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BOC Nº 004. Jueves 5 de Enero de 2012 - 87

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III. OTRAS RESOLUCIONES - Consejería de Economía, Hacienda y Seguridad

87 Dirección General de Patrimonio y Contratación.- Resolución de 20 de diciembre de 2011, por la que se dictan instrucciones sobre diversos aspectos relacionados con los edificios administrativos de Servicios Múltiples pertenecientes a la Comunidad Autónoma de Canarias.

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Vista la Resolución de la Presidencia del Gobierno de 13 de diciembre de 2011 (BOC nº 245, de 15.12.11), por la que se dispone la publicación del Acuerdo relativo a las medidas y acciones extraordinarias para la reducción del gasto en la actividad administrativa y la gestión de los recursos humanos en la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, organismos autónomos, entidades públicas empresariales, entidades de derecho público, sociedades mercantiles públicas dependientes y fundaciones públicas, se hace necesario adaptar la Resolución de esta Dirección General de Patrimonio y Contratación de 16 de marzo de 2011, por la que se dictan instrucciones sobre diversos aspectos relacionados con los Edificios Administrativos de Servicios Múltiples pertenecientes a la Comunidad Autónoma de Canarias (BOC nº 65, de 30.3.11) a las nuevas medidas adoptadas por este Acuerdo del Gobierno de Canarias.

Por ello, en virtud de las atribuciones que me han sido conferidas por el artº. 28.3.a), b), c) y g) del Decreto 12/2004, de 10 de febrero, por el que se aprueba el Reglamento Orgánico de la Consejería de Economía y Hacienda, resuelvo aprobar las siguientes

INSTRUCCIONES

Primera.- Horarios de los Edificios.

El horario ordinario de apertura y cierre de los Edificios es:

De lunes a viernes de 6,45 a 17,15 horas.

Los sábados de 9 a 14 horas, exclusivamente para aquellos edificios en que se ubique el Registro General de la Secretaría General Técnica de la Consejería de Presidencia, Justicia e Igualdad.

Durante el período comprendido entre el 1 de julio y el 30 de septiembre, ambos inclusive, el cierre de los Edificios se producirá una hora antes de lo previsto para el resto del año.

Fuera de este horario, no se podrá acceder o permanecer en los Edificios. Sin embargo, cuando circunstancias excepcionales así lo aconsejen, podrá autorizarse por el titular del centro directivo correspondiente la apertura por la tarde a los empleados públicos que hubieran de prestar servicios extraordinarios, dando cuenta de ello a la Dirección General de Patrimonio y Contratación. A las personas autorizadas sólo se les permitirá el acceso a su área de trabajo y a las zonas comunes de la misma, excluyéndose el acceso a otras partes de edificio, debiendo seguir las instrucciones de los vigilantes de seguridad del Edificio.

No obstante lo anterior, se establecerán las medidas necesarias para el trabajo en horario de tarde y fines de semana de los Miembros del Gobierno, Altos Cargos, Personal Directivo y empleados públicos que por razones de su perfil laboral realicen jornadas de trabajo comprendidas fuera de la jornada habitual.

El horario de los garajes será:

De lunes a viernes de 6,45 a 17,15 horas.

Durante el período comprendido entre el 1 de julio y el 30 de septiembre, ambos inclusive, el cierre del garaje se adaptará a la reducción del horario laboral.

Queda totalmente prohibido que los vehículos no oficiales permanezcan en el garaje fuera de este horario. No obstante, si por alguna circunstancia ajena a la voluntad del usuario se precisara su permanencia, deberá comunicarlo, a través de su Secretaría General Técnica u órgano equivalente, a la Administración del Edificio y/o al personal de seguridad.

Segunda.- Acceso y permanencia de visitantes y personal que preste sus servicios en los Edificios.

1. El acceso a los Edificios se deberá hacer a través de la entrada principal. Solamente podrán hacer uso de la entrada del garaje, los vehículos y su titular, que estén autorizados con sus respectivas tarjetas identificativas de acceso, tanto del vehículo, como del usuario.

2. Los usuarios o visitantes deberán identificarse ante seguridad, que les proporcionará la tarjeta de acceso expedida por la Dirección General de Patrimonio y Contratación. A estos efectos, se considerará visitante a cualquier ciudadano que acceda al Edificio Administrativo, así como al personal de la Comunidad Autónoma de Canarias que no preste sus servicios en el Edificio al que pretenda acceder.

No obstante, para el acceso a registros, puntos de información, salón de actos, salas de juntas o similares que se encuentren en la planta baja del edificio, y sean de fácil control, no se requerirá la identificación previa, ni la obtención de tarjeta de visitante. En todo caso, deberán ser los Administradores de los Edificios los que establezcan dichas zonas.

3. Conforme a lo previsto en la Orden de 31 de julio de 2009, por la que se aprueba la aplicación del Sistema Integral de Control Horario (SICHO) para la gestión de la jornada y horario de trabajo del personal al servicio de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, como sistema auxiliar y complementario del Sistema de Información de Recursos Humarnos (SIRHUS) (BOC nº 153, de 7.8.09), el personal al servicio de la Comunidad Autónoma que preste sus servicios en el Edificio, para acceder al mismo, deberá fichar en el lector que hubiere habilitado al efecto, o en su defecto, identificarse ante seguridad; debiendo fichar cada vez que entre o salga del Edificio.

4. No se permitirá la entrada de animales en los Edificios, salvo en el caso de personas invidentes, que podrán acceder a los mismos con su perro guía.

5. Para salir de los edificios deberá utilizarse la entrada principal. Sólo podrá utilizarse la puerta del garaje para la salida de los vehículos y su titular, no pudiendo salir a pie por la puerta del mismo.

6. Los usuarios sólo podrán acceder y permanecer en el edificio durante el horario en el que permanezcan abiertos los registros.

7. El acceso a los Edificios del personal al servicio de la Administración fuera de la jornada laboral ordinaria, cuando circunstancias excepcionales así lo aconsejen, deberá ser comunicado a la Dirección General de Patrimonio y Contratación, por parte del titular del centro directivo correspondiente. Dicha comunicación deberá cursarse a través del Administrador del Edificio, debiendo especificar en la misma, la fecha o el período para el que se solicita, el horario de permanencia y las causas debidamente motivadas que lo justifiquen.

Tercera.- Acceso y permanencia en los Edificios de trabajadores de empresas externas.

Para la realización de cualquier trabajo por parte de empresas externas dentro de las dependencias de los Edificios Administrativos, el Departamento promotor deberá comunicarlo con la suficiente antelación a la Administración del Edificio, adjuntando la relación del personal que va a realizar los trabajos, indicando su nombre y apellidos y D.N.I., así como las fechas y horarios de realización de los trabajos.

El personal de seguridad prohibirá la entrada de cualquier empresario o trabajador externo que vaya a realizar cualquier tipo de trabajo dentro del Edificio, que no tenga autorización por escrito de la Dirección General de Patrimonio y Contratación.

Cuarta.- Utilización de las Salas de Juntas y Salones de Actos.

1. El uso de las Salas de Juntas y Salones de Actos ubicados en estos Edificios Administrativos está destinado inicialmente a las distintas Consejerías de la Administración de la Comunidad Autónoma de Canarias, tanto si estas cuentan o no con dependencias en los mismos. En su defecto, en el caso de que estuvieran libres, podrán usarlas los Organismos Autónomos y las entidades públicas empresariales de la Comunidad Autónoma de Canarias, la Administración General del Estado y la Administración Local.

2. En todo caso, la Comisión de Secretarios Generales Técnicos/Comisión Preparatoria de los Asuntos de Gobierno, tendrá siempre prioridad en el uso de las Salas de Juntas de los Edificios Administrativos de Santa Cruz de Tenerife y Las Palmas de Gran Canaria.

3. Cuando una entidad privada que no persiga ánimo de lucro y se encuentre asociada o en convenio de colaboración con alguna Entidad Pública, pretendiera el uso de las referidas instalaciones por razones sociales, culturales o de otra índole, deberá solicitar la autorización preceptiva, a través de la Entidad Pública, debiendo indicar en su solicitud dicha colaboración.

4. Los sindicatos legalmente autorizados podrán presentar solicitud para su utilización, siempre que los actos a desarrollar tengan relación directa con la función pública o afecten al personal de la Comunidad Autónoma de Canarias. Dichas solicitudes deberán estar suscritas por el representante legal del órgano sindical correspondiente.

Para la celebración de asambleas o actos similares, se requerirá la presentación, con carácter previo, de la preceptiva autorización para su celebración, otorgada por el Director General de la Función Pública.

5. Las solicitudes deberán presentarse en el Registro de la Dirección General de Patrimonio y Contratación, con al menos 48 horas de antelación al día fijado para el acto solicitado, debiéndose presentar en la sede que corresponda (Las Palmas de Gran Canaria o Santa Cruz de Tenerife), según la ubicación del Edificio del que se trate. Asimismo podrán remitirse las solicitudes mediante su envío por fax.

Las solicitudes deberán ser suscritas por la Autoridad Administrativa o el Jefe de la Dependencia solicitante, debiendo indicar nombre, apellidos y cargo, y en ellas deberán significarse los datos siguientes:

5.1. El objeto del acto a desarrollar.

5.2. La fecha o fechas para las que se solicita su utilización.

5.3. El horario en que va a ser utilizado, que contendrá la hora de inicio y terminación del acto, que deberá celebrarse dentro del horario previsto en el apartado 6 de esta misma instrucción, no pudiendo extenderse de dicho horario sin autorización previa.

5.4. Número previsto de asistentes. No obstante, el número de asistentes quedará limitado a la capacidad de aforo de la sala.

6. El horario de funcionamiento de las Salas de Juntas será de lunes a viernes de 8,00 a 17,00 horas.

7. Las solicitudes que no estuvieren recogidas en los apartados anteriores, así como las solicitudes para su utilización en días y horarios no laborables, serán de carácter excepcional. En ambos casos serán objeto de estudio, atendiéndose a las necesidades prioritarias de disponibilidad de la Administración y sus servicios, por lo que, contra la resolución de autorización o denegación que suscriba la Dirección General de Patrimonio y Contratación, los interesados no podrán presentar reclamación alguna.

8. No se permitirá el uso de estas instalaciones para encierros o manifestaciones que alteren el orden en cualquiera de sus sentidos, así como la realización de actos que no estuvieren contemplados en la solicitud formulada previamente.

9. En la utilización de estas dependencias se deberán respetar las medidas de seguridad de los Edificios, no pudiendo bajo ningún concepto alterar las mismas. Asimismo, en todo momento los usuarios deberán seguir las indicaciones facilitadas por los responsables de la Administración de los Edificios.

10. Los usuarios deberán velar por la integridad de los enseres que se utilicen en el desarrollo de los actos, así como mantener, en la medida que les sea posible, el orden y la limpieza de las instalaciones. Asimismo, no deberán dejar documentación o pertenencias personales en las citadas instalaciones.

Quinta.- Utilización de los garajes.

1. Sólo se autorizará la entrada a los garajes de los vehículos cuyos titulares sean trabajadores de alguna de las dependencias ubicadas en los Edificios, y tengan la correspondiente tarjeta identificativa del vehículo autorizando su acceso a los garajes.

Los vehículos oficiales tendrán libre acceso a los garajes siempre que los mismos estén autorizados con la correspondiente tarjeta.

Asimismo, por circunstancias especiales, los Administradores de los Edificios podrán autorizar la entrada de vehículos de reparto, descarga de material, vehículos consulares en visitas protocolarias, vehículos oficiales que sin estar autorizados para el acceso al garaje desplacen a autoridades, etc., durante el tiempo que sea estrictamente necesario, sin derecho a reserva de plaza de aparcamiento.

3. Por motivos de seguridad se deberá tener la precaución, tanto al entrar como al salir del garaje, de esperar a que la puerta se abra del todo. En caso de alguna dificultad, se deberá contactar con el personal de seguridad.

Igualmente, por razones de seguridad, los usuarios deberán respetar las normas de circulación dentro del garaje, guardar una velocidad prudente, respetando, en su caso, las limitaciones de velocidad que estuvieren establecidas en los garajes, y tener la luz de cruce encendida mientras circulen dentro del mismo, evitando el uso del claxon.

4. Queda totalmente prohibido que los vehículos no oficiales entren a los garajes fuera del horario ordinario de apertura y cierre de los Edificios, así como que pernocten en el mismo.

5. Sólo tendrán derecho a la reserva de aparcamiento los vehículos oficiales y vehículos autorizados.

Las plazas oficiales reservadas no podrán ser ocupadas por los vehículos no autorizados.

6. Los vehículos aparcados en los garajes deberán tener expuesta obligatoriamente la tarjeta identificativa, de forma visible desde el exterior, todo el tiempo que permanezcan en el mismo.

7. Una vez que se encuentren llenas las plazas de garaje destinadas a vehículos particulares, el personal de seguridad no permitirá el acceso de estos al garaje, salvo en los casos excepcionales que hayan sido autorizados previamente.

8. El incumplimiento de la normas de utilización de los garajes dará lugar a la revocación de la autorización de aparcamiento, provisional o definitivamente, en función de la gravedad del incumplimiento.

Sexta.- Solicitud de tarjetas identificativas de vehículos.

Las tarjetas identificativas de vehículos sólo se expedirán a los funcionarios y al personal laboral al servicio de la Administración. No se expedirán a los becarios, personal de convenios de colaboración, asistencia técnica, o similares.

Las solicitudes de tarjetas identificativas de vehículos se presentarán por los interesados ante la Secretaría General Técnica correspondiente u órgano equivalente, y esta cursará la solicitud a la Dirección General de Patrimonio y Contratación, para su autorización si procede.

Sólo se autorizará hasta un máximo de dos vehículos por tarjeta.

Séptima.- Instalaciones, reformas y mobiliario.

A) Instalaciones:

Todas las instalaciones de estos inmuebles son competencia de la Dirección General de Patrimonio y Contratación, por lo que la realización de cualquier tipo de obras en este tipo de edificios (obras menores, adecuación de locales u oficinas ...) así como la adquisición de mobiliario por importe superior a seis mil (6.000) euros no fraccionable, requerirá informe previo preceptivo de la Dirección General de Patrimonio y Contratación.

Asimismo, se organizarán espacios diáfanos reduciendo la utilización de mamparas y compartimentos en las reformas y/o construcciones que se proyecten.

Se establecerán mecanismos para el uso compartido de espacios de trabajo, en los supuestos en que se disponga de despacho en lugar distinto a la Sede oficial de la Consejería correspondiente.

En ningún cado se asignarán despachos cuando el espacio permanezca desocupado con carácter general más del 40% de la jornada laboral.

Se procederá a la redistribución de espacios físicos en estos inmuebles para que en los mismos se pueda albergar personal y recursos materiales de áreas que se encuentran en inmuebles arrendados.

Cualquier anomalía detectada en estos Edificios, deberá ser comunicada al Administrador/a del Edificio.

B) Reformas:

Queda totalmente prohibido realizar cualquier tipo de obra o reforma en los Edificios sin la previa autorización de la Dirección General de Patrimonio y Contratación.

Si algún Departamento tuviera necesidad de realizar alguna reforma en sus dependencias, lo solicitará por escrito a la Dirección General de Patrimonio y Contratación, a través de los Administradores de los Edificios, acompañando una memoria justificativa y un proyecto para la misma. La Dirección de Patrimonio y Contratación, una vez analizada la solicitud, cursará la contestación al solicitante, indicando, en caso de ser favorable, los detalles de la autorización y la forma de supervisión.

C) Mobiliario:

Si algún Departamento tuviera necesidad de adquirir mobiliario por importe superior a 6.000 euros no fraccionable, lo solicitará por escrito a la Dirección General de Patrimonio y Contratación, a través de los Administradores de los Edificios, acompañando una memoria justificativa. La Dirección de Patrimonio y Contratación, una vez analizada la solicitud, cursará la contestación al solicitante indicando, en caso de ser favorable, los detalles de la autorización.

El mobiliario de los Edificios perteneciente a la Dirección General de Patrimonio y Contratación, sólo podrá ser trasladado y manipulado por el personal que esta autorice al efecto.

El acceso, traslado o retirada de mobiliario, maquinaria y enseres pertenecientes a cualquier Departamento ubicado en estos Edificios, deberá ser autorizado previamente por la Dirección General de Patrimonio y Contratación, a través de los Administradores de los Edificios.

Igualmente se requerirá comunicación por escrito del Centro Directivo para la entrada o salida de bultos o paquetes voluminosos, portados por el personal que presta sus servicios en el edificio.

Por parte del personal de seguridad se prohibirá la entrada o salida del Edificio a toda persona relacionada con los apartados anteriores, que no tenga autorización expresa de la Dirección General de Patrimonio y Contratación para efectuar su cometido.

Octava.- Aire acondicionado.

Se utilizará preferentemente y siempre que sea posible, la ventilación natural.

Se fijarán las temperaturas de consigna de los termostatos de tal manera que en cualquier estación del año el aire acondicionado no esté por encima de los 26ºC.

Quedarán excepcionadas las dependencias destinadas a servidores informáticos y equipos que por su naturaleza requieran especiales condiciones de climatización.

El mantenimiento de las instalaciones de aire acondicionado de estos edificios será competencia de la Dirección General de Patrimonio y Contratación.

Para conseguir un mejor rendimiento del aire acondicionado se tendrán en cuenta las siguientes condiciones:

a) Se incorporarán termostatos con programación horaria y semanal, que permitan adaptar la curva de carga de la instalación y las horas de funcionamiento de la instalación a las necesidades reales.

b) Si el sistema de aire acondicionado fuera sectorizado, se climatizarán únicamente las zonas en uso.

c) Se evitará la apertura de puertas o ventanas cuando la climatización esté en funcionamiento.

d) Se cerrarán las puertas de las estancias que no se empleen para mejorar el control climático del edificio, aprovechando la inercia de las diferentes estancias y eliminando fugas y pérdidas.

e) Deberá comunicarse a la Administración del Edificio cualquier incidencia relativa a la regulación de la temperatura de los aparatos, si el sistema de aire acondicionado es centralizado. En caso de que no lo fuere, se deberá solicitar a la Administración del edificio cualquier información que se precise sobre el funcionamiento de los reguladores.

f) Queda totalmente prohibido manipular las instalaciones por los usuarios.

Novena.- Iluminación, equipos ofimáticos y consumo de agua.

Se tendrán en cuenta las siguientes medidas para propiciar un ahorro en el consumo:

a) Se aprovechará la luz natural en aquellas dependencias donde existan ventanas, evitando el uso de iluminación artificial.

b) Durante la jornada laboral, las luces de los servicios, archivos y salas de juntas deberán permanecer apagadas si aquellas no están siendo utilizadas.

c) Se apagarán las luces de los despachos, aire acondicionado y ordenadores e impresoras cuando los usuarios salgan de los mismos o acaben la jornada de trabajo.

d) Los servicios presenciales de vigilancia deben comprobar que las luces, aire acondicionado, ordenadores e impresoras estén apagados en las dependencias que supervisan.

e) Cuando sea necesario el uso de la luz de forma ininterrumpida, se usarán tubos fluorescentes preferiblemente tipo trifósforo o multifósforo.

f) En las futuras reformas, o cuando sea necesario su reposición, se aprovechará la zonificación de la iluminación, instalando interruptores para el control independiente de luces, mediante líneas cruzadas y conmutadas.

i) Se aplicarán medidas que propicien el uso de las cubiertas de los edificios públicos para la implantación de instalaciones fotovoltaicas.

j) Se sustituirán los sistemas de iluminación existentes por otros más eficientes, como las bombillas de bajo consumo, a medida que se vaya necesitando su reposición.

k) Se cancelarán los puntos de luz innecesarios en aquellos lugares en los que exista un exceso de iluminación.

l) Se sustituirán los mecanismos manuales de encendido y apagado por sensores.

Se configurará el ordenador en la opción de ahorro de energía de la pantalla con el menor intervalo de tiempo posible, por ejemplo 5 minutos.

Se utilizará el salvapantallas negro por ser el que menor energía consume.

Se evitará mantener los equipos en "stanby", procurando su completa desconexión.

m) Se sustituirán los inodoros actuales por los de doble descarga, a media que sea necesaria su reposición.

Décima.- Teléfonos.

La incorporación de nuevo personal a estos Edificios deberá ser notificada por cada Centro Directivo, por escrito al Administrador del Edificio, para su registro, y dotación de línea telefónica, indicando nombre, Consejería, Dirección General, Servicio, planta y el número de la roseta donde se va a conectar el aparato.

Asimismo, los Centros Directivos deberán comunicar al Administrador del Edificio, los cambios de ubicación y traslados del personal a otras dependencias del mismo edificio, especificando nombre completo, Consejería, Dirección General, Servicio, planta, número de teléfono del puesto de trabajo actual, y nuevo puesto y planta, indicando si se mantiene el mismo número de teléfono o no.

Las posibles averías o deficiencias en el funcionamiento de la central telefónica, serán notificadas directamente al Cibercentro (teléfono 912).

Se aconseja que todo usuario tenga el candado electrónico en su teléfono, de esta forma se asegura la no manipulación de los mismos por parte de terceros no autorizados.

Decimoprimera.- Mantenimiento, limpieza y vigilancia de los Edificios.

Los servicios de seguridad, mantenimiento y limpieza de los Edificios dependerán de la Dirección General de Patrimonio y Contratación, que los prestará con personal propio, o a través de empresas contratadas para ello.

Cualquier queja, sugerencia o petición relativa a estos servicios, deberán formularla los Centros Directivos a través de los Administradores de los Edificios, y nunca directamente al personal o a los responsables de las empresas que presten estos servicios.

Para un mejor servicio, será preceptivo que cada Centro Directivo nombre a un coordinador, que sea el responsable de comunicarse con la Administración del Edificio.

Decimosegunda.- Cualquier sugerencia o reclamación referente al funcionamiento de estas normas se formulará por escrito a través de la correspondiente Secretaría General Técnica u órgano equivalente, e irá dirigida a la Dirección General de Patrimonio y Contratación.

Disposición derogatoria.- La presente Resolución deroga la anterior de 16 de marzo de 2011.

Santa Cruz de Tenerife, a 20 de diciembre de 2011.- El Director General de Patrimonio y Contratación, Abel Morales Rodríguez.

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