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BOC Nº 031. Viernes 12 de Marzo de 1999 - 413

III. OTRAS RESOLUCIONES - Consejería de Economía y Hacienda

413 - ORDEN de 26 de enero de 1999, por la que se regula la formalización y actualización del Registro de Contratos Administrativos de la Administración de la Comunidad Autónoma de Canarias.

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El artículo 118 de la Ley 13/1995, de 18 de mayo, de Contratos de las Administraciones Públicas (L.C.A.P.) dispone, con carácter de precepto básico, que las distintas Administraciones Públicas llevarán un registro público de los contratos por ellas celebrados y de sus adjudicatarios, atribuyendo su gestión a la Junta Consultiva de Contratación Administrativa del Ministerio de Economía y Hacienda, en el ámbito de la Administración General del Estado, y a los órganos correspondientes en las restantes Administraciones Públicas. Por otra parte, el artículo 107 de la Ley Territorial 7/1984, de 11 de diciembre, de la Hacienda Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, dispone la creación de un registro de contratos, bajo la dependencia directa del Consejero competente en materia de hacienda, a quien atribuye las competencias de su organización, a efectos de lo previsto en la Ley de Contratos y su Reglamento, mientras que los artículos 19.2.IV.f) y 32.4 del Decreto 338/1995, de 12 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento Orgánico de la Consejería de Economía y Hacienda, confieren a la Dirección General de Patrimonio y Contratación, a través de la Junta Consultiva de Contratación Administrativa de la Administración de la Comunidad Autónoma de Canarias, las competencias de gestión del citado registro. Por último, la entrada en vigor y puesta en funcionamiento del nuevo Sistema de Información Económico-Financiera de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias (PICCAC), mediante el Decreto 234/1998, de 18 de diciembre, permitirá enlazar informáticamente el área general de gestión de gastos del sistema contable con el área específica de gestión de la contratación administrativa de los distintos órganos de contratación de la Administración autonómica, de tal manera que los datos de dicha gestión queden incorporados necesariamente al propio Sistema de Información Económico-Financiera, conformando así, de forma automática y fiel, el conjunto de datos que integrarán el Registro de Contratos. Teniendo en cuenta el conjunto de los preceptos citados, así como el modus operandi del PICCAC, del que se obtendrán los datos que conformarán el Registro de Contratos, resulta necesario regular su contenido y los procedimientos de su formalización y actualización, de tal manera que se garantice el cumplimiento de la finalidad asignada por el legislador al Registro, permitiendo el conocimiento íntegro y exacto de los contratos celebrados por la Administración de la Comunidad Autónoma de Canarias y las incidencias que se puedan derivar de su tramitación y ejecución, así como servir de soporte estadístico para la realización de análisis y estudios relativos a la contratación administrativa de la Administración autonómica, que sirvan de apoyo para que los órganos competentes puedan formular las observaciones o recomendaciones que estimen pertinentes. En su virtud, en base a lo dispuesto en el artículo 107 de la Ley Territorial 7/1984 y a propuesta de la Dirección General de Patrimonio y Contratación,

D I S P O N G O:

Artículo 1.- Adscripción orgánica y funcional del Registro de Contratos.

El Registro de Contratos de la Administración de la Comunidad Autónoma de Canarias, integrado orgánicamente en la Dirección General de Patrimonio y Contratación a través de la Secretaría de la Junta Consultiva de Contratación Administrativa, se estructura e integra funcionalmente en el Sistema de Información Económico-Financiera de dicha Administración (PICCAC).

Artículo 2.- Contenido y ámbito del Registro de Contratos.

A través del PICCAC deberán incorporarse al Registro de Contratos los datos que se especifican en las fichas cuyos contenidos figuran como anexos a esta Orden, relativos a los contratos administrativos celebrados por la Administración de la Comunidad Autónoma y sus Organismos Autónomos, por un importe inicial superior a cinco millones de pesetas en los contratos de obras, o superior a dos millones de pesetas en las restantes modalidades contractuales, así como los datos relativos a las circunstancias de su adjudicación y a las incidencias derivadas de su ejecución. Quedan excluidos del Registro de Contratos los negocios y contratos a que se refiere el artículo 3 de la L.C.A.P., los contratos privados de la Administración, en particular los enumerados en el artículo 5.3 de dicho texto legal, así como los celebrados al amparo de la Ley 8/1987, de Patrimonio de la Comunidad Autónoma de Canarias.

Artículo 3.- Procedimiento de inclusión de datos en el Registro de Contratos. Las Unidades gestoras de los expedientes de contratación afectados por el ámbito del Registro de Contratos, deberán cumplimentar en el PICCAC, en el momento de tramitar la fase contable de disposición del gasto derivado de un nuevo contrato, como requisito previo para su contabilización, la ficha informatizada de alta en el Registro de Contratos, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 15 del Decreto 234/1998, de 18 de diciembre, de aprobación del PICCAC, con el contenido que figura en el anexo de la presente Orden. Del mismo modo, deberán cumplimentarse, en su caso, las correspondientes fichas informatizadas, cuyos contenidos se recogen igualmente en el anexo de la presente Orden, relativas a las siguientes incidencias derivadas de la ejecución de los contratos incluidos en el Registro: modificaciones con variación de gasto, reajuste de anualidades, revisión de precios, prórroga de tracto sucesivo, suspensión del contrato, abono de intereses, liquidación, indemnización al contratista, cesión del contrato y otras incidencias que supongan variación de gasto. No cumplimentar las citadas fichas, o las deficiencias, errores o incongruencias en sus datos, motivarán la no contabilización del documento de disposición del gasto. Las incidencias en la ejecución de contratos que no supongan variación de gasto, tales como prórrogas por incumplimiento de plazo, penalizaciones al contratista, incautación de garantía, modificaciones del contrato sin variación de gasto y rescisión del contrato, deberán ser incorporadas directamente a la aplicación informática Registro de Contratos del PICCAC, cumplimentando las correspondientes fichas informatizadas cuyos contenidos se recogen en el anexo de la presente Orden.

Artículo 4.- Acceso a los datos del Registro de Contratos. De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 5.3 del Decreto 234/1998, de 18 de diciembre, de aprobación del PICCAC, el acceso a los documentos y datos almacenados en el Registro de Contratos se regirá por lo dispuesto en el artículo 37 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y, en su caso, por la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de regulación del tratamiento automatizado de los datos de carácter personal, así como en sus correspondientes normas de desarrollo. Los datos contenidos en el Registro de Contratos estarán de manifiesto para los órganos de contratación de la Administración de la Comunidad Autónoma de Canarias, así como para los órganos de control de la actividad económica y financiera de la misma. Los órganos de contratación tendrá acceso directo a los datos del Registro de Contratos correspondientes a los contratos cuya gestión sea competencia de su Departamento, mediante las consultas e informes que proporciona el PICCAC. Los datos referidos a contratos de otros Departamentos o al conjunto de la Administración de la Comunidad Autónoma, deberán ser solicitados a la Dirección General de Patrimonio y Contratación.

Los particulares podrán solicitar de la Dirección General de Patrimonio y Contratación los datos incluidos en el Registro de Contratos respecto de los que acrediten interés legítimo y directo en su conocimiento. A tal fin, y siempre de forma que no se vea afectado el normal funcionamiento del Registro, deberán formular petición individualizada de los datos sobre los que se interesen, sin que quepa, salvo para su consideración con carácter potestativo, formular solicitudes de carácter genérico o que requieran un tratamiento o elaboración de los datos del Registro.

DISPOSICIONES ADICIONALES Primera.- La Dirección General de Patrimonio y Contratación remitirá al Tribunal de Cuentas, Audiencia de Cuentas, Parlamento o cualquier otro órgano, de ámbito estatal o autonómico, la información que, en cada caso, resulte preceptiva, en relación con los contratos incluidos en el ámbito del Registro de Contratos de la Administración de la Comunidad Autónoma de Canarias.

Segunda.- A la vista de los datos de los contratos registrados y de sus incidencias, la Dirección General de Patrimonio y Contratación, a través de la Junta Consultiva de Contratación Administrativa, podrá formular a los órganos de contratación de la Administración de la Comunidad Autónoma de Canarias las observaciones que estime oportunas, y proponer las medidas que considere necesarias para la mejora y mayor eficacia de la contratación administrativa en su ámbito de competencias.

DISPOSICIÓN TRANSITORIA Los contratos que, habiendo iniciado su vigencia con anterioridad al 1 de enero de 1999, continúen vigentes con posterioridad a dicha fecha, deberán incorporarse al Registro de Contratos en el momento en que haya de tramitarse el compromiso de gasto derivado del mismo o se produzca alguna incidencia que suponga variación del gasto.

DISPOSICIÓN FINAL La presente Orden será de aplicación a partir del día siguiente a su publicación.

Las Palmas de Gran Canaria, a 26 de enero de 1999.

EL CONSEJERO DE ECONOMÍA Y HACIENDA, José Carlos Francisco Díaz. A N E X O

I.- CONTENIDO DE LA FICHA DE ALTA EN EL REGISTRO DE CONTRATOS. La ficha del alta en el Registro de Contratos contendrá los siguientes campos:

- Número de contrato: será un número secuencial anual, asignado automáticamente por el sistema informático al producirse el alta en el Registro.

- Orgánica: campo cumplimentado automáticamente por el sistema informático, destinado al código y a la denominación del Servicio a cuyo presupuesto se imputa el gasto derivado del contrato que se registra.

- Unidad Administrativa: campo cumplimentado automáticamente por el sistema informático, destinado al código y a la denominación de la Unidad Administrativa que tramita el expediente del contrato que se registra.

- N.I.F. contratista: campo destinado al número de identificación fiscal y al nombre del contratista, cumplimentado automáticamente por el sistema informático.

- Tipo de contrato: campo destinado a la descripción de la modalidad de contrato, cumplimentado automáticamente por el sistema informático.

- Convalidación: campo a activar exclusivamente por el sistema informático, cuando en la disposición del gasto se haya utilizado el subtipo de expediente “Convalidación”, referido a los supuestos en que el contrato que se registra haya sido objeto de convalidación por el Gobierno. En tal caso, sólo serán de obligado cumplimentación los campos “Objeto del contrato” y “Fecha de convalidación”, así como aquellos que han sido definidos como de cumplimentación automática por el sistema informático.

- Fecha de convalidación: campo de obligada cumplimentación en los supuestos en que el sistema informático active el campo “Convalidación”. Destinado a reseñar la fecha del acuerdo de convalidación.

- Objeto del contrato: campo destinado a la descripción literal del objeto del contrato, de obligada cumplimentación.

- Presupuesto de licitación: campo numérico, de obligada cumplimentación, que indica el importe del presupuesto de licitación del contrato que se registra.

- Importe de adjudicación: campo numérico, cumplimentado automáticamente por el sistema informático, que indica el importe de adjudicación del contrato, coincidente con el importe de la disposición de gasto en el momento de la adjudicación del contrato que se registra.

- Fecha de adjudicación: campo de obligada cumplimentación, destinado a reseñar la fecha en que se dictó la Orden o Resolución de adjudicación del contrato que se registra.

- Fecha firma del contrato: campo de obligada cumplimentación, destinado a reseñar la fecha en que se firmó el contrato que se registra.

- Fecha inicio del contrato: campo no obligatorio, destinado a reseñar la fecha en que se inicia la ejecución del contrato que se registra.

- Fecha finalización del contrato: campo no obligatorio, destinado a reseñar la fecha en que finaliza la vigencia del contrato que se registra.

- Pago diferido: campo obligatorio, destinado a reseñar si el contrato que se registra utiliza o no la modalidad de pago diferido, debiendo en este último caso reseñarse “S” (sí).

- Tipo de tramitación: campo con ayuda, de obligada cumplimentación, que describe la modalidad del trámite utilizado en el expediente administrativo de contratación.

- Forma de adjudicación: campo con ayuda, de obligada cumplimentación, que describe la modalidad de forma de adjudicación utilizada para el contrato que se registra.

- Procedimiento de adjudicación: campo con ayuda, de obligada cumplimentación, que describe la modalidad de procedimiento de adjudicación utilizado para el contrato que se registra.

- Fecha remisión al D.O.C.E: campo de obligada cumplimentación en los supuestos en que, en función de la modalidad del contrato y del importe del presupuesto de licitación, sea obligatoria la publicación en el Diario Oficial de la Comunidad Europea. Destinado a reseñar la fecha en que se remitió al D.O.C.E. el anuncio de la licitación del contrato que se registra. - Fecha publicación B.O.E.: campo de obligada cumplimentación en los supuestos en que, en función de la modalidad del contrato y del importe del presupuesto de licitación, sea obligatoria la publicación en el Boletín Oficial del Estado. Destinado a reseñar la fecha en que se publicó en el B.O.E. el anuncio de la licitación del contrato que se registra.

- Fecha publicación B.O.C.: campo de obligada cumplimentación en los supuestos de adjudicación mediante subasta y concurso. Destinado a reseñar la fecha en que se publicó en el Boletín Oficial de Canarias el anuncio de la licitación del contrato que se registra.

- Fecha publicación prensa: campo no obligatorio, destinado a reseñar la fecha en que se publicó en el prensa el anuncio de la licitación del contrato que se registra.

- Fecha límite ofertas: campo de obligada cumplimentación en los supuestos de adjudicación mediante procedimiento restringido, destinado a reseñar la fecha límite fijada en la carta de invitación para la presentación de ofertas relativas al contrato que se registra. No obligatorio en los demás procedimientos de adjudicación.

- Número de licitadores/empresas invitadas: campo no obligatorio, destinado a reseñar el número de licitadores presentados, en los supuestos de procedimiento abierto, o de empresas invitadas, en los supuestos de procedimiento restringido o negociado.

- Norma de legalidad procedimiento negociado: campo con ayuda, de obligada cumplimentación en los supuestos de adjudicación mediante procedimientos negociado, destinado a reseñar la norma que ampara la utilización del procedimiento negociado para la adjudicación del contrato que se registra.

- Tipo de garantía: campo con ayuda, de obligada cumplimentación, destinado a reseñar la modalidad de garantía definitiva constituida por el adjudicatario del contrato que se registra.

- Importe de la garantía: campo numérico, de obligada cumplimentación, salvo en los supuestos exentos. En los supuestos de garantía constituida en metálico, aval o seguro de caución, el importe se cumplimentará de forma automática al identificar el código de garantía depositada.

- Código garantía depositada: campo con ayuda, de obligada cumplimentación en los supuestos de garantía constituida en metálico, aval o seguro de caución, destinado a reseñar la referencia de la garantía definitiva constituida por el adjudicatario del contrato que se registra.

II.- CONTENIDO DE LAS FICHAS DE INCIDENCIAS EN EL REGISTRO DE CONTRATOS.

Las fichas de incidencias en el Registro de Contratos tendrán los siguientes campos:

II.1. Campos comunes a todas las fichas de incidencias y a la ficha de alta, cumplimentados automáticamente por el sistema informático en las fichas de incidencias, con los datos ya incorporados en el alta del contrato en el registro: número de contrato, orgánica, N.I.F. contratista, objeto, tipo de contrato, trámite del contrato, presupuesto de licitación, importe de adjudicación.

II.2. Campos específicos de cada ficha de incidencia:

II.2.1. Ficha de incidencia “modificación”:

- Tipo de incidencia: descripción del tipo de incidencia, cumplimentado automáticamente por el sistema informático.

- Fecha de modificación: campo de obligada cumplimentación, destinado a reseñar la fecha de la Orden o Resolución de modificación del contrato.

- Descripción de la incidencia: campo de obligada cumplimentación, destinado a describir la modificación producida en el contrato.

II.2.2. Ficha de incidencia “reajuste de anualidades”:

- Tipo de incidencia: descripción del tipo de incidencia, cumplimentado automáticamente por el sistema informático.

- Anualidad: campo destinado a relacionar las anualidades del contrato, cumplimentado automáticamente por el sistema informático.

- Importe: campo destinado a relacionar los importes de las anualidades del contrato, cumplimentado automáticamente por el sistema informático.

II.2.3. Ficha de incidencia “revisión de precios”:

- Tipo de incidencia: descripción del tipo de incidencia, cumplimentado automáticamente por el sistema informático.

- Fecha de revisión: campo de obligada cumplimentación, destinado a reseñar la fecha de la Orden o Resolución de revisión de precios del contrato.

- Importe de revisión: campo numérico cumplimentado automáticamente por el sistema informático.

II.2.4. Ficha de incidencia “prórroga”:

- Tipo de incidencia: descripción del tipo de incidencia, cumplimentado automáticamente por el sistema informático.

- Fecha de fin de prórroga: campo de obligada cumplimentación, destinado a reseñar la fecha de finalización del período de prórroga del contrato. - Descripción de la incidencia: campo de obligada cumplimentación, destinado a describir las circunstancias de la prórroga producida en el contrato.

II.2.5. Ficha de incidencia “suspensión”:

- Tipo de incidencia: descripción del tipo de incidencia, cumplimentado automáticamente por el sistema informático.

- Fecha de suspensión: campo de obligada cumplimentación, destinado a reseñar la fecha de la Orden o Resolución de suspensión del contrato.

- Fecha de reinicio del contrato: campo obligatorio, destinado a reseñar la fecha en que se reanuda la ejecución del contrato.

- Nueva fecha de finalización del contrato: campo obligatorio, destinado a reseñar la nueva fecha de finalización del contrato, una vez transcurra el período de suspensión acordado.

II.2.6. Ficha de incidencia “intereses de demora”:

- Tipo de incidencia: descripción del tipo de incidencia, cumplimentado automáticamente por el sistema informático.

- Tiempo de demora: campo numérico de obligada cumplimentación, destinado a reflejar, el tiempo de demora en el pago al contratista.

- Importe de los intereses: campo numérico cumplimentado automáticamente por el sistema informático.

II.2.7. Ficha de incidencia “liquidación”:

- Tipo de incidencia: descripción del tipo de incidencia, cumplimentado automáticamente por el sistema informático.

- Fecha de liquidación: campo de obligada cumplimentación, destinado a reseñar la fecha de la Orden o Resolución de suspensión del contrato.

- Importe de liquidación: campo numérico cumplimentado automáticamente por el sistema informático.

II.2.8. Ficha de incidencia “indemnización por daños”:

- Tipo de incidencia: descripción del tipo de incidencia, cumplimentado automáticamente por el sistema informático.

- Indemnización a favor o en contra: campo obligatorio, destinado a reseñar si la Administración contratante es acreedora o deudora del pago de la indemnización, debiendo reseñarse “F” o “C”, respectivamente, según proceda.

- Importe: campo numérico de obligada cumplimentación, destinado a reflejar el importe de la indemnización, a favor o en contra.

- Descripción de la incidencia: campo de obligada cumplimentación, destinado a describir las circunstancias que motivan la indemnización.

II.2.9. Ficha de incidencia “cesión”:

- Tipo de incidencia: descripción del tipo de incidencia, cumplimentado automáticamente por el sistema informático.

- Fecha de la escritura: campo de obligada cumplimentación, destinado a reseñar la fecha en que se formaliza entre el contratista y el cesionario la cesión del contrato.

- N.I.F. del cesionario: campo destinado al Número de Identificación Fiscal y al nombre del cesionario, cumplimentado automáticamente por el sistema informático.

II.2.10. Ficha de incidencia “rescisión”:

- Tipo de incidencia: descripción del tipo de incidencia, cumplimentado automáticamente por el sistema informático.

- Fecha de acuerdo de rescisión: campo de obligada cumplimentación, destinado a reseñar la fecha de la Orden o Resolución de rescisión del contrato.

- Indicador de incautación de garantía: campo obligatorio, destinado a reseñar si la rescisión lleva o no aparejada la incautación de la garantía constituida por el contratista, debiendo reseñarse “S” o “N”, respectivamente, según proceda.

- Indemnización a favor o en contra: campo obligatorio en el supuesto de que la rescisión lleve aparejada indemnización, destinado a reseñar si la Administración contratante es acreedora o deudora del pago de la indemnización, debiendo reseñarse “F” o “C”, respectivamente, según proceda.

- Importe de la indemnización: campo numérico de obligada cumplimentación cuando la rescisión del contrato lleva aparejada indemnización.

- Norma de legalidad de la rescisión: campo de obligada cumplimentación, destinado a reseñar la norma que ampara la rescisión del contrato. - Causa de la rescisión: campo de obligada cumplimentación, destinado a describir las razones que motivan la rescisión del contrato.

II.2.11. Ficha de incidencia “penalización al contratista”:

- Tipo de incidencia: descripción del tipo de incidencia, cumplimentado automáticamente por el sistema informático.

- Fecha de penalización: campo de obligada cumplimentación, destinado a reseñar la fecha de la Orden o Resolución de penalización al contratista.

- Importe de penalización: campo numérico de obligada cumplimentación destinado a reseñar el importe de la penalización.

- Descripción de la incidencia: campo de obligada cumplimentación, destinado a describir las circunstancias que motivan la penalización.

II.2.12. Ficha de incidencia “incautación de garantía”:

- Tipo de incidencia: descripción del tipo de incidencia, cumplimentado automáticamente por el sistema informático.

- Fecha de incautación: campo de obligada cumplimentación, destinado a reseñar la fecha de la Orden o Resolución de incautación de la garantía.

- Importe incautado: campo numérico de obligada cumplimentación destinado a reseñar el importe de la incautación.

- Descripción de la incidencia: campo de obligada cumplimentación, destinado a describir las circunstancias que motivan la incautación.

II.2.13. Ficha de incidencia “otras incidencias”:

- Tipo de incidencia: descripción del tipo de incidencia, cumplimentado automáticamente por el sistema informático.

- Fecha: campo de obligada cumplimentación, destinado a reseñar la fecha en que se produce la incidencia.

- Incidencia: campo de obligada cumplimentación, destinado a describir brevemente la incidencia.

- Importe: campo numérico de obligada cumplimentación cuando de la incidencia se deriven gastos para la Administración contratante.

- Descripción de la incidencia: campo de obligada cumplimentación, destinado a describir las circunstancias de la incidencia.

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