BOC Nº 128. Viernes 3 de Julio de 2015 - 3119

I. DISPOSICIONES GENERALES - Consejería de Presidencia, Justicia e Igualdad

3119 ORDEN de 29 de junio de 2015, por la que se crea el fichero de datos de carácter personal de la aplicación informática de gestión de documentos en fase de archivo.

4 páginas. Formato de archivo en PDF/Adobe Acrobat. Tamaño: 271.97 Kb.
BOC-A-2015-128-3119. Firma electrónica - Descargar

El artículo 72.c) del Decreto 331/2011, de 22 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento Orgánico de la Consejería de Presidencia, Justicia e Igualdad, atribuye a la Inspección General de Servicios "La administración, gestión y control de la aplicación informática corporativa para la gestión de los fondos documentales de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma".

En base a ello la Inspección General de Servicios es el órgano responsable de la aplicación informática corporativa que permite la gestión de los documentos en fase de archivo que han sido generados o recibidos por la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias en el ejercicio de sus competencias. En dicha aplicación se describen los documentos en fase de archivo de forma individualizada, incluyendo frecuentemente datos de carácter personal de los ciudadanos en sus relaciones con la Administración, lo que permite garantizar el acceso a los documentos por parte de la propia Administración o por parte de los ciudadanos, en los términos establecidos en la legislación vigente.

Por su parte, la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, en su artículo 20, apartado primero, establece que "La creación, modificación o supresión de los ficheros de las Administraciones Públicas sólo podrá hacerse por medio de disposición general publicada en el Boletín Oficial del Estado o diario oficial correspondiente".

El Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, aprueba el Reglamento de desarrollo de la mencionada Ley Orgánica y regula en su artículo 54 los extremos que preceptivamente han de recoger las disposiciones de creación de ficheros de titularidad pública.

Asimismo, el artículo 39 de la citada Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, dispone que el Registro General de Protección de Datos es un órgano integrado en la Agencia Española de Protección de Datos y que serán objeto de inscripción en dicho Registro los ficheros de que sean titulares las Administraciones Públicas.

En el ámbito de nuestra Administración autonómica, el artículo 2 del Decreto 5/2006, de 27 de enero, por el que se regulan los ficheros de datos de carácter personal de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, establece que "La creación, modificación o supresión de ficheros incluidos en su ámbito de aplicación, se realizará por orden del titular de la consejería competente por razón de la materia a la que afectan".

A la vista de las disposiciones citadas y dada la necesidad de proceder a la creación del fichero de datos de carácter personal de la aplicación informática de gestión de documentos en fase de archivo, adscrito a la Consejería de Presidencia, Justicia e Igualdad, es precisa su regulación y publicación mediante Orden, a fin de dar cumplimiento a la normativa expuesta, asegurando así a los titulares de los datos el ejercicio de sus legítimos derechos y garantizando los principios constitucionales de seguridad jurídica y protección de la intimidad.

En el ejercicio de la competencia que tengo atribuida, en virtud del artículo 32.c) de la Ley 1/1983, de 14 de abril, del Gobierno y de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, y conforme al artículo 2.1 del mencionado Decreto 5/2006, de 27 de enero,

D I S P O N G O:

Artículo primero.- Se crea el fichero de datos de carácter personal de la Consejería de Presidencia, Justicia e Igualdad denominado "Aplicación informática de gestión de documentos en fase de archivo" y que se describe en el anexo de la presente Orden, en cumplimiento del artículo 20 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, y el artículo 54.1 del Reglamento de desarrollo.

Artículo segundo.- El fichero que se recoge en el anexo de esta Orden, se regirá por la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, por el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, por el Decreto 5/2006, de 27 de enero, por el que se regulan los ficheros de datos de carácter personal de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, por la presente Orden y las demás normas legales y reglamentarias que resulten de aplicación.

Disposición adicional única.

En cumplimiento del artículo 55 del Reglamento de desarrollo de la Ley 15/1999, de 13 de diciembre, el fichero será notificado para su inscripción en el Registro General de Protección de Datos en el plazo de treinta días desde la publicación de esta Orden en el Boletín Oficial de Canarias.

Disposición final única.

La presente Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial de Canarias.

Santa Cruz de Tenerife, a 29 de junio de 2015.

EL CONSEJERO DE PRESIDENCIA,

JUSTICIA E IGUALDAD,

(en funciones),

Francisco Hernández Spínola.

A N E X O

CREACIÓN DE FICHERO

A) Denominación del Fichero: aplicación informática de gestión de documentos en fase de archivo.

B) Finalidad y usos previstos: la finalidad del fichero es la de gestionar a lo largo de su ciclo de vida, los documentos generados o recibidos por la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias en el ejercicio de sus competencias.

C) Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener o que resulten obligados a suministrar los datos personales: los datos personales que son objeto de tratamiento en la aplicación informática son los que obran en los expedientes administrativos tramitados en las diferentes unidades administrativas del Gobierno de Canarias y son suministrados por los ciudadanos cuando se relacionan con la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias o recabados directamente por la propia Administración en el ejercicio de sus funciones.

D) Procedencia y procedimiento de recogida de los datos de carácter personal: los datos descriptivos que se encuentran en la aplicación proceden de los documentos que han pasado a fase de archivo y son introducidos en la aplicación por el personal de las unidades administrativas de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias a través del Alta de Unidades Documentales o la Transferencia documental de una fase de archivo a otra.

E) Estructura básica del fichero y descripción de los datos incluidos en el mismo:

Datos especialmente protegidos:

- Nombre y apellidos del personal al servicio de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias que ha sido objeto de expediente disciplinario.

- Nombre y apellidos de personas físicas o denominación de las personas jurídicas que han sido objeto de expediente sancionador por parte de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.

- Nombre y apellidos de los menores amparados por la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias en concepto de Guarda Voluntaria, así como el nombre y apellidos de sus padres.

Datos de carácter identificativos:

- Nombre y apellidos.

- N.I.F.

F) Sistema de tratamiento utilizado: automatizado.

G) Comunicaciones de datos previstas: no se prevén cesiones a órganos o entidades externas a la Comunidad Autónoma de Canarias, en todo caso, habrá que tenerse en cuenta lo dispuesto en los artículos 11 y 12 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

Las comunicaciones a otras Administraciones Públicas de datos recogidos en este fichero deberán ajustarse a las previsiones del artículo 21 de la Ley 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

H) Transferencias Internacionales de datos: no se prevén cesiones a órganos o entidades externas a la Comunidad Autónoma de Canarias, en todo caso, habrá que tenerse en cuenta lo dispuesto en los artículos 11 y 12 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

Las comunicaciones a otras Administraciones Públicas de datos recogidos en este fichero deberán ajustarse a las previsiones del artículo 21 de la Ley 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

I) Órgano responsable del fichero: la Inspección General de Servicios de la Consejería de Presidencia, Justicia e Igualdad.

J) Servicio o unidad ante el que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición reconocidos a los titulares de los datos por la legislación de protección de datos se podrán ejercitar ante el Servicio de Gestión Documental y Archivos de la Inspección General de Servicios, pudiendo emplearse a tal efecto los modelos de solicitud aprobados por Orden Departamental de 24 de febrero de 2006 (BOC nº 44, de 3.3.06).

K) Medidas de seguridad: nivel medio de acuerdo a lo establecido en el artículo 81.2 del Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre.