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BOC Nº 078. Jueves 19 de Abril de 2007 - 598

I. DISPOSICIONES GENERALES - Consejería de Educación, Cultura y Deportes

598 - ORDEN de 11 de abril de 2007, por la que se regula la utilización de medios electrónicos en aplicativos de gestión de la Consejería de Educación, Cultura y Deportes.

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EXPOSICIÓN DE MOTIVOS

Es objetivo de esta Consejería el mejorar la actuación administrativa de los distintos Centros Directivos que la componen a través de la incorporación de la tecnología electrónica, informática y telemática en el desarrollo de su actividad y en el ejercicio de sus competencias.

El desarrollo de la sociedad de la información y la difusión de los efectos positivos que de ella se derivan exige la generalización de la confianza de la ciudadanía en las comunicaciones telemáticas. No obstante, los datos más recientes señalan que aún existe desconfianza por parte de los intervinientes en las transacciones telemáticas y, en general, en las comunicaciones que las nuevas tecnologías permiten a la hora de transmitir información, constituyendo esta falta de confianza un freno para el desarrollo de la sociedad de la información, en particular, la Administración y el comercio electrónicos.

Uno de los principales objetivos que ha mantenido la Consejería de Educación, Cultura y Deportes, en estos últimos años, es acercar la gestión de la Administración pública canaria al ciudadano, intentando minimizar las dificultades que puedan obstaculizar el acceso de los ciudadanos a la Administración. Desde este punto de vista, la utilización de medios telemáticos supone un importante avance en la calidad del servicio público.

Partiendo de estas premisas, la Consejería de Educación, Cultura y Deportes del Gobierno de Canarias, ha iniciado un proceso de transformación tanto de la gestión administrativa como de la tecnología que le sirve de soporte. Este proceso se centra en tres elementos fundamentales: a) Simplificación de las interacciones con la Administración; b) Ampliación de los canales de comunicación y habilitación de nuevas vías para la presentación del servicio, y c) Transformación de la forma en que la Administración presta sus servicios al ciudadano.

Todo ello favorece la progresiva generalización del documento en soporte electrónico, en detrimento del documento en soporte papel, lo cual se presume ha de redundar en una agilización de los trámites administrativos, proporcionando a los ciudadanos una mayor seguridad en sus relaciones con la Administración.

Por otro lado, el artículo 45.1 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (B.O.E. nº 285, de 27.11.92), en su redacción actual, insta a las Administraciones Públicas a impulsar el empleo y aplicación de las técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos, para el desarrollo de su actividad y el ejercicio de sus competencias, con las limitaciones que a la utilización de estos medios establecen la Constitución y las Leyes.

En consecuencia se elaboró la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica (B.O.E. nº 304, de 20.12.03), que regula su eficacia jurídica y la prestación de servicios de certificación en relación con la misma.

Y por último, en nuestro ámbito territorial, se dictó el Decreto 205/2001, de 3 de diciembre, que regula el empleo de la firma electrónica en los procedimientos administrativos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias (B.O.C. nº 161, de 14.12.01), para la utilización de esta herramienta en las actuaciones administrativas tramitadas por los distintos Departamentos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, sus Organismos Autónomos y Entidades de Derecho Público vinculadas a la misma.

De acuerdo con todo lo anterior, en virtud de las potestades administrativas establecidas en el artículo 32 de la Ley 1/1983, de 14 de abril, del Gobierno y de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias (B.O.C. nº 11, de 30 de abril), el artículo 15 de la Ley 14/1990, de 26 de julio, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas de Canarias (B.O.C. nº 96, de 1.8.90), los artículos 4 y 5 del Decreto 113/2006, de 26 de julio, por el que se aprueba el Reglamento Orgánico de la Consejería de Educación, Cultura y Deportes (B.O.C. nº 148, de 1 de agosto), en su redacción actual, el Decreto 58/2005, de 20 de mayo. Del Presidente, de nombramiento como Consejero de Educación, Cultura y Deportes del Gobierno de Canarias (B.O.C. nº 99, de 21 de mayo),

D I S P O N G O:

Artículo 1.- Objeto y definiciones.

La presente Orden regula la utilización de medios electrónicos a aplicativos de gestión en la Consejería de Educación, Cultura y Deportes para la generación de documentos electrónicos.

La Consejería de Educación, Cultura y Deportes podrá generar frente a tercero cualquier documento electrónico en procedimientos administrativos de su competencia, de acuerdo con los requisitos establecidos en la presente Orden.

Se establecen las siguientes definiciones:

a) Documento electrónico: es el redactado en soporte electrónico que incorpore datos que estén firmados electrónicamente.

b) Imagen electrónica: es el fichero binario que representa el contenido y soporte de un documento en papel generado mediante un proceso de digitalización, o generado desde una aplicación informática, y que es susceptible de visualización en una pantalla.

c) Clave de sellado electrónico: secuencia de datos privada y secreta de la Consejería de Educación, Cultura y Deportes, que permite la obtención de una código electrónico seguro y exclusivo de la Consejería mediante la aplicación del algoritmo de sellado al conjunto formado por el hash de los datos a sellar y dicha clave de sellado electrónico.

d) Código de acceso: código alfanumérico personal proporcionado por el Departamento de Informática de la Secretaría General Técnica de la Consejería de Educación, Cultura y Deportes, al empleado público competente para la emisión de copias en papel de documentos electrónicos y que permite acceder a la aplicación informática correspondiente. Este código deberá mantenerse bajo exclusivo control de su titular.

Artículo 2.- Ámbito de aplicación.

La presente Orden será de aplicación a los documentos en soporte papel y sus imágenes electrónicas, y a los documentos generados por aplicaciones informáticas, que se deriven de la gestión de procedimientos administrativos que tramite la Consejería de Educación, Cultura y Deportes dentro de sus competencias.

Artículo 3.- Generación de documento electrónico.

La generación de una imagen electrónica, a partir de un documento en papel, se efectuará mediante un proceso de digitalización, ya sea escáneres, cámaras o cualquier otro sistema de digitalización que permita una resolución mínima de 200 por 200 píxeles por pulgada cuadrada.

Con el fin de garantizar la autenticidad, la integridad, y la no manipulación posterior de las imágenes electrónicas, la imagen que se genere en formato electrónico deberá de ser firmada con un certificado digital reconocido, bien de componente genérico o de persona física o jurídica, con lo que se obtendrá un documento electrónico. El sistema de información asignará de manera automática un código electrónico seguro.

Los documentos electrónicos generados por aplicaciones informáticas serán asimismo firmados con un certificado digital reconocido.

Artículo 4.- Archivo de documentos electrónicos.

Los documentos electrónicos junto a sus correspondientes sellos electrónicos generados por la Consejería de Educación, Cultura y Deportes por el procedimiento establecido en el apartado anterior, serán archivados conjuntamente en el sistema de Información de la Consejería de Educación, Cultura y Deportes, tal y como regula el Decreto 160/2006, por el que se aprueba el Reglamento del Sistema de gestión documental y organización de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias (B.O.C. nº 223, de 16.11.06).

El sistema de Información de la Consejería de Educación, Cultura y Deportes, mediante los mecanismos y medidas de seguridad necesarias, garantizará:

a) La conservación de los documentos electrónicos almacenados por el tiempo que las normas de aplicación establezcan.

b) La conservación de documentos electrónicos bajo medidas generales de seguridad física y lógica establecida de conformidad con el documento de seguridad de la Consejería de Educación, Cultura y Deportes.

c) El acceso a la información exclusivamente para fines permitidos en el ordenamiento jurídico y por el personal autorizado.

d) La integridad de los documentos electrónicos archivados, así como las copias electrónicas que se pudieran generar.

Artículo 5.- Emisión de copias en soporte papel.

La emisión de copias en soporte papel de los documentos electrónicos se efectuará mediante la impresión de dichos documentos desde los terminales informáticos habilitados en el sistema de Información de la Consejería de Educación, Cultura y Deportes.

Para ello se utilizarán las Aplicaciones Informáticas específicas para tal fin a la que sólo tendrán acceso los funcionarios designados para expedir copias auténticas de documentos o para su cotejo.

Las especificaciones técnicas del procedimiento de emisión de copias serán las siguientes:

a) La emisión de un documento almacenado en la base de datos corporativa se efectuará por los funcionarios de la Consejería de Educación, Cultura y Deportes desde los terminales informáticos habilitados para ello y conectados a una red interna del Departamento.

b) Los funcionarios para este fin deberán disponer de un código de seguridad que se les asignará de manera personal e intransferible.

c) Que dicho código de acceso tenga asociada las autorizaciones correspondientes para acceder a los documentos.

d) Estas autorizaciones serán concedidas por administradores de seguridad o superiores jerárquicos establecidos en el documento de seguridad y demás instrucciones de seguridad de la Consejería de Educación, Cultura y Deportes, siempre atendiendo a la competencia del funcionario.

e) Acceso a las aplicaciones informáticas específicas para la visualización de los documentos electrónicos, proporcionando datos de identificación de los mismos. Los accesos efectuados quedarán registrados en el sistema de Información de la Consejería de Educación, Cultura y Deportes.

f) Las aplicaciones informáticas una vez ratificado el sello electrónico, garantizarán la integridad y la autenticidad del documento electrónico y permitirán visualizar en la pantalla la siguiente información:

- El contenido del documento electrónico.

- La diligencia de autenticidad del documento electrónico mostrado, incluyendo su sello electrónico, generado por el sistema de Información.

g) Emisión de copias en papel.

La emisión de copias en papel de los documentos electrónicos se efectuará a partir de la visualización mediante el proceso previsto en el apartado anterior, y tras la comprobación de las condiciones enumeradas.

Una vez que el funcionario haya visualizado el documento, se podrá tener mediante procedimiento electrónico de impresión una copia en papel del documento electrónico que estará compuesta:

- La imagen del documento electrónico, con la diligencia de autenticidad del documento electrónico mostrado, incluyendo sello electrónico del mismo.

- Diligencia de cotejo que firmará el funcionario manifestando que la impresión efectuada es conforme a la imagen del documento electrónico existente en el sistema de información de la Consejería de Educación, Cultura y Deportes, visualizada en la pantalla del terminal informático.

No obstante lo anterior, también se pueden enviar copias en papel o imprimir documentos con firma digital generados desde aplicaciones sin diligencia de cotejo, y con el código de documento y URL donde poder comprobar la copia por el método especificado en el artículo sexto.

Artículo 6.- Comprobación de las copias.

Las copias de los documentos electrónicos, emitidas por la Consejería de Educación, Cultura y Deportes podrán ser objeto de comprobación por tercero, mediante acceso a la página web de la Consejería, donde se podrá constatar la copia de papel con la copia del documento electrónico existente en el sistema de Información.

Para acceder al contenido del documento electrónico será necesario entablar comunicación con el Servidor web de la Consejería de Educación, Cultura y Deportes. El acceso deberá ser por internet a la siguiente dirección:

http://www.gobiernodecanarias.org/educación/documentos/

Al teclear el código electrónico de descarga que figura en la copia del documento electrónico que se quiere comprobar, se recuperará el documento electrónico original.

Artículo 7.- Protección de datos.

La presente Orden se aplicará con sujeción a lo dispuesto por la legislación de protección de datos de carácter personal, en especial lo relativo a ficheros de carácter personal necesarios conforme a lo dispuesto en la normativa de general y pertinente aplicación.

DISPOSICIÓN FINAL

Única.- La presente Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial de Canarias.

Santa Cruz de Tenerife, a 11 de abril de 2007.

EL CONSEJERO DE EDUCACIÓN,

CULTURA Y DEPORTES,

Isaac Cristóbal Godoy Delgado.

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