BOC Nº 111. Lunes 19 de Agosto de 2002 - 1219

I. DISPOSICIONES GENERALES - Consejería de Presidencia e Innovación Tecnológica

1219 - ORDEN de 12 de agosto de 2002, por la que se regulan determinados aspectos del funcionamiento de los registros de la Administración Autonómica de Canarias.

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La Disposición Final Primera del Decreto 105/2000, de 26 de junio, por el que se regulan determinados aspectos del funcionamiento de los Registros de la Administración autonómica de Canarias, facultaba al Consejero de Presidencia para desarrollarlo mediante Orden departamental.

De conformidad con lo dispuesto en la letra b) del artículo 30 del Decreto 116/2001, de 14 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento Orgánico de la Consejería de Presidencia e Innovación Tecnológica, corresponde al Consejero de Presidencia e Innovación Tecnológica la aprobación de las normas precisas para la regulación y funcionamiento de los registros de recepción de documentos de la Administración autonómica de Canarias.

La presente Orden tiene por objeto regular determinados aspectos del funcionamiento de los Registros de entrada y salida de documentos, con la finalidad de unificar criterios para el desarrollo de la función de registro, dada la diversidad de formas de actuación que en esta materia se ha detectado en los distintos órganos administrativos en los que se ha ido implantando el nuevo sistema intercomunicado de registro.

En su virtud, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 3.1 del Decreto 10/2001, de 29 de enero, del Presidente, por el que se determinan el número, denominación y competencias de las Consejerías, y en el ejercicio de las facultades anteriormente reseñadas,

D I S P O N G O:

Artículo 1º.- Registro general y auxiliares.

1. De conformidad con lo establecido en el artículo 3 del Decreto 105/2000, de 26 de junio, por el que se regulan determinados aspectos del funcionamiento de los registros de la Administración Autonómica de Canarias, todo órgano administrativo tendrá asignado un único registro general, sin perjuicio de que un mismo registro pueda servir a varios órganos administrativos, siempre que así se prevea en la orden de creación.

A estos efectos, tendrán la consideración de órganos administrativos los previstos en el Decreto 212/1991, de 11 de septiembre, de organización de los Departamentos de la Administración Autonómica de Canarias.

2. Tienen la consideración de registros auxiliares aquellos que, creados al amparo de lo previsto en el artículo 4.1 del Decreto 105/2000, de 26 de junio, ejerzan idénticas funciones y para los mismos órganos administrativos que el registro general del que dependen.

Artículo 2º.- Funciones de registro.

Las unidades administrativas en las que se preste el servicio de registro de documentos, tanto de carácter general como de carácter auxiliar, llevarán a cabo las siguientes funciones:

a) La recepción de las solicitudes, escritos y comunicaciones que los ciudadanos dirijan a cualquier órgano o entidad de cualquier Administración Pública, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 3.1 del Decreto 105/2000, de 26 de junio.

b) La expedición de recibos de la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 8 del Decreto 105/2000.

c) La anotación de asientos de entrada o salida de las solicitudes, escritos y comunicaciones, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 3.4 del Decreto 105/2000.

d) La remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones a los órganos o unidades administrativas destinatarias, de acuerdo con lo dispuesto en el apartado 6 del artículo 3 del Decreto 105/2000.

e) La expedición de copias selladas de los documentos originales que los ciudadanos deban aportar junto con una solicitud, escrito o comunicación, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 9 del Decreto 105/2000.

f) La realización de cotejos y la expedición de copias compulsadas de documentos originales aportados por los interesados, según lo establecido en el artículo 10 del Decreto 105/2000.

g) Cualesquiera otras que se les atribuyan legal o reglamentariamente.

Artículo 3º.- Recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones.

Todos los registros deberán aceptar las solicitudes, escritos y comunicaciones que se reciban o se presenten por los ciudadanos, siempre que en ellos resulte identificado el medio preferente o el lugar que se señale a efectos de notificaciones y se dirijan a cualquiera de los órganos administrativos a que se refiere el apartado 1 del artículo 3 del Decreto 105/2000. Los documentos que no reúnan estas condiciones serán rechazados.

Artículo 4º.- Registro de entrada.

1. Deberán registrarse de entrada las solicitudes, escritos y comunicaciones que reúnan los requisitos establecidos en el artículo 3.

2. Los asientos del registro se anotarán respetando el orden temporal de recepción, dejando constancia de los datos exigidos en el artículo 3.4 del Decreto 105/2000. Siempre que sea posible, los asientos deberán practicarse en el momento en que las solicitudes, escritos y comunicaciones sean presentados por los interesados.

3. No serán objeto de registro:

a) Los documentos que acompañen a una solicitud, escrito o comunicación.

b) Los documentos de naturaleza publicitaria, comercial, informativa y análogos.

c) Los documentos dirigidos a una persona física identificada, salvo que se exprese el cargo que la misma desempeñe.

d) Los documentos anónimos o de los que no se pueda identificar a las personas que los suscriben.

4. Cuando lo solicite el interesado, la unidad que deniegue el registro de un documento, deberá emitir una diligencia en la que se haga constar el motivo de la denegación, el peticionario, la naturaleza del documento y la fecha y hora de presentación, que será entregada al mismo quedando copia en la unidad.

Artículo 5º.- Documentos presentados mediante fax.

1. Los documentos que se presenten mediante fax durante el horario de funcionamiento de los registros, serán objeto de asiento registral en los términos previstos en la presente Orden.

A estos efectos las unidades administrativas receptoras del fax serán responsables de que el asiento registral se efectúe en el mismo día en que se haya recibido.

2. Una vez efectuado el correspondiente asiento registral, el documento transmitido y, en su caso, el reporte de actividad serán remitidos al órgano o unidad administrativa destinataria, quien, en su caso, podrá requerir al interesado la presentación del documento original en la forma, plazo y efecto establecidos en el artículo 71.1 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. En estos supuestos, el transcurso del plazo que haya de cumplir la Administración se podrá suspender de conformidad con lo dispuesto en la letra a) del número 5 del artículo 42 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre.

Una vez que lleguen al registro los originales de los documentos presentados mediante fax deberán ser también objeto de asiento registral, remitiéndose al órgano destinatario que procederá a unirlos.

3. Los documentos presentados por fax fuera del horario de funcionamiento de las oficinas de registro serán objeto de asiento registral el día siguiente hábil.

4. En todo caso, y a los efectos del cumplimiento de los plazos por los ciudadanos, se entenderá como fecha de recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones por el órgano o entidad destinataria la que figure en el reporte de actividad del documento transmitido por fax.

Artículo 6º.- Sellado o validación mecánica de entrada inicial.

1. De conformidad con lo dispuesto en el apartado 5 del artículo 3 del Decreto 105/2000, de 26 de junio, todas las solicitudes, escritos y comunicaciones que se presenten en soporte papel, se formulen o no en modelo normalizado, deberán llevar estampada en la primera página, y en lugar donde no dificulte la clara visión de su contenido, un sello en el que conste la identificación de la oficina de registro, el número asignado por el registro y el número secuencial general, y la fecha y hora, con expresión del minuto, de la entrada.

2. El sello podrá ser sustituido por una validación mecánica que comprenda la misma información.

Artículo 7º.- Traslado de documentos.

Una vez concluido el trámite registral de entrada, las oficinas de registro procederán al traslado de las solicitudes, escritos y comunicaciones a sus destinatarios, teniendo en cuenta las siguientes reglas:

1ª) Los documentos dirigidos a las unidades administrativas o a los órganos administrativos a los que presten su servicio de registro, se remitirán sin que éstos deban practicar anotación alguna en los mismos.

A estos efectos, la oficina de registro generará en la aplicación informática, al menos diariamente, una minuta de los documentos registrados de entrada, que consistirá en una relación de los documentos registrados que se dirigen a una unidad u órgano administrativo determinado.

La unidad u órgano administrativo destinatario de los documentos registrados podrá acceder a la minuta y cuando lleguen los documentos en papel, comprobará que le están correctamente asignados. En este caso, validará la minuta en la aplicación informática. En otro caso, rechazará en la minuta los documentos erróneamente asignados y los devolverá a su oficina de registro.

2ª) Los documentos dirigidos a otros órganos de la Administración autonómica, sus entidades de derecho público y organismos autónomos vinculados o dependientes de la misma, ajenos al de la unidad de registro que los reciba, se remitirán directamente a la oficina de registro del órgano destinatario, sin oficio alguno.

A estos efectos, la aplicación informática generará automáticamente una minuta de los documentos dirigidos a dichos órganos. A su vez, cada una de estas minutas originará de forma automática un registro de salida.

Los documentos, junto con su correspondiente minuta, serán remitidos directamente a la oficina de registro del órgano destinatario. Recibidos los documentos y la minuta, esta última oficina deberá fechar su entrada mediante la recepción de dicha minuta. Esta operación generará en la aplicación informática, de forma automática, tantos registros de entrada como documentos se recepcionen. Acto seguido los documentos se trasladarán a la unidad competente en la forma indicada en los párrafos segundo y tercero de la regla 1ª.

3ª) Las solicitudes, escritos o comunicaciones dirigidos a otras Administraciones Públicas, se remitirán al órgano al que vayan dirigidos acompañados de un oficio de remisión de cuya salida se realizará el correspondiente asiento.

Artículo 8º.- Documentos presentados en otras Administraciones Públicas.

Recibido en una oficina de registro de la Administración autonómica canaria, de sus entidades de derecho público u organismos autónomos vinculados o dependientes de la misma, un documento dirigido a éstas previamente registrado por otra Administración en virtud de lo dispuesto en el artículo 38.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, se efectuará el correspondiente asiento de entrada dejando constancia del primer registro donde se presentó el documento y de la fecha de presentación.

Artículo 9º.- Registro de salida.

1. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 3.2 del Decreto 105/2000 deberán registrarse de salida los escritos y comunicaciones oficiales dirigidos a los particulares y a otros órganos administrativos.

2. Al realizar el correspondiente asiento registral se tendrán en cuenta las siguientes reglas:

lª) Los escritos y comunicaciones dirigidos a los particulares y a otras Administraciones Públicas se registrarán a través de la opción de salida "externa" de la aplicación informática.

2ª) Los escritos y comunicaciones dirigidos a otros órganos de la Administración autonómica, sus entidades de derecho público y organismos autónomos vinculados o dependientes de la misma, servidos por distinto registro general, se registrarán a través de la opción "comunicaciones internas".

3. Los asientos del registro se anotarán respetando el orden temporal de salida, dejando constancia de la fecha de salida, número asignado por el registro, persona u órgano al que se dirige y breve referencia del contenido del escrito o comunicación.

4. Los documentos registrados de salida serán objeto de sellado o validación mecánica en términos similares a los previstos en el artículo 6º de la presente Orden para el registro de entrada.

Artículo 10º.- Comunicaciones internas.

1. De conformidad con lo establecido en el artículo 3.3 del Decreto 105/2000, las relaciones entre los distintos órganos servidos por un mismo registro general se producirán directamente, sin anotación en el mismo, mediante comunicación interna en la que quede constancia de su recepción, fecha y hora.

2. No obstante lo dispuesto en el apartado anterior, estas comunicaciones podrán ser objeto de un registro interno a través de la aplicación informática del sistema intercomunicado de registro.

Artículo 11º.- Garantías de los Registros.

1. Las oficinas de registro han de cerrar cada día y los asientos han de quedar ordenados cronológicamente según el orden de presentación o salida de los documentos.

2. El personal que intervenga en las funciones de registro está obligado al secreto profesional respecto de los datos de carácter personal contenidos en los mismos, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 10 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

3. Corresponderá a los funcionarios encargados del registro declarar o certificar sobre sus asientos.

Disposición Adicional Primera.- Relación de registros.

1. La Inspección General de Servicios mantendrá permanentemente actualizada y publicará anualmente la relación de los registros de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, de sus entidades de derecho público y organismos autónomos vinculados o dependientes de ella, en la que figurarán, como mínimo, su carácter, localización y horario de funcionamiento, así como, en su caso, órganos administrativos para los que desempeñen funciones.

2. Las Secretarías Generales Técnicas comunicarán a la Inspección General de Servicios los datos correspondientes a los registros de su Departamento y las variaciones que se produzcan en los mismos, incluyendo las entidades de derecho público y organismos autónomos vinculados o dependientes de aquél.

Disposición Adicional Segunda.- Registros en centros no administrativos.

Excepcionalmente cada Departamento podrá crear registros auxiliares en los centros que no constituyan unidades administrativas, por razón de la especialidad de sus funciones y servicios, a los solos efectos de la recepción y tramitación de los documentos relativos al ejercicio de sus competencias.

Disposición Adicional Tercera.- Adaptación de los registros existentes.

Los distintos Departamentos de la Administración Autonómica de Canarias y sus entidades de derecho público y organismos autónomos vinculados o dependientes de la misma, deberán adaptar sus registros generales y auxiliares a las previsiones del artículo 1 de esta Orden en el plazo de 2 meses a partir de su entrada en vigor.

Disposición Derogatoria

Quedan derogadas cuantas disposiciones de igual o inferior rango se opongan a la presente Orden y de forma expresa la Orden de 2 de noviembre de 2000, por la que se desarrolla el Decreto 105/2000, de 26 de junio, que regula determinados aspectos del funcionamiento de los Registros de la Administración autonómica de Canarias (B.O.C. nº 145, de 3.11.00).

Disposición FINAL

La presente Orden entrará en vigor el día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial de Canarias.

Santa Cruz de Tenerife, a 12 de agosto de 2002.

EL CONSEJERO DE PRESIDENCIA

E INNOVACIÓN TECNOLÓGICA,

Julio Bonis Álvarez.