender posibles responsabilidades administrativas o jurisdiccionales, por el plazo legalmente establecido para ello. Finalizado este, deberá proceder a la destrucción y supresión de tales datos personales.

Quinto.- Tipología de datos personales.

Los datos personales susceptibles de tratamiento por el Encargado son: documento oficial de identificación, nombre y apellidos, sexo, lugar de nacimiento, estado civil, dirección postal, teléfono de contacto, correo electrónico, firma, firma electrónica o cualquier otro sistema de firma y de identificación admitido por las Administraciones Públicas. Datos relacionados con circunstancias sociales, económicos, financieros y de seguros, académicos y profesionales, sanitarios, grado de discapacidad, específicos de los expedientes de los distintos procedimientos administrativos gestionados con el sistema de información.

Sexto.- Personas afectadas.

Los colectivos de las personas físicas afectadas cuyos datos pueden ser tratados son las personas miembros de las unidades familiares con derecho al reconocimiento de familia numerosa y de expedición y/o renovación del título administrativo correspondiente.

Séptimo.- Personas autorizadas para el tratamiento de los datos personales.

El Encargado del tratamiento garantizará que los datos personales se traten únicamente por el personal que, dentro de aquel adscrito a la ejecución del contrato, haya autorizado y declarado para este cometido.

Si se produjeran bajas, sustituciones o incorporaciones respecto al personal declarado, el Encargado deberá entregar al Responsable, en el plazo máximo de siete (7) días naturales, una nueva declaración responsable comunicando esta circunstancia, así como la identificación, funciones y lugar de trabajo de los trabajadores a quienes afecte, y señalando, en el caso de incorporaciones, que los nuevos trabajadores han suscrito un compromiso de confidencialidad.

Tanto el Encargado como el personal que trate los datos están sujetos a un deber de confidencialidad, que permanecerá incluso tras la finalización del encargo.

El Encargado deberá informar convenientemente a su personal de las medidas de seguridad que han de adoptar para la protección de los datos, y les garantizará la formación necesaria en la materia.

Octavo.- Tratamiento de datos personales en el territorio de la Unión Europea.

Los sistemas de información y comunicaciones para la recogida, almacenamiento, procesamiento y gestión de los tratamientos de datos personales deben ubicarse y prestarse dentro del territorio de la Unión Europea.

Estos datos no podrán ser objeto de transferencia a un tercer país u organización internacional, con excepción de los que hayan sido objeto de una decisión de adecuación de la Comisión Europea o cuando así lo exija el cumplimiento de las obligaciones internacionales asumidas por el Reino de España.

Noveno.- Ejercicio de derechos en materia de protección de datos.

En el supuesto de que una persona afectada ejerza sus derechos (acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad de datos, oposición y a no ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas); el Encargado debe remitir la documentación, a través del Registro Oficial correspondiente, al Responsable, en un plazo máximo de dos (2) días hábiles.

El Responsable podrá requerir al Encargado para que, en un plazo máximo de dos días hábiles, aporte la documentación adicional para contestar dicha solicitud.

Décimo.- Deber de cooperación del Encargado.

El encargado del tratamiento debe:

* Facilitar el acceso a los datos personales y a las operaciones de tratamiento del Delegado de Protección de Datos designado por el Responsable.

* Cooperar con la autoridad de control.

* Colaborar con el Responsable a solicitud de este.

* Poner a su disposición cuanta información o documentación le sea requerida para dar cumplimiento al marco normativo en materia de protección de datos.

* Comunicar de forma inmediata si advierte que una instrucción es susceptible de infringir dicho marco normativo.

Undécimo.- Medidas de seguridad del tratamiento de datos personales.

El Encargado debe aplicar las medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar que las operaciones de tratamiento de datos personales se realicen en un nivel de seguridad adecuado. Como mínimo habrán de contemplar:

- La seudonimización y el cifrado de datos personales.

- La capacidad de garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento.

- La capacidad de restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida, en caso de incidente físico o técnico.

- El proceso de verificación, evaluación y valoración regulares de la eficacia de las medidas técnicas y organizativas para garantizar la seguridad del tratamiento.

Son aplicables:

- Respecto al tratamiento no automatizado de los datos, las medidas de seguridad previstas en Capítulo IV del Título VIII del Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

- Respecto al tratamiento automatizado de los datos, las medidas de seguridad del Anexo II del Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica.

- Si el Encargado se encontrara autorizado, en su caso, para la utilización de los recursos informáticos, telefónicos o redes de comunicación de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, resultaría además de aplicación el Acuerdo del Gobierno de Canarias de 25 de junio de 2018, que aprueba las instrucciones que conforman la normativa de seguridad en el uso de los recursos informáticos, telefónicos y de redes de comunicación de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias (BOC nº 127, de 3.7.18).

Duodécimo.- Notificación de violaciones de seguridad de los datos personales.

El Encargado notificará al Responsable, de manera fehaciente, cada violación de seguridad de los datos personales, con carácter inmediato y, de ser posible, en un plazo de 48 h desde que tenga constancia.

La notificación debe comprender como mínimo, la descripción de:

- La naturaleza de la violación de la seguridad de los datos personales; el número aproximado de personas afectadas, cuando sea posible; y las categorías y el número aproximado de registros de datos personales afectados.

- Las posibles consecuencias de la vulneración de la seguridad de los datos personales.

- Las medidas correctivas adoptadas para poner remedio a la violación de seguridad, incluyendo, si procede, las medidas adoptadas para mitigar los posibles efectos negativos.

Decimotercero.- Subencargados de tratamiento.

El Encargado debe contar con la autorización expresa y por escrito del Responsable para acudir a la subcontratación, así como para incorporar o sustituir a los subcontratistas (Subencargados del tratamiento).

Son requisitos imprescindibles para otorgar dicha autorización, además de los establecidos en la normativa aplicable por razón de la materia, los siguientes:

- Que el tratamiento de datos personales por parte del Subencargado se ajuste a la legalidad vigente y a las instrucciones que dicte el Responsable del tratamiento.

- Que el Encargado del tratamiento y el Subencargado formalicen un contrato u otro acto jurídico de encargo de tratamiento de datos en los términos previstos en el presente anexo, que será puesto a disposición del Responsable del tratamiento.

Corresponde al Encargado del tratamiento inicial formular dicho contrato o acto jurídico, de tal forma que el Subencargado del tratamiento quede sujeto a las mismas condiciones que él, en lo referente al adecuado tratamiento de los datos personales.

En el caso de incumplimiento por parte del Subencargado, el Encargado del tratamiento inicial seguirá siendo plenamente responsable del cumplimiento de las obligaciones correspondientes ante el Responsable del tratamiento.

Decimocuarto.- Modificaciones del presente anexo.

Si, como consecuencia de la ejecución del encargo, y siempre que se respetase la normativa aplicable, resultara necesario modificar el presente anexo, el Encargado lo requerirá razonadamente, especificando los cambios que solicita. En caso de que el Responsable manifestara su conformidad, las partes firmantes de este convenio emitirán, mediante la correspondiente Adenda de modificación, un anexo actualizado que recoja fielmente el detalle del tratamiento.

El Responsable del tratamiento también puede instar por propia iniciativa la modificación del presente anexo, mediante Adenda suscrita por las partes, previa audiencia al Encargado del tratamiento.

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