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BOC Nº 106. Lunes 29 de Agosto de 1994 - 1406

III. OTRAS RESOLUCIONES - C.Economía y Hacienda

1406 - Instituto Canario de Estadística.- Resolución de 11 de agosto de 1994, del Director, por la que se formulan recomendaciones a los Ayuntamientos de Canarias sobre actuaciones respecto a la protección de datos personales procedentes del Padrón Municipal de Habitantes.

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Desde hace algún tiempo se ha detectado, por parte del Instituto Canario de Estadística (ISTAC), cierta incertidumbre e inquietud en el personal y en las unidades administrativas que, directa o indirectamente, participan en la confección y mantenimiento del Padrón Municipal de Habitantes. El motivo de este comportamiento proviene del uso y manejo que se está haciendo, en algunos casos, de datos de carácter personal procedentes del Padrón Municipal de Habitantes. En este sentido, los Servicios Estadísticos de las Corporaciones Locales Canarias se ven requeridos por otros organismos no estadísticos de las distintas Administraciones Públicas, e incluso por particulares, a facilitar los datos personales de los residentes en el municipio.

Como quiera que estas prácticas pudieran atentar contra derechos fundamentales de los ciudadanos, es por lo que se formulan las presentes recomendaciones con la finalidad de salvaguardar el derecho de éstos a preservar su intimidad personal y familiar, derecho reconocido por el artº. 18.1 de la Constitución española.

En relación al Padrón Municipal de Habitantes, éste viene definido por los artículos 62 y siguientes del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales, aprobado por Real Decreto 1.690/1986, de 11 de julio. La Ley 7/1985, de 2 de abril, reguladora de las Bases de Régimen Local, en su artº. 17.1, define al Padrón como documento de naturaleza pública, garantizando, en cualquier caso, el respeto a los derechos fundamentales de los ciudadanos reconocidos por la Constitución. Similar conceptuación del mismo se hace en el artº. 13 del Texto Refundido de las disposiciones legales vigentes en materia de régimen local, aprobado por Real Decreto-Legislativo 781/1986, de 18 de abril.

Íntimamente relacionado con esta materia, con la finalidad de limitar el uso de la informática y garantizar el derecho fundamental al honor y la intimidad personal y familiar de los ciudadanos, así como el pleno ejercicio de sus derechos, tal y como dispone el artº. 18.4 de la Constitución, se ha venido a regular, mediante Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de regulación del tratamiento automatizado de los datos de carácter personal (LORTAD), que viene a recoger, en parte, los principios establecidos al respecto en la Propuesta de Directiva del Consejo de la C.E.E. (actual Unión Europea), de 27 de julio de 1990, relativa a la protección de las personas en lo referente al tratamiento de datos personales.

Como consecuencia de la organización del Padrón Municipal de Habitantes a través de ficheros automatizados, éstos entran en el ámbito de aplicación de la mencionada Ley Orgánica y por tanto los mismos habrán de ser inscritos el Registro General de Protección de Datos. No obstante, a pesar de que la Disposición Adicional Segunda de la LORTAD fijada el 31 de diciembre de 1993 como fecha límite para comunicar dichos ficheros y como consecuencia del Real Decreto-Ley 20/1993, de 22 de diciembre, el plazo quedó ampliado hasta el 31 de julio de 1994.

Toda vez que varios Ayuntamientos se han dirigido al Instituto Canario de Estadística (ISTAC), solicitando asesoramiento sobre esta materia y en previsión de posibles intromisiones ilegítimas en la intimidad de los ciudadanos a través de un uso no adecuado a la finalidad del Padrón Municipal, el ISTAC, en ejercicio de las atribuciones legalmente conferidas por la Ley 1/1991, de 28 de enero, de Estadística de la Comunidad Autónoma de Canarias, pone en conocimiento de los Ayuntamientos de Canarias, como organismos competentes en la formación, mantenimiento y rectificación del Padrón, las siguientes recomendaciones:

Primera.- Dado que, en su caso, el Padrón Municipal de Habitantes constituye un fichero automatizado de datos de carácter personal y que está bajo el ámbito de aplicación de la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de regulación del tratamiento automatizado de datos de carácter personal, habrá de guardarse especial observancia de las siguientes disposiciones contenidas en la Ley:

a) Los datos de carácter personal no pueden usarse para finalidades distintas de aquellas para las que los datos hubieran sido recogidos (artº. 4, apartado 2). Conforme dispone el artº. 3.a) de la LORTAD, son datos de carácter personal: cualquier información concerniente a personas físicas identificadas o identificables.

b) El responsable del fichero debe adoptar las medidas necesarias para preservar la seguridad de los datos de carácter personal y evitar su alteración, perdida, tratamiento o acceso no autorizado (artº. 9).

c) El responsable del fichero y quienes intervengan en cualquier fase del tratamiento están obligados al secreto profesional respecto a los mismos y al deber de guardarlos, aún después de terminar su relación con el mismo (artº. 10). d) Los datos sólo podrán ser cedidos para el cumplimiento de fines relacionados con las funciones legítimas del cedente y del cesionario con el previo consentimiento del afectado, exceptuándose cuando la Ley prevea otra cosa o cuando la cesión tenga por destinatario al Defensor del Pueblo, al Ministerio Fiscal o a los Jueces y Tribunales (artº. 11).

e) Los datos de carácter personal recogidos o elaborados por las Administraciones para el desempeño de sus atribuciones no serán cedidos a otras Administraciones Públicas para el ejercicio de competencias diferentes o de competencias que versen sobre materias distintas (artº. 19).

f) Los responsables de los ficheros estarán sujetos al régimen sancionador de la LORTAD, y al tratarse de ficheros de titularidad pública, el Director de la Agencia de Protección de Datos podrá proponer la iniciación de las actuaciones disciplinarias pertinentes (artº. 42).

Segunda.- Peticiones privadas.

a) Los datos de carácter personal, incluidos en el Padrón Municipal de Habitantes, no deben estar disponibles para el conocimiento de terceras personas o empresas privadas o públicas. Únicamente el interesado podrá consultar su inscripción personal u hoja padronal.

b) De conformidad a lo establecido en el artº. 1.4 del Real Decreto 1.332/1994, de 20 de junio, por el que se desarrollan determinados aspectos de la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, no se facilitarán datos de carácter personal, entendiendo por tales: “toda información numérica, alfabética gráfica, fotográfica, acústica o de cualquier tipo, susceptible de recogida, registro, tratamiento o transmisión concerniente a una persona física identificada o identificable”.

Por imperativo del artº. 1.5 del Real Decreto 1.332/1994, de 20 de junio, no se facilitarán datos que permitan la identificación del afectado, entendiéndose por tales: “cualquier elemento que permita determinar directa o indirectamente la identidad física, fisiológica, psíquica, económica, cultural o social de la persona afectada”.

No obstante, en ciertos casos de interés, para la realización de investigaciones y estudios, se pueden facilitar datos del Padrón, siempre y cuando se observen los siguientes requisitos:

1º) No podrán facilitarse, en ningún caso, datos directos de las personas, tales como:

- Nombre y apellidos.

- D.N.I. - Dirección postal.

- Número de vivienda.

- Número de manzana.

- Número identificador de la vía.

2º) No se facilitará información de carácter territorial suficiente para la identificación de las personas.

3º) Los datos que, en su caso, puedan cederse, serán siempre de carácter numérico, debiendo garantizarse el anonimato de los afectados, de tal forma que la información que se obtenga de ellos, no pueda asociarse a persona determinada o determinable.

Tercera.- Peticiones procedentes de otras Administraciones Públicas.

a) En aplicación de lo que dispone el artº. 19.1 de la LORTAD, no se podrán ceder datos de carácter personal del Padrón Municipal de Habitantes a otras Administraciones Públicas que desarrollen competencias diferentes o competencias que versen sobre materias distintas de las atribuidas por los Ayuntamientos para la elaboración o recogida de estos datos.

b) También, en aplicación de lo que establece el artº. 11 de la LORTAD, los datos de carácter personal del Padrón Municipal de Habitantes podrán ser cedidos, sin necesidad de consentimiento del afectado, cuando una Ley prevea otra cosa, o cuando el destinatario sea el Defensor del Pueblo, el Ministerio Fiscal o los Jueces y Tribunales, en el ejercicio de las funciones que tienen encomendadas.

c) De conformidad a lo que disponen los artículos 13, 14 y 15 de la Ley 12/1989, de 9 de mayo, de la Función Estadística Pública, y en concordancia a lo que dispone el artº. 18 de la Ley Territorial 1/1991, de 28 de enero, de Estadística de la Comunidad Autónoma de Canarias, podrán ser cedidos datos de carácter personal a aquellos Organismos Públicos que normativamente estén sometidos al deber de secreto estadístico, para el desarrollo de las funciones que tuvieran encomendadas.

d) Tal y como dispone el artº. 1.4 del Real Decreto 1.332/1994, de 20 de junio, por el que se desarrollan determinados aspectos de la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, no se facilitarán datos de carácter personal, entendiendo por tales: “toda información numérica, alfabética gráfica, fotográfica, acústica o de cualquier tipo, susceptible de recogida, registro, tratamiento o transmisión concerniente a una persona física identificada o identificable”. Por imperativo del artº. 1.5 del Real Decreto 1.332/1994, de 20 de junio, no se facilitarán datos que permitan la identificación del afectado, entendiéndose por tales: “cualquier elemento que permita determinar directa o indirectamente la identidad física, fisiológica, psíquica, económica, cultural o social de la persona afectada”.

En todos los demás supuestos, sólo se podrán facilitar datos del Padrón, cumpliendo los requisitos siguientes:

1º) No podrán facilitarse, en ningún caso, datos directos de las personas, tales como:

- Nombres y apellidos.

- D.N.I.

- Dirección postal.

- Número de vivienda.

- Número de manzana.

- Número identificador de la vía.

2º) No se facilitará información de carácter territorial suficiente para la identificación de las personas.

3º) Los datos que se cedan, serán siempre de carácter numérico, debiendo garantizarse el anonimato de los afectados, de tal forma que la información que se obtenga de ellos, no pueda asociarse a persona determinada o determinable.

Cuarta.- Régimen de las solicitudes y cesiones de datos.

a) Toda petición de datos procedentes del Padrón Municipal de Habitantes, tanto si se trata de datos de carácter personal, en los supuestos antedichos, como de datos anonimizados y de carácter numérico, debe realizarse a través de documento escrito, el cual habrá de ir firmado por persona responsable.

b) Toda cesión de datos procedentes del Padrón Municipal de Habitantes, tanto si se trata de datos de carácter personal, en los supuestos antedichos, como de datos anonimizados y de carácter numérico, deberá quedar inscrita en un libro de registro, creado al efecto, que dé cuenta, al menos, de la identidad del destinatario, la fecha de cesión y el contenido mismo de los datos. Las Palmas de Gran Canaria, a 11 de agosto de 1994.- El Director, Enrique Wood Guerra.

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